Lorsque la gestion de projet a mûri en tant que discipline, nous avons vu comment les projets diffèrent considérablement en termes d’échelle, de dépenses et de délais. Bien qu’il y ait beaucoup de diversité dans ces domaines, tous les projets ont beaucoup en commun. Le domaine des parties prenantes et de la gestion des parties prenantes est un domaine que les deux projets ont beaucoup en commun. Qu’est-ce qu’une partie prenante ? Qu’est-ce que cela signifie d’être une partie prenante ? Comment déterminer qui sont nos clients et comment les traiter ? Les réponses à ces questions sont cruciales pour gérer efficacement tout projet, quelle que soit sa difficulté.

Qu’est-ce qu’une partie prenante projet ?

Une partie prenante projet, également appelée acteur ou intervenant, est toute personne, groupe ou organisation qui a un intérêt ou peut être affecté par les activités, le déroulement ou les résultats d’un projet. Les parties prenantes peuvent ainsi être internes ou externes à l’organisation qui mène le projet et peuvent avoir des attentes, des besoins et des exigences spécifiques liées au projet.

Parties prenantes internes

Les parties prenantes internes sont celles qui appartiennent à l’organisation responsable du projet. Elles sont directement impliquées dans la réalisation du projet et comprennent généralement :

  • Le chef de projet : Cette personne est responsable de la planification, de l’exécution et de la clôture du projet. Elle doit assurer la coordination des différentes équipes et veiller au respect du budget et des délais.
  • Les membres de l’équipe projet : Ce sont les personnes qui réalisent les tâches nécessaires à l’atteinte des objectifs du projet. Ils peuvent être issus de différents services ou départements et apporter des compétences variées.
  • La direction : Elle définit les objectifs stratégiques du projet et valide les décisions importantes prises par le chef de projet.

Parties prenantes externes

Les parties prenantes externes ne font pas partie de l’organisation qui porte le projet, mais ont un intérêt dans ses résultats ou son déroulement. Parmi ces parties prenantes, on peut citer :

  • Les clients : Ils attendent que le projet leur fournisse un produit ou un service répondant à leurs besoins et répondant aux spécifications convenues.
  • Les fournisseurs : Ils sont responsables de la livraison des matériaux, équipements ou services nécessaires à la réalisation du projet.
  • Les partenaires : Ils peuvent participer au financement ou à la mise en œuvre du projet, et attendent souvent un retour sur investissement ou une amélioration de leur image de marque.
  • Les autorités réglementaires : Elles imposent des normes et des règles que le projet doit respecter pour être conforme à la législation en vigueur.
  • Les riverains et la communauté locale : Le projet peut avoir un impact sur leur environnement, leur qualité de vie ou leur emploi, et ils peuvent souhaiter être consultés ou informés de l’avancement du projet.

Comment identifier les parties prenantes

Vous devriez avoir une liste complète de toutes les parties prenantes du projet maintenant que vous avez terminé le processus d’identification des parties prenantes. Si vous avez utilisé l’une des méthodes dont nous avons parlé, classez-les par zone géographique, par agence, par participation au projet, ou selon qu’elles sont directement ou indirectement affectées par le projet. Bien que l’analyse individuelle des parties prenantes soit terminée, ces regroupements sont utiles pour décider du degré d’information nécessaire dans ce processus.

La méthode d’examen des parties prenantes nécessite un examen minutieux de chaque partie prenante afin de recueillir des détails plus précis sur leur influence, leur participation, leurs besoins de contact et leurs priorités. S’agit-il d’une partie prenante bien organisée ? S’agit-il d’un groupe bien coordonné ? S’agit-il d’un projet qu’ils favorisent ou auquel ils s’opposent ? Quelle est leur force ou leur influence ? Veulent-ils être contactés par téléphone ou par courriel ? Dans quelle mesure le faites-vous ? Quelle est la motivation de cette partie prenante pour participer à ce projet ? Voilà le genre d’interrogations auxquelles il faut répondre afin de fournir un examen complet. Pour rassembler toute cette matière, on utilise généralement une carte ou un tableau, avec les noms des parties prenantes affichés un par ligne et une liste de titres de colonnes répondant aux types de questions posées ci-dessus.

Souvent, l’équipe de projet développe l’analyse des parties prenantes en ajoutant des informations supplémentaires à chaque entrée du registre des parties prenantes. Il est suggéré que ces registres soient conservés séparément et qu’une analyse des parties prenantes soit menée indépendamment du registre. L’analyse peut inclure des informations qui ne doivent pas être mises à la disposition de toutes les parties de la même manière que le registre. L’analyse des parties prenantes comprend, en plus des détails généraux trouvés dans le registre des parties prenantes.

Gestion des parties prenantes

La gestion des parties prenantes est l’endroit où vous allez mettre à profit toutes les données que vous avez recueillies et élaborer un plan pour traiter avec les parties prenantes. Une mauvaise gestion des parties prenantes peut facilement faire échouer un projet, quels que soient la planification et l’engagement dont vous faites preuve. C’est une partie importante de la mise en œuvre et de la finalisation d’un projet. La communication est un aspect essentiel de la gestion des parties prenantes.

Comprendre qui veut quelles connaissances et où et dans quelle mesure ils en ont besoin est la base de la gestion des parties prenantes. Il y aura des personnes favorables à l’initiative ainsi que d’autres qui s’y opposent ou qui font face à des défis pour sa réalisation. Votre approche de l’engagement des parties prenantes doit viser à conserver le soutien de ceux qui sont en faveur de l’initiative tout en gagnant ou au moins en minimisant les menaces auxquelles ils peuvent être confrontés.

Dans le processus d’analyse des parties prenantes, les questions que vous avez posées et auxquelles vous avez répondu au sujet de chaque partie prenante ont servi de feuille de route sur la manière de communiquer avec elles et de répondre à leurs besoins spécifiques. Le chef de projet élaborera un plan pour s’engager et collaborer avec une partie prenante afin de faire progresser le projet en décidant de son influence et de son acceptation ou de sa condamnation du projet. Certaines parties prenantes peuvent ne nécessiter aucun contact ou conversation, tandis que d’autres peuvent exiger une communication continue. Ces techniques sont développées et mises en œuvre par la gestion des parties prenantes. Si une partie prenante s’oppose à une proposition, il est possible qu’elle souhaite une plus grande implication ou sensibilisation, et le gestionnaire de projet doit collaborer avec elle pour obtenir son approbation.

Les chances de succès d’un chef de projet peuvent être considérablement améliorées en identifiant ce qu’est une partie prenante et en utilisant une approche rigoureuse et structurée de l’identification, de l’analyse et de la gestion des parties prenantes. La gestion des parties prenantes devient de plus en plus compliquée au fur et à mesure que les programmes deviennent plus complexes et impliqués. Il est possible de perdre la trace ou de négliger les acteurs clés du projet, et les chefs de projet qui n’utilisent pas correctement ces systèmes et ressources perdront leur capacité à s’engager efficacement avec les parties prenantes de la manière requise pour garantir un bon projet.