Lorsque la gestion de projet a mûri en tant que discipline, nous avons vu comment les projets diffèrent considérablement en termes d’échelle, de dépenses et de délais. Bien qu’il y ait beaucoup de diversité dans ces domaines, tous les projets ont beaucoup en commun. Le domaine des parties prenantes et de la gestion des parties prenantes est un domaine que les deux projets ont beaucoup en commun. Qu’est-ce qu’une partie prenante ? Qu’est-ce que cela signifie d’être une partie prenante ? Comment déterminer qui sont nos clients et comment les traiter ? Les réponses à ces questions sont cruciales pour gérer efficacement tout projet, quelle que soit sa difficulté.

Quelle est la notion de partie prenante ?

La sélection des parties prenantes  est l’une des premières phases de la préparation de la gestion de projet. Pour ce faire, vous devez d’abord comprendre le concept de partie prenante. Une partie prenante, au sens large, est un individu ou un groupe de personnes qui peut influencer ou être influencé par un projet. Les personnes travaillant sur un projet, les groupes de personnes ou d’organisations, ou même certaines parties de la communauté peuvent tous être considérés comme des parties prenantes. Une partie prenante peut être directement intéressée par le déroulement d’un projet, influencée par ses résultats ou en mesure d’influencer ses performances. Les parties prenantes peuvent être internes ou externes à l’organisation d’un projet, comme les clients, les créanciers, les associations ou les représentants de la communauté.

Il peut y avoir un petit nombre de parties prenantes ou un grand nombre de parties prenantes selon la taille et l’échelle d’un projet. Un projet peut faire partie du programme de travaux publics d’une ville ou d’un comté, et il peut inclure des milliers de personnes en tant que parti prenante. Il est important d’inclure une personne qui correspond à tous ces groupes lorsqu’on évalue qui est une partie prenante. Lorsque nous allons de l’avant avec la reconnaissance des parties prenantes, nous examinons l’environnement du projet et voyons qui peut avoir un impact et un effet sur le projet, ainsi que qui peut être influencé par son succès et ses résultats.

Alors, qu’est-ce que cela signifie d’être une partie prenante ? Les parties prenantes peuvent comprendre les personnes suivantes :

  • Le chef de projet, le manager et le personnel sont tous impliqués dans le projet.
  • Le client est (individu ou organisation)
  • Les fournisseurs de matières ou d’autres biens
  • Les associations d’employés
  • une ville, un village, ou toute autre zone géographique
  • Les associations de professionnels
  • Toute personne ou groupe affecté par le projet
  • Toute personne ou groupe en mesure d’aider ou d’entraver le déroulement du projet
  • Local ou international
  • Identification des parties prenantes

Nous avons maintenant clarifié le concept de partie prenante. L’étape suivante consiste à appliquer ce que vous avez appris à la question de savoir qui est une partie prenante. Cette question est posée lors de la méthode de reconnaissance des parties prenantes. La méthode d’identification de tous les partenaires du projet est connue sous le nom d’identité des parties prenantes. Il est important de reconnaître que toutes les parties prenantes n’auront pas le même impact ou le même contrôle sur un projet, et qu’elles ne seront pas impactées de la même manière. Il existe plusieurs méthodes pour identifier les parties prenantes d’un projet ; de plus, cette identification doit être effectuée de manière systématique et rationnelle afin de s’assurer qu’aucune partie prenante n’est oubliée. Pour ce faire, on peut examiner les parties prenantes au niveau opérationnel, régional, ou au niveau des processus ou des résultats du projet.

Une autre façon de classer les parties prenantes est d’examiner celles qui seront activement touchées par l’initiative, ainsi que celles qui le seront indirectement. Les membres de l’équipe de projet ou le client avec lequel le projet est réalisé sont des exemples de parties prenantes directement touchées. Un organisme adjacent ou des membres de la population locale peuvent être touchés indirectement. Les parties prenantes directement touchées ont souvent plus d’influence et d’effet sur un projet que celles qui sont touchées indirectement. Bien que ces informations soient générées et évaluées ultérieurement au cours du processus d’analyse des parties prenantes, il est essentiel de commencer à y réfléchir dès maintenant afin de pouvoir classer les parties prenantes de manière exhaustive.

Un registre des parties prenantes du projet devrait être l’un des résultats de la désignation des parties prenantes. C’est là que l’équipe de projet enregistre les adresses, numéros de contact, titres, organisations et autres détails pertinents de tous les membres. Il s’agit d’un mécanisme important pour la gestion des parties prenantes, et il peut aider l’équipe de projet à s’engager avec les parties prenantes d’une manière plus coordonnée.

Analyse des parties prenantes

Vous devriez avoir une liste complète de toutes les parties prenantes du projet maintenant que vous avez terminé le processus d’identification des parties prenantes. Si vous avez utilisé l’une des méthodes dont nous avons parlé, classez-les par zone géographique, par agence, par participation au projet, ou selon qu’elles sont directement ou indirectement affectées par le projet. Bien que l’analyse individuelle des parties prenantes soit terminée, ces regroupements sont utiles pour décider du degré d’information nécessaire dans ce processus.

La méthode d’examen des parties prenantes nécessite un examen minutieux de chaque partie prenante afin de recueillir des détails plus précis sur leur influence, leur participation, leurs besoins de contact et leurs priorités. S’agit-il d’une partie prenante bien organisée ? S’agit-il d’un groupe bien coordonné ? S’agit-il d’un projet qu’ils favorisent ou auquel ils s’opposent ? Quelle est leur force ou leur influence ? Veulent-ils être contactés par téléphone ou par courriel ? Dans quelle mesure le faites-vous ? Quelle est la motivation de cette partie prenante pour participer à ce projet ? Voilà le genre d’interrogations auxquelles il faut répondre afin de fournir un examen complet. Pour rassembler toute cette matière, on utilise généralement une carte ou un tableau, avec les noms des parties prenantes affichés un par ligne et une liste de titres de colonnes répondant aux types de questions posées ci-dessus.

Souvent, l’équipe de projet développe l’analyse des parties prenantes en ajoutant des informations supplémentaires à chaque entrée du registre des parties prenantes. Il est suggéré que ces registres soient conservés séparément et qu’une analyse des parties prenantes soit menée indépendamment du registre. L’analyse peut inclure des informations qui ne doivent pas être mises à la disposition de toutes les parties de la même manière que le registre. L’analyse des parties prenantes comprend, en plus des détails généraux trouvés dans le registre des parties prenantes.

Gestion des parties prenantes

La gestion des parties prenantes est l’endroit où vous allez mettre à profit toutes les données que vous avez recueillies et élaborer un plan pour traiter avec les parties prenantes. Une mauvaise gestion des parties prenantes peut facilement faire échouer un projet, quels que soient la planification et l’engagement dont vous faites preuve. C’est une partie importante de la mise en œuvre et de la finalisation d’un projet. La communication est un aspect essentiel de la gestion des parties prenantes.

Comprendre qui veut quelles connaissances et où et dans quelle mesure ils en ont besoin est la base de la gestion des parties prenantes. Il y aura des personnes favorables à l’initiative ainsi que d’autres qui s’y opposent ou qui font face à des défis pour sa réalisation. Votre approche de l’engagement des parties prenantes doit viser à conserver le soutien de ceux qui sont en faveur de l’initiative tout en gagnant ou au moins en minimisant les menaces auxquelles ils peuvent être confrontés.

Dans le processus d’analyse des parties prenantes, les questions que vous avez posées et auxquelles vous avez répondu au sujet de chaque partie prenante ont servi de feuille de route sur la manière de communiquer avec elles et de répondre à leurs besoins spécifiques. Le chef de projet élaborera un plan pour s’engager et collaborer avec une partie prenante afin de faire progresser le projet en décidant de son influence et de son acceptation ou de sa condamnation du projet. Certaines parties prenantes peuvent ne nécessiter aucun contact ou conversation, tandis que d’autres peuvent exiger une communication continue. Ces techniques sont développées et mises en œuvre par la gestion des parties prenantes. Si une partie prenante s’oppose à une proposition, il est possible qu’elle souhaite une plus grande implication ou sensibilisation, et le gestionnaire de projet doit collaborer avec elle pour obtenir son approbation.

Les chances de succès d’un chef de projet peuvent être considérablement améliorées en identifiant ce qu’est une partie prenante et en utilisant une approche rigoureuse et structurée de l’identification, de l’analyse et de la gestion des parties prenantes. La gestion des parties prenantes devient de plus en plus compliquée au fur et à mesure que les programmes deviennent plus complexes et impliqués. Il est possible de perdre la trace ou de négliger les acteurs clés du projet, et les chefs de projet qui n’utilisent pas correctement ces systèmes et ressources perdront leur capacité à s’engager efficacement avec les parties prenantes de la manière requise pour garantir un bon projet.