Il est souvent demandé qu’un projet respecte le calendrier et qu’il apporte les avantages décrits dans l’analyse de rentabilité. Cela est particulièrement crucial si le projet est essentiel au succès de l’organisation d’où l’importance de la revue de projet.

Pourquoi effectuer une revue de projet ?

Généralement, la demande de revue de projet est faite parce que :

  • Le projet est en péril et l’organisation a besoin d’une évaluation impartiale.
  • Le sponsor s’inquiète du fait que le statut fourni ne reflète pas exactement l’état actuel du projet.
  • Le commanditaire et l’état du projet ne sont pas rapportés avec précision, selon la direction générale.
  • Le commanditaire et l’équipe du projet veulent une évaluation impartiale pour s’assurer qu’ils n’ont rien négligé.

Quand on y pense, c’est tout à fait logique. Si vous avez un projet critique pour une organisation, vous devez prendre les mesures nécessaires pour garantir sa réalisation. Par conséquent, demander l’aide d’un tiers possédant l’expertise et la neutralité nécessaires est une excellente méthode pour détecter rapidement les problèmes réels ou potentiels et les rectifier.

Le recours à une tierce partie peut être coûteux, et ce n’est peut-être pas un choix viable pour de nombreux projets. Il n’y a aucune raison pour qu’un PMO doté d’un excellent personnel ayant une expérience avérée de la livraison ne puisse pas effectuer l’examen au nom de la direction ou de la haute direction si l’organisation en a une.

Des évaluations par des pairs, c’est-à-dire des gestionnaires de projet ou de programme expérimentés et dignes de confiance travaillant sur d’autres projets, peuvent également être organisées par le bureau de gestion de projet.

Les étapes de revue du projet

Les étapes que vous devez inclure dans le processus de revue sont énumérées ci-dessous. Rappelez-vous que l’objectif est d’offrir un cadre qui peut être adapté à n’importe quel scénario.

1. Portée / objectif de la revue du projet

Assurez-vous que la portée et les objectifs de la revue sont compris. Le sponsor ou la direction générale est généralement la source de cette information. Cela donnera généralement un aperçu des problèmes qui ont motivé la demande de révision.

Il est essentiel de se mettre d’accord sur le calendrier prévu de la revue et de le comprendre, ainsi que sur la méthode de livraison des résultats.

2. Préparation

La préparation, comme toute autre chose, est essentielle pour que la revue soit aussi réussi que possible. Il s’agit notamment des éléments suivants

  • La portée, la longueur et le format des conclusions doivent être documentés et confirmés.
  • Lecture préalable des documents du projet, tels que l’analyse de rentabilité, les rapports d’avancement, les dossiers du comité directeur, etc.
  • Identifier et consentir à être interrogé par les parties prenantes
  • Organiser les entretiens
  • Création d’une première hypothèse pour un problème
  • Créer des questions d’entretien pour tester une hypothèse

3. Entretien avec le commanditaire

Le sponsor doit être la première personne interrogée. Cela permettra d’expliquer les problèmes, le contexte du projet, et de comprendre pourquoi le projet est essentiel, entre autres choses.

Cela permettra également de tester l’hypothèse pour déterminer si le commanditaire l’approuve. Lorsque le temps est limité et que la revue doit être terminée en peu de temps, cette phase est essentielle. Elle garantira que la revue se concentre sur les questions qui doivent être traitées. Cependant, veillez à ce que cette réunion (et toutes les suivantes) soit menée avec un esprit ouvert, car il se peut que le sponsor ait négligé certains points ou qu’il soit partial.

4. Entretien avec le chef de projet

Il s’agit idéalement du prochain entretien prévu. Il permettra d’examiner et d’évaluer les préoccupations afin de déterminer si elles (et l’hypothèse) sont valables. Il n’est pas rare que le gestionnaire de projet soit sur la défensive. Par conséquent, vous devrez être persistant et poser des questions de manière non conflictuelle.

Les préoccupations au sujet desquelles les réponses du chef de projet contredisent les réponses du sponsor / de la documentation doivent être soigneusement enregistrées afin de pouvoir être testées auprès d’autres parties prenantes / membres de l’équipe de projet.

5. Entretiens avec les parties prenantes

Les autres sessions prévues doivent être terminées dès que possible, et le matériel acquis lors des réunions précédentes doit être testé. Cela peut déclencher d’autres enquêtes, vous obligeant à rencontrer à nouveau certaines des parties prenantes.

Essayez de vous en tenir aux mêmes questions pour toutes les réunions. Gardez toujours une trace de vos réunions et, si nécessaire, fournissez les notes de réunion à la personne que vous avez rencontrée.

Cela permettra de lever toute ambiguïté avant de prendre des décisions définitives. Cela implique également que les conclusions puissent remonter aux données sous-jacentes.

6. Analyser

Une fois les entretiens et les vérifications croisées terminés, les données doivent être analysées et comparées aux préoccupations et hypothèses initiales. Cela permettra de documenter les résultats préliminaires.

7. Proposer une conclusion

Il est essentiel de passer en revue la conclusion écrite avec le commanditaire et, si nécessaire, le chef de projet. Cela permettra aux étudiants de comprendre les résultats, ainsi que leurs explications.

Il sera alors possible d’affiner le document de conclusion finale et de communiquer le message qui aura la plus grande probabilité d’inciter à l’action. Cela permet également de répondre aux éventuelles questions.

Les conclusions peuvent ne pas être acceptées par le chef de projet, voire par le sponsor. Si vous modifiez les résultats parce que vous êtes sous pression, cela n’aidera pas le projet à faire face aux problèmes éventuels, et si le projet échoue, cela donnera une mauvaise image de la revue parce que les problèmes n’ont pas été identifiés.

8. Rendez la revue final publique

Terminez la conclusion dans un document qui comprend un résumé exécutif qui aborde la portée / les objectifs initiaux de la révision et signale les problèmes à haut risque.

Conseil : Bien que la validation des préoccupations / éléments à haut risque soit cruciale, élaborez un plan d’action pour traiter les résultats afin que la revue soit vraiment utile.

Vous ferez ainsi preuve d’une excellente initiative et serez chaleureusement accueilli par le sponsor et la direction générale, car les points seront traités rapidement. Il s’agit d’une approche assez efficace utilisée par les consultants pour obtenir davantage de contrats.

Conclusion
La revue des initiatives importantes est essentiel car il permet de découvrir les éléments à haut risque suffisamment tôt pour réduire leur impact.

Le PMO (s’il dispose de ressources suffisamment qualifiées) et/ou d’autres gestionnaires de projet au sein de l’organisation sont idéalement placés pour fournir ce service, réduisant ainsi le coût de l’embauche de consultants externes.

Il s’agit d’un service à valeur ajoutée qui, s’il est correctement réalisé, sera très bien accueilli par la direction.