Au cours d’un projet, il est essentiel de suivre les indicateurs clés de performance (KPI) ou les mesures. Sans eux, il est difficile d’évaluer dans quelle mesure vous atteignez vos objectifs. Mais comment savoir ce qu’il faut mesurer pour chaque projet ? Submerger votre équipe de données ne contribuera pas à la réussite du projet, mais fournir les bonnes données au bon moment vous permettra de rester sur la bonne voie – et de passer au projet suivant !

Qu’est-ce qui fait un bon KPI pour la gestion de projet ?

Choisir les KPI de gestion de projet à suivre et à mesurer n’est que la première étape. Ensuite, vous devez définir vos KPI de manière à ce qu’ils soient clairs et précis. Il existe des modèles KPI de gestion de projet que vous pouvez utiliser pour vous aider, mais le plus important est de se rappeler d’être SMART. Avec cet acronyme comme guide, vous serez en mesure de créer des mesures de projet efficaces qui sont :

  • Spécifiques
  • Mesurables
  • Atteignables
  • Réalistes
  • Temporairement limités

Vos indicateurs clés de performance doivent être convenus par toutes les parties concernées avant le lancement d’un projet, puis mesurés et contrôlés en tant qu’outil de prise de décision pendant le projet.

Les KPI liés aux délais

  • Temps de cycle : le temps nécessaire pour accomplir une certaine tâche ou activité. Cette mesure est utile pour les tâches répétées dans un projet.
  • Pourcentage d’achèvement dans les délais : Le fait qu’une mission ou une tâche soit terminée ou non dans un délai donné.
  • Temps passé : Le temps passé sur le projet par tous les membres de l’équipe – ou, si vous préférez, par chaque membre de l’équipe individuellement.
  • Nombre d’ajustements du planning : Combien de fois votre équipe a procédé à des ajustements de la date d’achèvement du projet dans son ensemble.
  • Jours ETP par rapport aux jours calendaires : combien de temps votre équipe passe sur un projet en jours calendaires, en heures et/ou en jours de travail équivalent temps plein.
  • Heures prévues par rapport au temps passé : Le temps que vous avez estimé qu’un projet prendrait par rapport aux heures réelles. Si le temps passé diffère du temps prévu, c’est un signe que vous avez sous-estimé l’allocation des ressources ou le budget, et votre calendrier peut en être affecté.
  • Capacité des ressources : Le nombre d’individus travaillant sur un projet multiplié par le pourcentage de temps dont ils disposent pour y travailler. Ce KPI de projet permet d’allouer correctement les ressources (et de déterminer les besoins en recrutement) et de fixer un calendrier précis pour l’achèvement du projet.
  • Conflit de ressources d’une année sur l’autre : comparaison du nombre de projets avec des conflits de ressources d’une année sur l’autre. Le fait de ne pas disposer des ressources nécessaires à la réalisation des projets ou d’avoir des employés affectés à plusieurs projets à la fois peut réduire l’efficacité. Les KPI qui comparent ces conflits montreront si la situation est un problème persistant ou une situation ponctuelle qui doit être traitée.

Les KPI budgétaires

  • Retour sur investissement (ROI) : Les calculs de retour sur investissement mesurent la valeur financière d’un projet par rapport à son coût. Le projet aura-t-il des retombées positives pour l’entreprise ou le client ? Quel est son potentiel ou sa valeur financière ? Existe-t-il d’autres projets ou investissements dont le retour sur investissement serait plus élevé ? Ce KPI est souvent utilisé pour déterminer s’il faut lancer un projet ou pour comparer la valeur de deux projets différents.
  • Écart budgétaire : De combien le budget réel varie par rapport au budget prévu. Pour suivre cet indicateur, il faut mesurer la proximité entre le montant de base des dépenses ou des recettes et la valeur prévue.
  • Durée du cycle de création (ou de révision) du budget : le temps nécessaire pour formuler le budget d’une organisation. Cela comprend la durée totale de la recherche, de la planification et de la conclusion d’un accord final.
  • Postes dans le budget : Les postes budgétaires aident les propriétaires et les gestionnaires à suivre les dépenses individuelles et fournissent un moyen plus détaillé de voir comment le budget a été dépensé.
  • Nombre d’itérations budgétaires : Le nombre de versions du budget produites avant son approbation finale. Un nombre plus élevé d’itérations budgétaires signifie que plus de temps est consacré à la planification et à la finalisation d’un budget.
  • Valeur planifiée : La valeur de ce qu’il reste à réaliser dans un projet – en d’autres termes, le coût prévu de ce qui doit encore être fait. Par exemple, si vous avez un budget de 20 000 € et qu’il reste 30 % du projet, la valeur prévue du travail restant est de 6 000 €. Utilisez ce KPI de projet pour le comparer au coût réel et ajuster le budget si nécessaire.
  • Indice de performance des coûts : Compare le coût budgété du travail que vous avez accompli jusqu’à présent au montant réel dépensé. Il s’agit d’un ratio permettant de mesurer l’efficacité des dépenses d’un projet – valeur gagnée divisée par les coûts réels.

Les KPI de qualité

  • Satisfaction/loyauté des clients : Le fait qu’une personne soit satisfaite ou non et qu’elle revienne. Cet indicateur peut être mesuré efficacement par une enquête. Cela entre davantage en jeu lorsque le projet traite directement avec un client ou un consommateur.
  • Net Promoter Score : Similaire à la satisfaction et à la fidélité du client, le NPS (ou Net Promoter Score) est un indicateur clé de performance de la satisfaction de l’utilisateur mesuré par une enquête à une seule question dont le but est d’évaluer la fidélité à la marque.
  • Nombre d’erreurs : La fréquence à laquelle les choses doivent être refaites pendant le projet. Il s’agit du nombre de fois où vous devez refaire et retravailler quelque chose, ce qui affecte également les révisions du budget et du calendrier.
  • Plaintes des clients : Gardez à l’esprit que le « client » d’un projet peut être quelqu’un d’interne – quelqu’un de votre organisation se plaint-il parce que quelqu’un d’autre n’arrive pas à faire les choses ?
  • Taux de rotation des employés : Le nombre ou le pourcentage de membres de l’équipe qui ont quitté l’entreprise. Si vos équipes de projet connaissent un taux de rotation élevé, cela peut indiquer la nécessité d’améliorer la gestion et l’environnement de travail. Le taux de rotation ralentit les projets et entraîne des coûts plus élevés pour l’entreprise à long terme.

Les KPI d’efficacité

  • Nombre de jalons de projet achevés dans les délais et signés : un projet comporte différentes parties – sont-elles achevées dans les délais ? En outre, les jalons ont-ils été achevés et approuvés par le propriétaire ou l’acheteur ?
  • Nombre de retours : Si vous avez un projet d’investissement qui nécessite de nombreuses pièces, vous pouvez suivre le taux de retour de ces pièces ; cela vous aide à voir si vous avez fait un bon travail de planification ou d’adaptation au projet pendant sa mise en œuvre.
  • Études nécessaire pour le projet : Vous pouvez suivre cet aspect en heures, en nombre de cours ou quelque chose de similaire. Si vous devez en faire beaucoup, votre projet risque de démarrer plus tard que prévu. Une autre façon de voir les choses est de se demander : « Quel pourcentage des ressources dont vous disposiez au début du projet était qualifié pour commencer immédiatement à travailler sur le projet ? »
  • Nombre de projets annulés : Il s’agit de savoir combien de projets ont été interrompus ou éliminés. Un nombre élevé de projets annulés peut indiquer un manque de planification, un manque d’alignement des objectifs ou une incapacité à entreprendre de nouveaux projets.
  • Nombre de demandes de changement : Le nombre et la fréquence des changements demandés par un client à une portée de travail établie. Un trop grand nombre de changements peut avoir un impact négatif sur les budgets, les ressources, les délais et la qualité générale.
  • Utilisation facturable : Le pourcentage d’heures de projet que vous pouvez facturer à un client. Les heures facturables concernent les tâches liées au projet et génératrices de revenus, tandis que les heures non facturables sont généralement plus administratives, notamment la rédaction et la négociation de propositions.

En résumé

En résumé, quel que soit la méthode de gestion de projet que vous employez, un projet comporte de nombreuses pièces mobiles, et il est vital de suivre le calendrier, le budget, la qualité et l’efficacité du projet tout au long de son déroulement. Les ressources étant limitées, vous devez vous assurer que vous pouvez mener à bien ces projets de manière efficace avec un budget restreint. (Vous feriez sans doute les choses différemment si vous disposiez de ressources infinies).

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