Vous avez donc été affecté à un nouveau projet et devez maintenant assumer des responsabilités de chef de projet. Quelles vont être vos premières mesures ? Comment allez-vous mettre le projet sur les rails rapidement et efficacement ? Dans ce court article, je vais vous montrer comment devenir un chef de projet efficace et comment gérer un lancement de projet. Je passerai en revue les principes fondamentaux de la procédure de mise en place. Vous pouvez utiliser cet article comme point de départ pour votre projet.

L’importance du chef de projet pour le lancement

Un bon projet est un projet qui a été lancé avec succès. En d’autres termes, le succès de l’exécution d’un projet est déterminé par tous les éléments fournis au projet dès le départ. Par intrants, j’entends une variété d’activités ainsi que la contribution qu’un chef de projet doit prendre en compte afin de faire décoller le projet. Entrons maintenant dans les détails des activités et des contributions de départ.

La contribution d’un chef de projet en phase de lancement peut être caractérisée comme un ensemble de compétences que le chef de projet doit posséder. Un manager bien formé et expérimenté est plus enclin à se lancer directement dans un nouveau projet. Voici donc les talents importants dont vous aurez besoin pour réussir en tant que chef de projet :

Faire un plan :

Pour identifier et spécifier les tâches, les ressources, les équipements et les matériaux nécessaires à votre nouveau projet, vous devez être un excellent planificateur. Vous devez également être capable de créer des projections et d’évaluer les restrictions et les hypothèses au début d’un projet et pendant toute sa durée.

Hiérarchiser les priorités : 

La capacité à hiérarchiser les événements et à déterminer les parties les plus importantes contribuera au succès de l’entreprise. En tant que chef de projet, vous devez établir des priorités claires pour les activités du projet afin d’aider les membres de votre équipe à gérer efficacement leur travail quotidien.

Déléguer :

Vous ne pouvez pas tout faire tout seul. Vous devez apprendre à déléguer des responsabilités et des pouvoirs. La délégation vous permettra de vous concentrer sur votre travail de gestion de projet tout en maintenant votre équipe concentrée sur ses tâches et responsabilités actuelles.

Diriger : 

En tant que chef de projet, vous êtes chargé de diriger les travaux du projet, de motiver les employés, de corriger leur conduite et de superviser les performances de l’équipe. La capacité à diriger vous aidera à établir un travail d’équipe et à faire avancer le projet dès le début.

Préparer un plan de communication :

Vous saurez ce qui se passe actuellement si vous communiquez avec les parties prenantes de votre projet. La communication implique également un retour d’information de la part de l’équipe, qui indique si des problèmes dans l’environnement du projet doivent encore être résolus.

Les étapes pour un lancement de projet réussi

Passons maintenant en revue les principales tâches que vous devrez accomplir au cours des premières étapes du projet. Elles sont les suivantes :

Étape 1 : Assumer la responsabilité

Avant d’assumer le rôle du chef de projet, la première chose que vous ferez est de vérifier que le projet alloué bénéficie d’un parrainage suffisant. Il doit y avoir un sponsor qui engage des fonds et des ressources suffisants pour garantir que le projet est achevé dans les délais. Pour vous assurer de la disponibilité des liquidités nécessaires, vous devez prendre contact avec votre sponsor (également appelé “champion” s’il y a un investisseur externe). Vous devez également discuter du niveau d’engagement du sponsor dans la prise de décision et convenir d’un soutien total tout au long du projet. Pour en savoir plus, lisez cet article sur le rôle du sponsor.

Conseil : Avant d’assumer la fonction de chef de projet, assurez-vous d’avoir mis en place un plan financier solide qui affecte les ressources et les liquidités nécessaires à votre nouvelle entreprise. Vous pouvez obtenir une confirmation formelle de la disponibilité de l’argent nécessaire en interagissant avec le sponsor.

Étape 2 : Définir les objectifs

Vous avez donc accepté d’assumer le rôle de chef de projet et vous savez maintenant qui est responsable des finances du projet. L’étape suivante consiste à revoir la portée du projet et à vous assurer qu’elle est claire. L’objectif est de faire en sorte que le projet démarre bien avec une liste claire et précise des éléments livrables. Vous ne voulez pas être à mi-chemin d’un projet et réaliser que les produits créés ne répondent pas aux attentes du client, n’est-ce pas ?

Par conséquent, vous devez interagir avec votre client pour discuter des produits livrables (les choses à produire une fois le projet terminé) et vous assurer que les attentes du client sont satisfaites. Vous devez également vous mettre d’accord sur le besoin commercial auquel le projet répondra et sur la solution qui sera employée pour résoudre le problème.

Conseil : Clarifiez l’étendue du travail à effectuer et les produits à livrer une fois le projet terminé avant d’organiser les tâches et les activités pour votre nouveau projet. Ce problème peut être résolu en discutant avec le client. Notez que pour clarifier l’étendue du travail, vous devez d’abord recueillir les attentes du client.

Étape 3 : Mettre en place une deadline

Maintenant que la portée a été définie, vous devez déterminer combien de temps est nécessaire pour accomplir le projet dans les paramètres. Vous devez communiquer avec le client et le commanditaire tout au long de ce processus. Le client précisera la date limite d’achèvement des produits livrables. Vous devez discuter de cette date avec le commanditaire et fixer la date limite du projet en vous entretenant avec lui. Ce délai doit être réalisable et atteignable.

Conseil : Plutôt qu’une date précise, vous devriez vous efforcer de convenir d’un délai précis pour la livraison. Quelle en est la raison ? Parce que vous aurez plus de flexibilité pour planifier le démarrage de votre chef de projet si vous avez une date de livraison fixe. Une date précise vous lie dès le départ. Ainsi, en parlant avec le client, essayez de le persuader de la nécessité d’établir une date limite de projet comme date de livraison ferme.

Étape 4 : Hiérarchiser les priorités.

Une fois que vous avez décidé des éléments livrables et du calendrier, l’étape suivante du processus de démarrage consiste à établir les bonnes priorités. Pour ce faire, vous devez dresser une liste des éléments livrables et attribuer un ordre de priorité à chacun d’entre eux. Vous saurez comment démarrer au mieux un nouveau projet si vous utilisez une telle liste.

Les priorités sont établies par le dialogue avec le client. Vous devez rencontrer le client pour discuter des éléments livrables, de leur importance et de l’échéance du projet. Cette réunion permettra d’établir une liste des livrables convenus qui pourra être utilisée pour préparer le démarrage du projet.

Conseil : Dressez une liste des éléments livrables et planifiez une réunion avec le client. Demandez ensuite au consommateur de classer les éléments par ordre d’importance, du plus élevé au plus faible. Si nécessaire, essayez de vous mettre d’accord sur certains éléments livrables qui peuvent être réalisés après la date limite. Utilisez la liste pour organiser les tâches et les activités du projet une fois qu’elle a été classée par ordre de priorité.

Étape 5 : Créer un plan

L’étape finale du lancement d’un nouveau projet consiste à préparer un plan qui couvre toutes les actions et activités qui seront nécessaires pour réaliser les produits livrables dans le cadre du projet, selon les priorités et dans les délais. Il s’agit essentiellement d’une étape de pré-planification qui conduit à la création d’un projet de plan de projet qui doit être clarifié et approuvé au cours de la phase de planification.

Vous pouvez organiser une réunion de lancement, appelée aussi Kick-off meeting, avec toutes les parties prenantes du projet (membres de l’équipe, clients, sponsors, experts, etc.) pour discuter du projet, présenter votre plan préparé et convenir des objectifs du projet. Il est essentiel que vous obteniez l’avis de vos parties prenantes sur votre stratégie.

CONSEIL : Faites une ébauche de plan de projet et partagez-la avec le client. Renseignez-vous ensuite sur la force motrice du projet et sur ce qui le rend efficace auprès du consommateur. N’oubliez pas de garder trace de vos discussions avec les parties prenantes afin d’avoir une trace écrite de toutes les décisions que vous prenez.