Êtes-vous aux prises avec un projet majeur pour votre entreprise, incertain de comment le piloter vers le succès ? Vous interrogez-vous sur la personne à même de définir les objectifs, mobiliser les ressources nécessaires, résoudre les éventuels problèmes et garantir la haute qualité du projet ? La solution à vos questions réside dans le rôle crucial du sponsor de projet.
Essentiel à la réussite d’un projet, le sponsor joue un rôle pivot souvent sous-estimé ou mal interprété. Dans cet article, nous allons démystifier la notion de sponsor de projet, en soulignant son importance, en décrivant ses fonctions et obligations, et en expliquant comment il peut efficacement collaborer avec le chef de projet et les autres intervenants du projet.
En plus, nous vous offrirons des exemples concrets et des recommandations éprouvées sur le sponsoring de projet. L’objectif est de vous guider dans l’amélioration de la gestion de vos projets pour maximiser leurs réussites.
Qu’est-ce qu’un sponsor de projet ?
Le sponsor de projet joue un rôle crucial dans la réussite d’un projet, agissant en tant que responsable ultime. Sa collaboration étroite avec le chef de projet et son appartenance à l’équipe de direction sont fondamentales.
Il met à disposition les ressources nécessaires, guide le projet à travers ses décisions, et soutient le chef de projet dans ses fonctions.
Pourquoi un projet a-t-il besoin d’un sponsor ?
L’existence d’un sponsor est vitale pour un projet pour diverses raisons. L’une des principales est de garantir que le projet soit en adéquation avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.
Le sponsor s’assure également que le projet répond aux attentes des clients et génère de la valeur. Il joue un rôle de gouvernance en participant à l’organisation, au cadrage, à l’acquisition de ressources, à la gestion des risques, aux ajustements nécessaires et à l’évaluation des performances. De plus, il est garant de la réalisation des bénéfices attendus, en appuyant le chef de projet dans la communication, la mise en valeur et la finalisation du projet.
Différence entre le sponsor de projet et d’autres rôles clés dans la gestion de projet
À la différence d’autres rôles clés de la gestion de projet, le sponsor se distingue par sa position hiérarchique élevée, son engagement et son influence. Occupant généralement un poste de cadre supérieur, il dispose d’un pouvoir décisionnel et d’un accès aux ressources vitales. Son implication s’étend sur toute la durée du projet, avec des responsabilités diverses à chaque étape de ce dernier.
Il joue un rôle influent auprès du chef de projet, de l’équipe et des parties prenantes, les ralliant autour du projet grâce à sa capacité à les convaincre, les motiver et les unir. Le chef de projet, responsable de la mise en œuvre opérationnelle, collabore étroitement avec le sponsor, le tenant informé de la progression et sollicitant son soutien en cas d’obstacle. Les parties prenantes, internes ou externes à l’organisation, doivent être prises en compte selon leur niveau d’influence et d’intérêt envers le projet.
Les responsabilités et le rôle du sponsor de projet
Engagement et soutien de la direction
Le sponsor de projet joue un rôle crucial, se dévouant pleinement au projet et le promouvant auprès de la direction. En tant que porte-parole, il défend le projet contre les critiques et cherche à obtenir le soutien des autres membres de la direction, en soulignant les enjeux, avantages et risques associés. Sa capacité à diriger par l’exemple, sa conviction, son intérêt et sa confiance en le projet sont essentiels.
Allocation des ressources et gestion des conflits
Ce sponsor est responsable de garantir que toutes les ressources nécessaires – humaines, financières, matérielles et techniques – sont disponibles pour le projet. Il est chargé de négocier et de distribuer le budget, assurant son suivi rigoureux. En sélectionnant et en assignant les membres de l’équipe projet, il prend en compte leurs compétences, leur motivation et leur disponibilité, tout en résolvant efficacement les conflits internes et externes pour maintenir une dynamique de groupe harmonieuse.
Communication et liaison avec les parties prenantes
Une communication efficace et transparente avec toutes les parties prenantes est cruciale. Le sponsor doit identifier ces acteurs clés, évaluer leur influence et intérêt dans le projet, et les tenir informés de son évolution, réussites comme difficultés. Il est important de les consulter lors des décisions majeures, en tenant compte de leurs attentes, besoins et contraintes pour garantir leur engagement.
Participation aux étapes clés du cycle de vie du projet
Le sponsor doit être activement impliqué dans toutes les étapes clés du cycle de vie du projet, incluant l’initialisation, la planification, l’exécution, le contrôle et la clôture. Il valide la charte du projet, approuve le plan du projet, soutient le chef de projet dans l’exécution des tâches, et aide à résoudre les problèmes et gérer les changements. Finalement, il participe à la clôture du projet, s’assurant de la satisfaction du client, et contribue à la capitalisation des leçons apprises, célébrant les succès du projet.
Exemples de sponsors de projet réussis
L’importance du rôle de sponsor de projet est mise en évidence à travers des exemples significatifs. Un des cas les plus remarquables est la construction du tunnel sous la Manche en 1994, reliant la France au Royaume-Uni. Cette réalisation fut soutenue par François Mitterrand et Margaret Thatcher, agissant en tant que sponsors politiques, qui ont promu le projet malgré les obstacles et ont facilité la coordination entre les deux nations.
Un autre exemple frappant est le lancement de Fenty Beauty par Rihanna en 2017, avec le soutien financier de LVMH. Le groupe a non seulement fourni les ressources et l’expertise nécessaires, mais a aussi accordé à Rihanna une liberté créative, ce qui a permis de proposer une ligne de produits diversifiée et inclusive, répondant ainsi aux besoins des consommateurs.
