À défaut de bien s’organiser, on a l’impression de s’écrouler sous des tonnes de tâches sans aucune issue pour réussir à tout finir en temps voulu. Dans bien des cas, la situation n’est pas aussi désespérante que tout semble le suggérer. Avec de bons réflexes et une solide planification, vous pourriez vous sortir de n’importe quelle surcharge de travail. Sans plus attendre, voici 10 conseils pratiques pour être plus productif au travail.
1. Établir une To Do list de tâches journalières
Il y a des jours où l’on a tous envie de rester dans son lit rien qu’à l’idée d’aller travailler. Cet état d’esprit est souvent dû à un manque d’organisation. Lorsqu’on souhaite être plus productif, établir une liste de tâche à faire est primordial. De plus, il ne faut pas programmer plus de 5 tâches importantes par jour pour un maximum d’efficacité. Dans le cadre professionnel, vos missions ne seront pas données au jour le jour. Dans cette optique, il vous sera possible de planifier à l’avance votre lendemain voire votre semaine.
La clé est de savoir définir ses priorités. En général, ce sont des tâches urgentes que vous devez finir le plus rapidement possible. Si tout est urgent, l’idéal est de se poser et de réfléchir à la façon de ne pas pénaliser l’équipe par votre faute. Et puisqu’il est impossible de vous démultiplier, acceptez le fait de ne pas pouvoir tout faire tout de suite. Listez-les de façon claire, courte et allant directement à l’essentiel.
2. Avancer pas à pas
Faire un peu à la fois semble être une perte de temps lorsqu’on est en retard dans son travail. Toutefois, cette méthode est infaillible, dans la mesure où l’on veut être plus performant. Dans un premier temps, pensez à décomposer les activités exigeantes et complexes, en de petits éléments faciles à réaliser. Cette astuce reste valable pour les gros projets. Vos petites actions, mises bout à bout, mènent à de gros résultats satisfaisants.
La méthode semble être triviale, mais avancer à petits pas est la première leçon lorsqu’on apprend à s’organiser. Aussi, ce concept est très efficace contre les atermoiements et la procrastination. Cependant, restez dans l’abordable lors de la décomposition des tâches. Ces dernières doivent être simples et réalisables dans un bref délai. Ce qui nous amène à l’astuce suivante.
3. Estimer le temps nécessaire pour chaque tâche
Dans le cadre de votre travail, il vous est certainement arrivé d’effectuer des tâches répétitives. Et même les nouvelles missions ne sont jamais très loin de ce que vous faites d’habitude. Par conséquent, essayez d’estimer précisément la durée nécessaire à la réalisation de chacune de vos tâches. Évitez de surestimer votre capacité pour ensuite être déçu et plus désordonné que jamais. Prenez l’habitude de noter combien de temps il vous faut pour une tâche précise.
Bien que cette méthode soit efficace et radicale, il n’est pas rare de constater un écart entre l’estimation et le temps réel. Si celui-ci est assez important, essayez d’identifier ce qui a pu vous retarder pour pouvoir l’améliorer la prochaine fois. Méfiez-vous également des temps d’interruptions.
4. Être ambitieux, mais réaliste
Tout le monde rêve d’être plus productif et d’avoir des journées bien remplies. Il n’y arien de mieux que de rentrer du boulot avec la sensation d’avoir accomplie quelque chose. Ce sentiment de s’endormir dans son lit en ayant l’intime conviction d’avoir fait le nécessaire. Pourtant, évitez de faire plus que ce que vous pouvez faire réellement.
L’adrénaline des jours éclairés nous pousse souvent à ajouter quelques extras dans son agenda afin de tester ses limites. C’est un piège qu’il faut éviter afin de préserver un mental d’acier. Profitez du temps qui vous reste pour savourer votre succès et l’investir dans vos loisirs.
5. Prévoir une petite marge
Malgré une planification méticuleuse, on n’est jamais loin des évènements imprévisibles. Vous avez tout intérêt à ne programmer que seulement 60% de votre temps, si vous tenez à accomplir tout ce que vous avez prévu de faire. De plus, gardez en tête la loi de Parkinson lorsqu’il s’agit de répartir les délais. « Nous prenons toujours tout le temps qui nous est accordé pour accomplir une tâche, et ce même si elle peut être terminée plus rapidement ». Les 40% restantes de votre temps doivent servir à gérer les urgences, les interruptions, le manque de concentration, et la fatigue. Plus vous essayez d’en faire trop, moins vous serez productif.
6. Faire une revue de son plan
Cette partie est importante pour que vous preniez conscience de votre évolution. Prenez l’habitude de revoir votre plan régulièrement. L’idéale est de le faire au moins une fois par semaine afin de constater l’avancement de vos tâches. C’est également le moment parfait de faire une rétrospection. Avez-vous accompli toutes vos prévisions ? Quelles activités ont été laissées ? Pourquoi ?
Tirez des conclusions de votre analyse et reportez au jour suivant ce qui n’a pas pu être réalisé la veille. N’hésitez pas à déléguer ou éliminer les tâches sans importance. Grâce à votre planning, vous pouvez savoir définir à l’avance les résultats que vous devez avoir atteints en fin de semaine.
7. Adopter la politique de simple tâche
Autant que possible, concentrez-vous sur une tâche avant de passer à une autre. Faire une chose à la fois donne de meilleurs rendus que de faire du multitâche ou de passer du coq-à-l’âne. Terminer ce que vous avez commencé pour ne plus avoir à y penser. Cela évitera à votre cerveau de se disperser. Des études ont même prouvé que vous perdez de votre concentration et efficacité lors des interruptions. Le cerveau a besoin d’une bonne vingtaine de minutes pour retrouver toutes ses facultés.
8. Tirer profit des outils à disposition
Premièrement, équipez-vous d’un agenda. C’est votre meilleure arme dans cette bataille d’organisation. Vous pouvez y noter vos rendez-vous, mémos, et les différentes activités de votre quotidien. Il vous aidera à planifier votre emploi du temps, gérer vos priorités et suivre l’avancement de vos missions. Vous pouvez également vous munir d’un gestionnaire de tâches pour vous accompagner tous les jours. Alors que l’agenda est plus un planificateur, votre liste de tâche quant à lui, va contenir toutes les choses que vous devez faire. Une boîte mail bien organisée vous aidera également dans cette lutte. Gardez en esprit que votre boîte de réception est seulement un lieu de réception temporaire de vos mails.
9. Créer une routine
Ces conseils ne sont pas à faire en une seule fois. De petits efforts finissent par porter leur fruit avec de la patience et beaucoup de persévérance. Changez vos habitudes et travaillez efficacement. Prenez l’habitude d’être ordonné et de suivre ce que vous avez décidé. Une volonté de fer s’impose pour contrer les envies de perdre du temps à rêvasser ou à mettre plus de temps qu’il n’en faut pour effectuer une tâche.
10. Travailler dans un environnement calme et sans distraction
On connait tous les bienfaits d’un tel cadre, mais nous avons tendance à travailler dans les endroits bruyants, peu propices à la concentration et demandant à ce qu’on soit multitâche. Les entreprises ont dernièrement fait l’effort de fournir un environnement calme afin d’augmenter la productivité de leur salarié. Rangez votre bureau de façon à pouvoir vous y retrouver même sous pression. N’hésitez pas à le personnaliser pour que vous ayez un endroit confortable et qui vous donne envie d’y rester toute une journée.
