Tout projet entraîne des dépenses. Plus il est grand et complexe, plus il faudra de temps et de ressources pour le mener à bien. Tout projet nécessite un budget et aucune organisation ne dispose d’une quantité infinie d’argent.

Mais voilà le hic : déterminer le montant dont vous aurez besoin pour un projet n’est pas toujours simple. Si vous sous-estimez la charge de travail, vous vous retrouverez à court de personnel et incapable de terminer le travail dans les délais. Si vos projections sont trop élevées, vous risquez de devoir annuler l’ensemble du projet.

Mais comment savoir quel budget de gestion de projet est parfait pour vous ? Passons en revue les étapes une par une.

Éléments à prendre en compte lors de l’élaboration d’un budget de projet

Tout budget de projet, comme le budget d’une entreprise, comporte quelques éléments à prendre en compte avant de commencer à établir le budget lui-même. Les plus importantes sont décrites ci-dessous.

1. Coûts projetés

En gestion de projet, un budget comprend une variété de coûts, y compris les coûts directs et indirects, les dépenses d’investissement et les dépenses opérationnelles, les coûts associés aux livrables du projet, etc.

Essayer de rassembler correctement ces chiffres, en particulier dans le cas d’un projet que vous n’avez jamais entrepris auparavant, peut devenir difficile et vous rendre fou. Comment quantifier les coûts non quantifiables ?

N’oubliez pas que vous ne faites qu’une estimation pour sauver votre santé mentale. Les chiffres du budget correspondent rarement aux chiffres réels, et ils sont susceptibles de changer au fur et à mesure que le projet avance.

Concentrez-vous donc sur le fait de faire de votre mieux pour saisir correctement les besoins en ressources d’un projet et d’être aussi cohérent que possible dans vos prévisions de coûts, sans être trop prudent (pour éviter de dépasser le budget).

2. Marge de manœuvre budgétaire

L’incertitude est l’aspect le plus difficile de la préparation du budget de gestion de projet. Des retards ou des ajustements inattendus dans le projet peuvent nécessiter des révisions budgétaires, même avec une estimation claire des coûts et des ressources.

Par conséquent, de la même manière qu’un calendrier principal peut comporter une marge de manœuvre, il est judicieux de constituer un fonds d’urgence pour les imprévus. C’est ce qu’on appelle une contingence.

Il est difficile à prévoir car c’est un capital pour l’inconnu. Les personnes qui approuveront le budget le percevront comme irréaliste si le chiffre est trop élevé. Réserver 10 % des dépenses globales pour les imprévus est une règle empirique raisonnable.

Le projet gagne à être inférieur au budget si vous terminez le projet sans avoir besoin de puiser dans le fonds pour imprévus.

3. La gestion du budget

Vous devez documenter et contrôler les dépenses pendant le projet, tout comme vous le feriez pour les opérations du projet. La gestion du budget du projet signifie que le projet reste sur la bonne voie.

En examinant constamment le budget pendant la durée du projet, vous pourrez facilement prévoir si les dépenses ont tendance à dépasser les attentes et apporter des modifications jusqu’à l’éclatement du budget. Cette surveillance permet également de déterminer les nouveaux besoins budgétaires avec un délai suffisant pour obtenir les fonds avant que les travaux ne doivent être interrompus.

5 étapes établir un budget global pour vos projets ?

La phase de préparation des groupes de processus de gestion de projet implique l’élaboration d’un budget de projet. Les étapes de la création de votre propre budget de projet sont présentées ci-dessous.

Phase 1 : Déterminer l’ampleur du projet

Avant de pouvoir déterminer le coût du projet, vous devez d’abord en déterminer l’ampleur, les délais et les résultats attendus. Par exemple, si un projet de grande envergure doit être entrepris dans un laps de temps limité, vous aurez presque certainement besoin d’une aide en personnel. Par conséquent, la budgétisation en gestion de projet nécessite un calendrier de projet bien défini.

L’élaboration d’un système de répartition des tâches (SRT) pour le projet est une bonne idée. La structure de répartition des tâches vous aide à documenter de manière très détaillée tout le travail nécessaire à la réalisation d’un projet. À partir de là, il devient encore plus simple de déterminer les besoins en capital pour la budgétisation.

Phase 2 : Identifiez vos outils

Une fois que vous avez déterminé ce qu’implique un projet, vous devez commencer à établir le budget. Il s’agit de déterminer combien d’argent est nécessaire pour terminer un travail.

Mon expérience du lancement de produits technologiques pour différentes organisations m’a appris que de nombreux budgets de projets contiennent les quatre mêmes éléments, plus un cinquième pour des éléments divers en fonction de la conception du projet. J’ai décomposé ces éléments pour que vous puissiez vous en préoccuper.

  • La dotation en personnel est la dépense la plus importante et la plus coûteuse. Votre projet nécessite-t-il un plus grand nombre de membres de l’équipe ? Si c’est le cas, combien et pour combien de temps ? Si les nouveaux employés sont payés à l’heure, la durée doit être exprimée en heures.
  • L’équipement peut prendre la forme de matériel comme un logiciel de gestion de projet pour un projet de construction. De quels outils auriez-vous besoin pour votre projet ? Inscrivez-les sur la liste de budgétisation.
  • L’existence de votre projet peut nécessiter des dépenses de vente et de marketing. Lors du lancement d’un nouveau produit, par exemple, un budget de promotion est nécessaire. Rares sont les projets qui n’incluent pas de dépenses de vente ou de promotion, mais si c’est le cas, assurez-vous de comptabiliser les commissions de vente.
  • Lorsqu’un projet est lancé, une sorte de gestion du changement organisationnel est généralement appliquée. Le changement nécessite une formation. Plus l’investissement de préparation est élevé, plus la transition est importante.

Ayez une liste de toutes les personnes et de tous les matériaux dont vous aurez besoin pour terminer le travail à temps. Faites correspondre les besoins en ressources du projet avec ce que vous avez sous la main. S’il y a un vide, il reflète l’ampleur des choses qui nécessiteraient un investissement supplémentaire. Le budget sera ensuite déterminé à partir de là.

Phase 3 : Accorder des valeurs monétaires

Maintenant que vous avez déterminé les besoins en capital d’un projet, il est temps de déléguer les valeurs monétaires. Commencez à calculer les coûts de chaque ressource de la liste.

Le calcul des sommes d’argent peut être difficile ; c’est là que les tests entrent en jeu. Examinez les budgets précédents des programmes proches du vôtre. Effectuez une analyse sur Internet ou parlez aux membres de l’équipe qui connaissent les différents produits du projet et les coûts associés.

Il est important de modéliser les coûts de certains services. C’est particulièrement vrai dans le cas de l’embauche, où les salaires diffèrent d’une personne à l’autre et où le temps est un facteur à prendre en considération.

Par conséquent, en utilisant un salaire moyen ou les moyennes de l’entreprise pour les emplois, il est utile de construire un plan du logiciel de gestion de projet ou une feuille de calcul pour prévoir les dépenses de main-d’œuvre sur la période du projet.

Phase 4 : Établir un budget

Vous aurez vos calculs après avoir passé en revue la liste des matières nécessaires au projet et les chiffres alloués. N’oubliez pas de prévoir un fonds de prévoyance dans vos dépenses.

Ensuite, dans votre programme de gestion de projet ou toute autre plateforme que votre organisation utilise pour cela, compilez ces chiffres. Il est utile de regrouper les objets similaires dans une feuille de calcul ou un autre outil de forme libre.

Les deux éléments de ligne liés à la formation, tels que les coûts d’impression des matières de formation, peuvent, par exemple, être regroupés sous un poste de formation.

Dressez une liste des hypothèses qui entrent dans les chiffres lorsque vous établissez votre budget. C’est crucial car, une fois le projet lancé, certaines prévisions se vérifieront et d’autres non, de sorte que les dépenses réelles du projet seront différentes du budget.

Vous comprendrez pourquoi le budget ne représente pas la réalité si vous saisissez les hypothèses.

Lorsque le budget couvre une longue période de temps – généralement plus d’un mois – établissez également un calendrier. Cela permet d’identifier les dépenses récurrentes dans le budget. Il vous aide également à déterminer quand ces dépenses auront lieu.

Enfin, demandez l’avis d’autres collègues du projet sur le budget. Une autre paire d’yeux sur le budget permettra de repérer certains objets manquants et de revérifier les chiffres. Cela vous aidera également à prévenir les défaillances du budget avant d’obtenir les approbations.

Phase 5 : Recevez les autorisations et mettez la proposition en application.

Préparez-vous à expliquer les choses et les sommes lorsque vous soumettez le budget de votre projet à des partenaires ou à d’autres cadres de l’entreprise qui le soutiendraient. C’est le moment de mettre en avant les théories importantes et autres justifications, comme le modèle d’embauche.

L’une des tâches du chef de projet est d’administrer le budget après son approbation. Pour suivre les coûts, il est judicieux d’utiliser des outils de gestion de projet. Les coûts seront impactés si les coéquipiers sont en retard sur les livrables ou si des complications imprévues surviennent, comme le veut le triangle de la gestion de projet.

Vous devez avoir une idée des dépenses existantes afin de compenser ou de demander un budget plus important sur la base d’une justification solide et d’une politique de gestion des coûts.