Votre équipe a été choisie pour mener un projet important. Félicitations – maintenant, pour assurer son succès, vous devez planifier les différentes actions. Il s’avère qu’aujourd’hui, l’utilisation d’un logiciel de suivi des projets permet cela. En effet, grâce à ce type d’outil, vous pouvez gérer et coordonner votre projet en un temps record.

Modèle de Tableau de suivi de projet en ligne et gratuit

Cet ensemble est composé d’un tableau de projet et d’un tableau des tâches pour faciliter la gestion du projet. Suivez, planifiez et réalisez tout en synchronisant les autres données importantes de votre espace de travail. Vous pouvez personnaliser ce tableau en ajoutant ou en supprimant des colonnes et explorer différents aperçus pour visualiser les données comme vous le souhaitez !

Tableau de suivi de projet

 

Les questions que vous devez vous poser avant de préparer un tableau de suivi

Le responsable du projet sera chargé du suivi du projet et doit donc commencer par répondre aux questions suivantes.

  • Quels sont les principaux objectifs ?
  • Qui sera impliqué dans le projet et quelles seront ses responsabilités ?
  • Quand le projet commence-t-il et quand se termine-t-il ? Y a-t-il une marge d’erreur possible ? Ces dates seront déterminées dans un délai donné. Pourquoi ? Parce que, sans les contraintes de temps des dates limites, les actions ont tendance à être reportées.
  • Quelles sont les priorités ? Notez toutes les actions hautement prioritaires. N’hésitez pas à “noter” les actions en fonction de critères de priorité.

Vous pourrez ensuite commencer à planifier le contenu de votre tableau de suivi lors d’une réunion de projet. Pour ce processus, il est utile que tous les membres de l’équipe soient présents et que chacun comprenne ses objectifs et ses tâches. Quelques conseils :

  • Ne rendez pas votre tableau trop complexe : combinez simplicité et rapidité pour une meilleure compréhension.
  • Classez par ordre de priorité les 10 indicateurs les plus utiles dans votre projet. Un trop grand nombre d’entre eux compliquera la compréhension du tableau.
  • Plus un tableau est facile à lire, plus son utilisation sera intuitive, ce qui augmentera la motivation et la productivité de l’utilisateur.

Le tableau de suivi du projet illustre une vision globale des tâches prévues et vise à garder à l’esprit les objectifs stratégiques.

Si vous souhaitez obtenir des informations plus détaillées sur une tâche ou une action, vous pouvez ajouter une colonne “commentaires” que les membres de l’équipe du projet peuvent utiliser pour faire des commentaires et partager les détails pertinents.

Une fois les tâches créées et programmées, évitez de modifier régulièrement le tableau de suivi ; en fait, des mises à jour régulières pendant les réunions suffisent généralement.

Comment créer un tableau de suivi de projet

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de catégories de colonnes que vous pouvez ajouter à votre tableau.

Liste d’actions :

Gérez de manière collaborative la liste d’actions de votre équipe tout en simplifiant l’avancement et le suivi de votre projet.

Liste des membres de l’équipe impliqués dans le projet

Cette partie du tableau se concentre sur les personnes qui sont directement impliquées dans le projet. Vous pouvez choisir d’autoriser l’accès total ou partiel au tableau pour vos collaborateurs.

Niveau de priorité :

Précisez le niveau de priorité de chaque tâche et ajoutez un rappel pour recevoir automatiquement un courriel à la fin de chaque action, afin de pouvoir en modifier rapidement le statut.

Description :

Ajoutez les informations qui expliqueront spécifiquement la tâche du membre de l’équipe.

Fichiers joints :

Ajoutez les documents nécessaires à la compréhension de chaque tâche. Par exemple, vous pouvez ajouter le devis du coût de location d’une salle lors d’un événement.

Commentaires :

Ajoutez facilement des commentaires tout au long du projet, sans encombrer le tableau. Par exemple, un problème vous bloque pendant l’exécution d’une tâche ; écrivez un commentaire au chef de projet, qui peut vous répondre directement dans le cadre de la tâche en question.

Comme vous pouvez le voir, un plan de projet peut être considéré comme une feuille de route. Il définit clairement les tâches, les objectifs, la responsabilité et la date d’échéance pour chaque participant au projet. Trouver le modèle de tableau approprié vous aidera à guider l’ensemble de l’équipe vers la réussite du projet.