L’un des éléments essentiels dans votre travail de chef de projet consiste en l’écriture de compte-rendus.

Pourquoi faire un compte-rendu d’une réunion

A chaque rendez-vous avec votre client, vous devez, lui fournir, dans les heures qui suivent (il faut que cela reste frais dans votre tête et dans celle du client), le compte-rendu de votre réunion.

Ne négligez pas ce document, il est très important. Décrivez l’ensemble des discussions, inscrivez tous les détails possibles, les choix qui ont été pris, les remarques et réflexions. Au début de ma carrière, je me suis parfois posé la question de l’intérêt d’avoir un compte-rendu si détaillé.

Je me souviens d’une fois (et qui m’a marqué car je m’en souviens encore aujourd’hui), en cours de projet, j’ai eu à écrire un compte-rendu et mon manager m’avait demandé de le détailler davantage. Je lui ai, à l’époque, demandé la raison car de toute façon, j’allais écrire les spécifications liées à ce compte-rendu.

Sa réponse m’a permis de comprendre l’intérêt du compte-rendu :

  • Lors de l’écriture du compte-rendu, les (tous) éléments sont frais dans la tête, donc il est plus intéressant de les décrire au moment de l’écriture que plus tard, lorsqu’ils ne seront plus que des souvenirs, parfois lointain ;
  • Lors de l’écriture des spécifications, il est plus facile de faire un copier/coller et de modifier que de fouiller dans sa mémoire à la recherche des éléments passés.

Votre compte-rendu, outre la description de ce qui s’est dit durant la réunion, doit aussi lister les prochaines actions, principalement liées à ce qui a été discuté. Ces prochaines actions doivent être précises, doivent avoir un responsable nommé (ce responsable devra recevoir une copie du compte-rendu) et une date précise doit être donnée. On ne doit pas écrire ASAP ou à déterminer. Tout doit être daté !

Exemple de compte-rendu

Ci-après un exemple de compte-rendu que je propose à mes clients :

Compte-rendu de réunion

Informations

  • Objectif(s) :
  • Date :
  • Lieu :
  • Scribe :
  • Participants :
    • Ma société :
      • Participant 1
      • Participant 2
      • …
    • Société du client :
      • Participant 1
      • Participant 2
      • …

Points clés discutés

N° Sujet Temps forts
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03
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05
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Plan d’action

N° Action Responsable Date de mise en service
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03
04
05

Créez vous un template de compte-rendu, ne perdez pas votre temps à refaire la structure à chaque fois.

Et vous, à quoi ressemblent vos comptes-rendus ? Avez-vous des astuces qui pourraient nous aider à améliorer les miens ?

 

Comment effectuer un compte rendu de réunion ?

La rédaction d’un compte rendu de réunion est une compétence qui exige de la pratique et de l’attention aux détails, mais avec un peu de connaissances et de préparation, elle peut être accomplie efficacement.

Tout d’abord, il est important que tout le matériel nécessaire soit prêt avant le début de la réunion. Cela inclut du papier ou un ordinateur portable pour prendre des notes, ainsi que des stylos ou autres ustensiles d’écriture.

Pendant la réunion, il est essentiel de rester vigilant et de prêter une attention particulière à tout ce qui est dit. Le rédacteur /rédactrice du compte rendu de réunion doit s’attacher à consigner avec précision tous les points pertinents, par exemple qui a dit quoi et pourquoi certaines décisions ont été prises.

À la fin de chaque réunion, il est important de créer un plan d’action résumant les tâches et les responsabilités attribuées au cours de la réunion. Ce plan peut ensuite faire partie d’un rapport ultérieur ou d’un examen de suivi avec toutes les parties prenantes présentes aux réunions précédentes. Enfin, lorsque toutes les réunions sont terminées, veillez à ce que tous les documents produits soient archivés en toute sécurité pour pouvoir être consultés ultérieurement si nécessaire – soit sous forme électronique, soit dans un système d’archivage physique, selon la politique de votre organisation.