Quel logiciel de Workflow choisir

Il est essentiel de comprendre la gestion du workflow, surtout à l’heure où le travail à distance est très répandu. Le logiciel de gestion du flux de travail, le véhicule par lequel les flux de travail, les campagnes, les projets et les tâches sont traités, est encore plus crucial. Nous allons passer en revue certains des principes fondamentaux de la gestion du flux de travail dans cet article, et nous allons également découvrir le meilleur logiciel de gestion du flux de travail et certaines des caractéristiques que tout système de gestion du flux de travail devrait avoir.

Qu’est-ce que la gestion du workflow et comment fonctionne-t-elle ?

Commençons par examiner la définition de la gestion du flux de travail. La gestion du flux de travail est le processus de coordination du travail au sein d’un groupe ou d’une organisation afin d’exécuter un projet plus important. Le terme « workflow » fait simplement référence à une collection d’activités discrètes qui sont accomplies afin d’atteindre un objectif plus large en cours, et la composante « gestion » du mot suggère simplement que quelqu’un ou quelque chose est en charge du plan global.

L’un des aspects les plus importants du workflow est qu’il doit s’agir d’une procédure répétable qui peut se produire plusieurs fois de suite. Vous pouvez également utiliser l’approche de la cartographie du workflow pour mieux comprendre ces processus et continuer à les améliorer. Pour approfondir la notion de « workflow » en soi, il est essentiel de comprendre les trois composantes du workflow :

Input – Les éléments dont vous avez besoin pour démarrer un projet.
Transformation : Les choses qui se produisent pendant le travail sont appelées transformations.
Output : Le résultat de l’achèvement du travail. Un résultat peut également servir de point de départ ou d' »entrée » pour une étape ultérieure.

Par exemple, si vous travaillez dans une chaine de restauration rapide, votre workflow comprendrait l’administration des commandes et la création de boissons. La commande serait l’entrée, la préparation du café serait la transformation, et la livraison de la boisson aux clients serait la sortie.

Lorsque nous pensons à un logiciel de gestion de flux de travail, nous parlons d’un système qui aide à l’achèvement des flux de travail et gère les opérations récurrentes à un niveau macro.

Les composants essentiels d’un logiciel du workflow

Maintenant que nous avons abordé les fondements du workflow et de la gestion du workflow, parlons de certains des composants fondamentaux du logiciel de gestion du workflow dont chaque logiciel aura besoin pour aider les équipes à s’épanouir.

Des processus clairement définis et reproductibles – Le logiciel de gestion du workflow doit être capable de faire passer une tâche ou un projet par un processus de type « rincer et répéter ».
Suivi de l’évolution à un niveau macro – Les utilisateurs doivent être en mesure de suivre l’évolution d’un projet ou d’une campagne dans le temps afin d’améliorer les flux de travail dans le logiciel de gestion du flux de travail.
Intégrations avec des applications tierces – L’objectif du logiciel de gestion des flux de travail est de garantir la fluidité des activités et des projets. Cela implique une combinaison avec les outils actuels pour améliorer l’efficacité.
Fonctionnalités d’analyse et de reporting – Pour itérer sur un workflow et un processus, vous devez être en mesure d’identifier votre productivité et votre efficacité, ce qui implique que votre logiciel de gestion de workflow doit inclure un outil de reporting.

Les 10 meilleurs des logiciels de gestion du workflow

Jetons un coup d’œil à quelques-uns des meilleurs systèmes de gestion du workflow disponibles sur le marché, en gardant à l’esprit toutes ces exigences.

1. Agilium

Agilium est un logiciel BPM low code qui permet aux entreprises de digitaliser et automatiser leurs processus métier sans coder. Avec un logiciel centré sur les processus comme Agilium, c’est vous qui créez les règles du jeu et il n’y a pas de limites ! Vous pouvez dessiner votre workflow grâce à un outil graphique grâce à une palette d’outils.

Il suffit de positionner les boîtes et les flèches pour définir l’ordre des événements et retranscrire fidèlement vos processus internes. Automatisez un tas d’actions comme la génération d’un document PDF, l’enregistrement d’un document dans la GED, l’envoi d’un e-mail ou d’un SMS, etc…

Le gros avantage de cette solution est que vous n’êtes pas contraint pas des fonctionnalités préétablies. Finis les développements spécifiques coûteux pour rajouter telle ou telle fonctionnalité. Ici vous avez la main pour rajouter en quelques clics une étape à votre workflow et le faire évoluer dans le temps.

2. Lucidchart

Lucidchart est une solution basée sur le cloud qui aide les petites et grandes entreprises à gérer leurs projets, la visualisation des données et les processus de création de diagrammes. La plateforme centralisée permet aux utilisateurs de créer des diagrammes visuels des processus métier et de partager les cartes de processus avec les parties prenantes pour une mise en œuvre rapide des améliorations critiques.

Les principales fonctionnalités de Lucidchart comprennent l’importation de données, la cartographie des processus, la gestion du retour d’information, les modèles personnalisables, la création de diagrammes, etc. Lucidchart permet aux utilisateurs de créer des organigrammes et de télécharger des données sur les employés pour identifier les besoins du personnel et des équipes interfonctionnelles. En outre, il permet aux entreprises de gérer les documents essentiels en configurant l’accès des utilisateurs et en fournissant des licences de visualisation uniquement aux membres de l’organisation.

3. Monday.com

Grâce à sa conception simple et à sa mise en page attrayante, Monday.com est un excellent programme de gestion du workflow. Grâce à Monday.com, les équipes peuvent visualiser l’intégralité de leur workflow et de leur flux global, tant au niveau micro que macro. Vous pouvez également visualiser vos tâches, vos projets et votre workflow général de différentes manières, notamment sous forme de listes, de cartes et de vues Kanban. Monday.com dispose de quelques fonctionnalités supplémentaires qui en font un logiciel de gestion de workflow performant :

Des tableaux de bord qui vous donnent une perspective globale de vos projets
interface personnalisable à souhait et incroyablement intuitive
Des capacités d’automatisation avec des centaines de plateformes, dont Slack et Google Drive

4. Kissflow

Kissflow est une merveilleuse application de gestion de projets et de processus qui aide les équipes à visualiser les processus, à clarifier les responsabilités entre les membres de l’équipe et à garder tout le monde sur la même longueur d’onde dans une organisation. Voici quelques-unes des caractéristiques qui font de Kissflow un excellent outil de gestion du workflow :

Des formulaires qui peuvent être entièrement personnalisés pour aider à automatiser et simplifier les processus
Des rôles et des tâches définis à travers l’entreprise grâce au contrôle d’accès
Des rapports et des analyses qui sont utiles pour comprendre l’ensemble du workflow
Un outil facile à intégrer

5. Backlog

Backlog est une application fantastique qui combine la gestion de projet et la gestion de code en un seul endroit pratique. Backlog vous permet, à vous et à votre équipe, de suivre sans effort l’avancement du projet à l’aide de Gantt et Kanban, d’utiliser le traqueur de bogues pour trier tout défaut du produit et de collaborer sur un backlog. Backlog possède quelques autres caractéristiques qui en font un outil de gestion du workflow fantastique :

Capacités de partage de fichiers en équipe
Système de Wiki à l’échelle de l’équipe pour informer les coéquipiers des éléments en attente ou modifiés
Pour le travail en déplacement, il existe une application mobile

6. Nintex

Nintex a débuté comme une application de gestion de documents pour le système SharePoint de Microsoft. Nintex a évolué pour inclure des capacités supplémentaires et une version qui n’est pas limitée à SharePoint. Ce logiciel de workflow propose de nombreuses foncitonnalités :

Création de formulaires
conception de workflows SharePoint
Génération de rapports
Robotic process automation (RPA)

7. Smartsheet

Smartsheet est devenu une excellente alternative pour contrôler non seulement le workflow mais aussi les ressources au sein d’une équipe. Smartsheet est basé sur une structure de type Excel, ce qui permet aux équipes de voir rapidement les prochaines étapes et les actions à entreprendre. Smartsheet est un merveilleux logiciel de gestion du workflow pour plusieurs raisons :

L’automatisation du workflow est possible à travers les projets et les activités
Des vues de Gantt et de tableau pour la visualisation des tâches sont incluses dans les mises en page flexibles des projets
Des intégrations avec Microsoft et Google Apps, par exemple
Les capacités de ressourcement ont été améliorées

8. Pipefy

Pipefy est un outil de gestion du workflow qui permet aux équipes de demander des données, d’effectuer des tâches et de rendre compte de leurs résultats dans le cadre de projets et de campagnes. Pipefy est devenu la solution de choix pour la gestion des flux de travail pour les équipes du monde entier en raison de son approche de création de flux de travail à faible code. Voici quelques autres caractéristiques qui font de Pipefy un superbe outil de gestion du workflow :

Des modèles qui peuvent être utilisés pour aider à structurer l’ensemble des workflows et des procédures
Des processus à faible code qui sont adaptés à vos besoins pour vous aider à en faire plus en moins de temps
Au besoin, une visibilité sur les workflows de toute l’entreprise

9. Airtable

En raison de son architecture distinctive de type Excel, Airtable est une excellente alternative si vous êtes à la recherche d’une solution de gestion des flux de travail. Cette application est utilisée par des équipes dans le monde entier, et sa popularité provient de sa capacité à fonctionner comme un tableur très puissant pour la gestion du workflow. Voici quelques autres caractéristiques d’Airtable qui en font un superbe outil de gestion du workflow :

Possibilité d’établir une base de données qui peut être personnalisée pour divers projets et responsabilités
Modèles qui peuvent être utilisés pour une variété de tâches
Vous pouvez voir les projets dans une grille, un calendrier, une galerie ou un style Kanban, selon ce qui fonctionne le mieux pour vous
Des applications qui ont été préconstruites pour améliorer votre expérience

10. Scoro

Scoro est un logiciel de gestion de workflow tout-en-un qui permet aux équipes de réaliser toutes leurs tâches en un seul endroit. Cette application est idéale pour la gestion du workflow car elle fournit un tableau de bord unique à partir duquel vous pouvez suivre l’avancement en temps réel et collaborer sur les activités connexes. Scoro possède quelques autres fonctionnalités qui en font un fantastique logiciel de gestion de workflow :

Les résultats en temps réel sont suivis via des tableaux de bord dynamiques
Un flux de données d’entreprise automatisé
Il existe plus de 1 000 intégrations d’outils