Gérer les ressources humaines, répartir le temps et les dépenses, améliorer les performances de l’équipe, relever les défis, atténuer les risques… sont autant de tâches difficiles pour de nombreux chefs de projet. À ce stade, les activités de suivi de projet seront bénéfiques.
Pour réussir à mener à bien votre projet, vous devez d’abord apprendre comment le suivre et quels sont les éléments à surveiller.
Les suggestions suivantes offrent cinq conseils que vous pouvez utiliser pour assurer le suivi de votre projet et veiller à ce qu’il soit mené à bien.
1. Suivez votre temps et vos dépenses
La réussite de votre projet dépend d’une bonne gestion du temps et des coûts.
Déterminez si votre équipe de projet sera en mesure de terminer le projet dans les délais prévus. Vous pouvez identifier toute activité qui prend du retard en surveillant les horaires de travail et les calendriers du projet, puis analyser l’impact de cette tâche sur l’avancement global du projet.
Vous voudrez également savoir si votre projet sera achevé dans les délais et dans le respect du budget. En ce qui concerne le budget et les retards de votre projet, vous pourriez chercher des solutions pour économiser du temps et de l’argent.
En utilisant un mélange de suivi des coûts et du temps, vous pouvez terminer les travaux plus rapidement, reporter les travaux non essentiels pour rester dans la ligne de base du projet, et découvrir des méthodes pour réduire les dépenses et la portée.
2. Suivez l’évolution de vos ressources humaines
Comme votre projet est réalisé par une équipe de projet, l’affectation des ressources humaines et la répartition des tâches sont essentielles à la réussite du projet.
Le suivi des ressources est une corvée qui vous aide à suivre le pourcentage de temps et de tâches attribué à chaque membre de votre équipe de projet.
Vous pouvez détecter la procrastination et le travail en suspens en surveillant régulièrement l’état des tâches et en évaluant l’avancement du projet.
Vous serez en mesure d’utiliser la délégation de tâches pour atténuer la surcharge de travail, minimiser l’épuisement professionnel et réduire la probabilité d’échec du projet. Des activités appropriées contribuent à équilibrer la charge de travail et à répartir équitablement les tâches entre les membres de votre équipe de projet.
3. Suivez de près la croissance et l’efficacité de votre équipe
La conformité des opérations en cours et du plan de projet est assurée par le suivi de la progression et de l’efficacité de votre équipe de projet. Le terme « suivi de l’avancement » fait référence au suivi de la proportion des tâches qui ont été accomplies jusqu’à présent.
Le terme « suivi de l’efficacité » fait référence au suivi du nombre de tâches effectuées dans les délais. Vous devez assurer le suivi de ces éléments afin de déterminer si l’équipe respecte les critères et les objectifs du projet.
Divers modèles comportant deux parties : l’une est la base de référence du projet, l’autre les opérations continues du projet, sont fréquemment utilisés pour mesurer l’efficacité du projet et les statistiques de progression.
Les chefs de projet et les analystes d’efficacité utilisent fréquemment des modèles. Vous pouvez créer et appliquer de tels modèles à votre projet en utilisant un bon logiciel de gestion de projet.
4. Suivez les risques, des changements et des difficultés
À un moment ou à un autre de l’exécution de votre projet, celui-ci connaîtra des risques, des ajustements et des difficultés. Le suivi des problèmes du projet est un processus de création de plans d’action préventifs qui vous permettent de résoudre les problèmes et de répondre aux changements aussi rapidement que possible. Il est également lié à cette action, et devient une tâche cruciale du chef de projet.
Tout au long du cycle de vie du projet, vous devez garder un œil sur les risques, les difficultés et les changements.
Vous devez définir une date de résolution cible et prendre des mesures pour résoudre un problème, un risque ou un changement après qu’il a été identifié. Les logiciels de gestion de projet vous aideront à créer et à gérer un calendrier complet pour toutes vos échéances.
5. Suivez l’évolution de votre projet
Le terme « santé du projet » fait référence à une vue d’ensemble de toutes les variables qui définissent votre projet. Il vous permet d’analyser le projet à un niveau large tout en recueillant toutes les informations nécessaires à un niveau micro.
L’estimation de l’utilisation du temps et des dépenses, la mesure de l’efficacité de l’équipe de projet, le suivi de l’affectation des ressources humaines, l’analyse des risques et l’évaluation des paramètres de résolution des problèmes sont tous possibles grâce aux logiciels de gestion de projet. Ces solutions logicielles vous permettent de construire une base de données unique dans laquelle vous pouvez stocker et mettre à jour tous les détails de votre projet.
Enfin, vous pouvez utiliser notre modèle de tableau pour suivre vos projets et effectuer des calculs.
