Si vous portez un projet ambitieux et que vous souhaitez comprendre comment rallier et convaincre les acteurs clés de son importance, voici votre guide. Le Stakeholder Mapping, ou cartographie des parties prenantes, est l’outil qu’il vous faut !
Cette technique vous aide à visualiser et hiérarchiser les intervenants de votre projet en les positionnant dans une matrice selon leur influence et leur intérêt. Grâce à cette stratégie, déterminer comment communiquer et engager chaque partie prenante devient plus simple.
Qu’est-ce que le stakeholder mapping ?
Le stakeholder mapping, ou cartographie des parties prenantes, est une technique visuelle qui aide à identifier et représenter graphiquement les acteurs essentiels impliqués ou impactés par un projet, produit ou idée. Ce processus consiste à positionner chaque partie prenante sur une matrice fondée sur leur niveau d’influence et leur intérêt. L’objectif ? Établir la stratégie de communication et d’engagement la plus pertinente pour chaque groupe.
Les différents types de parties prenantes
Les parties prenantes sont classées en internes et externes. Les premières, comme les équipes de projet, les chefs de projet et les sponsors, travaillent directement sur le projet. Les externes, tels que les clients, utilisateurs, fournisseurs, investisseurs, concurrents, et régulateurs, sont touchés par le projet à différents degrés.
Traditionnellement, les parties prenantes se répartissent en quatre catégories, basées sur leur influence et intérêt :
- Parties prenantes clés : à forte influence et intérêt, cruciales pour le succès du projet, nécessitant une implication régulière.
- Parties prenantes à satisfaire : à forte influence mais faible intérêt, elles peuvent influencer le projet positivement ou négativement et doivent être régulièrement consultées.
- Parties prenantes à tenir informées : à faible influence mais fort intérêt, concernées par le projet, elles requièrent d’être informées et rassurées.
- Parties prenantes à surveiller : à faible influence et intérêt, ayant un impact limité, leur suivi peut être moins rapproché.
L’importance du stakeholder mapping dans la gestion de projets
Le stakeholder mapping s’avère un outil crucial en gestion de projets pour :
- Identifier les parties prenantes clés et comprendre leurs attentes.
- Analyser leurs relations et sources de pouvoir.
- Prioriser les parties prenantes selon leur niveau d’influence et d’intérêt.
- Concevoir des stratégies de communication et d’engagement sur mesure.
- Prévenir les risques et saisir les opportunités liées aux parties prenantes.
- Élaborer des solutions centrées sur les besoins des utilisateurs.
En somme, le stakeholder mapping offre une compréhension approfondie du contexte et des défis d’un projet, améliore les relations avec les parties prenantes, et augmente les probabilités de succès du projet.
La méthodologie du stakeholder mapping : étape par étape
Identification des parties prenantes
Commencez par dresser la liste de toutes les parties prenantes liées à votre projet, qu’elles soient de l’intérieur ou de l’extérieur de votre organisation. Utilisez des sources variées pour cette identification, telles que les documents de projet, les entretiens avec les principaux intervenants et les sessions de brainstorming avec votre équipe. Les outils de visualisation comme le mind mapping peuvent aussi être utiles pour structurer vos pensées et assurer l’exhaustivité de votre liste.
Évaluation de l’impact et de l’influence des parties prenantes
Après les avoir identifiées, évaluez l’impact et l’influence de chaque partie prenante sur votre projet. L’impact fait référence à ce que la partie prenante peut gagner ou perdre suivant l’issue du projet, tandis que l’influence se rapporte à son pouvoir d’affecter le déroulement du projet. Pour classer ces éléments, vous pouvez vous servir d’échelles numériques, de codes couleurs ou de symboles.
Catégorisation et priorisation des parties prenantes
Ensuite, catégorisez et priorisez les parties prenantes basées sur leur impact et influence. Employez une matrice à quatre quadrants pour visualiser clairement les différents profils de parties prenantes et définir une stratégie spécifique pour chacun, comprenant :
- Les parties prenantes clés : à impact et influence élevés, cruciales pour le succès du projet, nécessitent une implication forte et régulière.
- Les parties prenantes à satisfaire : à influence élevée mais impact faible, leur rôle peut être positif ou négatif, il est important de les informer et de les consulter.
- Les parties prenantes à tenir informées : à impact élevé mais influence faible, directement concernées par le projet, elles doivent être informées et rassurées.
- Les parties prenantes à surveiller : à impact et influence faibles, ont un moindre effet sur le projet, une surveillance distante suffit.
Elaboration de stratégies de communication adaptées
La dernière phase consiste à élaborer des stratégies de communication sur mesure pour chaque catégorie de parties prenantes. Déterminez les objectifs, messages, canaux, fréquences et indicateurs de performance de votre communication, en vous alignant sur les besoins, attentes et intérêts des parties prenantes. Planifiez aussi des actions ciblées pour engager vos parties prenantes clés, satisfaire les influentes, informer celles concernées et surveiller les périphériques.
5 outils pour créer une cartographie des parties prenantes
Identifier les parties prenantes et comprendre leur niveau d’implication dans un projet sont importants pour pouvoir collaborer avec succès. Pour ce faire, élaborer une cartographie des parties prenantes s’impose. Retrouvez dans cet article les 5 meilleurs outils pour créer avec brio votre stakeholder mapping.
Miro
Élaborer une cartographie des parties prenantes est indispensable pour la mise en place d’un projet. Miro vous aide ainsi à mieux organiser toutes les personnes concernées à votre produit dans un seul espace visuel. Facile à prendre en main, la solution vous propose des modèles prêts à l’emploi que vous pouvez utiliser et personnaliser. Toutefois, vous pouvez partir de zéro et concevoir vous-même votre stakeholder mapping à l’aide de cadres et d’outils intuitifs. De par ses fonctionnalités de collaboration, Miro est le logiciel à avoir pour le bon déroulement de votre projet.
ClickUp
ClickUp est un logiciel de gestion visuelle qui inclut un outil de cartographie des parties prenantes idéal pour les débutants. Pensé pour vous aider à suivre les différents stakeholders impliqués dans votre projet, il vous offre une bibliothèque de modèles prêts à être utilisés. Solution de choix à privilégier, ClickUp vous permet d’identifier facilement les parties prenantes internes et externes, d’évaluer leur intérêt par rapport à votre projet, de les destoriser en différentes catégories, de hiérarchiser leur engagement, mais surtout de suivre en temps réel les progrès réalisés en collaboration avec ces dernières.
Lucidchart
Logiciel de création de diagrammes en ligne, Lucidchart propose des outils puissants et intuitifs pour cartographier vos parties prenantes. Sa facilité d’utilisation, ses fonctionnalités avancées et ses capacités de collaboration en font de ce dernier un choix idéal pour travailler intelligemment sur un projet. Avec Lucidchart, concevoir un stakeholder mapping n’a jamais été aussi simple. En effet, il offre une gamme de formes et de connecteurs prédéfinis pour créer des diagrammes clairs. Une bibliothèque de modèles préconçus et personnalisables est d’ailleurs mise à votre disposition.
Canva
Canva, c’est l’outil par excellence pour créer des cartographies des parties prenantes professionnelles et visuellement attrayantes. Simple, intuitif et facile à utiliser, personnaliser votre stakeholder mapping se fait par un simple glisser-déposer. Quels que soient vos besoins, cette solution a tout pour vous satisfaire. Entre une librairie de modèles captivants et une visualisation des données simplifiée, il offre les fonctionnalités essentielles pour mieux orchestrer vos relations avec les parties prenantes. Avec Canva, créez sans limites, explorez vos idées, publiez et téléchargez vos graphiques depuis un espace virtuel partagé.
Mural
Mural est un outil collaboratif en ligne qui permet de créer une cartographie des parties prenantes de manière simple et rapide. Depuis une interface visuelle intuitive, organisez facilement toutes les personnes impliquées dans votre projet. Démarrez de zéro ou utilisez un des modèles proposés. Pour une gestion optimale des stakeholders, Mural vous donne la possibilité de personnaliser votre template en ajoutant des observations, des notes et textes collants. Engager encore plus les parties prenantes, c’est possible avec les fonctionnalités de collaboration et d’intégration de Mural.
Conclusion
Vous disposez désormais de tout le nécessaire pour créer votre propre cartographie des parties prenantes. Cet outil essentiel de gestion de projet vous aide à visualiser et à hiérarchiser les acteurs impliqués dans votre projet selon leur influence et leur intérêt. Grâce au stakeholder mapping, vous pouvez améliorer significativement la gestion de vos projets et la prise de décisions. Cela facilite également la communication et l’engagement avec les parties prenantes et favorise l’élaboration de solutions innovantes qui répondent véritablement aux besoins des utilisateurs. Ce processus s’intègre parfaitement à la démarche du design thinking, conçu pour adresser les problématiques complexes et créer de la valeur ajoutée.
