Quelle que soit la taille du projet, les descriptions de poste doivent être clairement définies. Qu’il s’agisse d’une équipe de 5 personnes ou d’une collaboration internationale, chacun doit comprendre son rôle : les tâches et les activités que chacun doit accomplir. Une façon de définir le rôle de chaque membre de l’équipe est d’utiliser une matrice RACI. Exemple de matrice d’attribution des responsabilités, elle montre les dépenses au niveau le plus bas du travail dans le but de gérer le coût et la durée. Il s’agit d’un système graphique qui illustre l’objectif de la tâche et l’action requise pour chaque personne. Cela permet de réduire la confusion sur les attentes, ce qui augmente l’efficacité du projet. Dans ce contexte, les décisions sont prises plus rapidement, la responsabilité est claire et la charge de travail est répartie de manière égale. Mais attendez, est-ce que la matrice RACI est la panacée ? Je vous ferai savoir ce que pensent les professionnels de la gestion de projet. Mais d’abord…
Qu’est-ce que la matrice RACI ?
Le terme « RACI » est un acronyme qui représente les quatre catégories de responsabilités attribuées aux membres d’une équipe :
- R (Responsible) : responsable de la réalisation d’une tâche ou d’une action.
- A (Accountable) : responsable de l’approbation et de la validation d’une tâche ou d’une action.
- C (Consulted) : consulté pour recueillir des informations ou des conseils sur une tâche ou une action.
- I (Informed) : informé des résultats ou des décisions prises concernant une tâche ou une action.
La matrice RACI consiste en un tableau à deux dimensions, avec les activités ou tâches du projet en colonnes, et les rôles ou ressources en lignes. Chaque cellule du tableau indique la responsabilité associée au rôle pour une tâche donnée, en utilisant les codes R, A, C ou I.
Pourquoi utiliser une matrice RACI dans la gestion de projet ?
Clarifier les rôles et responsabilités
Le principal avantage de la matrice RACI est de fournir une représentation visuelle claire des rôles et responsabilités de chaque membre de l’équipe. En indiquant précisément qui fait quoi, elle contribue à éviter les confusions et les malentendus qui peuvent nuire à la réussite du projet.
Faciliter la communication et la collaboration
La matrice RACI permet également d’améliorer la communication au sein de l’équipe. En identifiant les personnes consultées et informées pour chaque tâche, elle favorise le partage d’informations et la collaboration entre les membres du groupe.
Gagner en efficacité
En répartissant clairement les tâches et en évitant les chevauchements ou les doublons, la matrice RACI permet d’optimiser le temps et les ressources disponibles pour mener à bien un projet.
Outils de gestion de projet recommandés
L’utilisation d’un logiciel de gestion de projet est l’une des meilleures méthodes pour contribuer au succès de la matrice RACI. Un outil de gestion de projet permettra aux équipes de suivre chaque étape du projet et de voir exactement quelles responsabilités incombent à chaque membre de l’équipe, quand elles sont censées être terminées et quand elles l’ont été réellement. Le logiciel de gestion de projet dispose d’outils de collaboration dans lesquels les membres de l’équipe peuvent rapidement se consulter et se mettre à jour concernant les étapes du projet. Les équipes peuvent agir et communiquer efficacement tout au long de chaque étape du projet. Cinq des meilleurs outils de gestion de projet sont énumérés ci-dessous. Ils permettent d’attribuer et de définir clairement les tâches afin d’éliminer toute confusion et de favoriser la réussite des projets.
Exemple de matrice RACI
Essayons de mieux comprendre la matrice RACI avec un exemple simplifié. John développe la fonction X du logiciel qui sera intégrée à la fonction Y du logiciel – développée par Jess. Mike est le chef de projet et Irina s’occupe du marketing. Pour la fonction X, John est responsable, Mike est responsable et Jess doit être consulté car sa fonction s’intégrera à celle de John. Enfin, Irina doit simplement être informée lorsque la tâche est terminée.
L’utilisation de la matrice RACI en gestion de projets
Que pensent les chefs de projet de la matrice RACI ?
Ça peut être déroutant.
Travailler avec cette matrice peut entraîner une certaine confusion quant aux actions requises : cet outil explique le rôle de chaque personne, mais la ou les actions nécessaires pour chaque rôle peuvent ne pas être claires.
Certains estiment qu’il n’est pas clair si le responsable ou le comptable planifie la tâche. Cela étant dit, vous pourriez envisager le RACI de cette manière – appliquer la matrice comme vous le jugez nécessaire. Vous choisissez si le responsable ou le redevable planifie la tâche.
Le rôle de consultation n’est pas clair. Le chef de projet et la personne consultée doivent décider si la personne consultée ne donnera des directives que lorsqu’on le lui demandera ou si elle en donnera lorsqu’elle le jugera approprié, et s’assurer que sa contribution est mise en œuvre.
Cela ne réglera pas le problème d’une équipe dysfonctionnelle
Les chefs de projet estiment que la matrice RACI ne corrigera pas une équipe dont le moral est mauvais. Pour que le RACI soit efficace, vous devez avoir une équipe qui n’a pas de problèmes. RACI n’est pas un outil qui répare une équipe dysfonctionnelle. Le RACI améliore le flux de communication dans un groupe cohésif.
Le responsable n’est-il pas responsable ?
On a l’impression que c’est le cas car il s’agit d’un rôle distinct, donc d’une personne différente. Pour réitérer, certains pensent que si le responsable et le redevable sont des personnes différentes, cela signifie que le responsable n’est pas responsable de ses actions. Une autre solution serait de faire le tri entre ces deux rôles.
Plus de confusion ou d’avantages ?
Selon la configuration de l’équipe de projet, la matrice RACI présente des variations et des alternatives. Les chefs de projet les critiquent parce qu’ils ont le sentiment que les variations et les alternatives tentent de compenser la conception originale de la matrice. Si elle avait été bien conçue, une seule version de la matrice suffirait. D’un autre côté, le fait de pouvoir choisir parmi les variations/alternatives signifie que la matrice est flexible aux besoins de l’équipe.
RACI est un outil qui permet d’organiser les membres de l’équipe en fonction de l’objectif du projet. Si certains aspects de RACI sont trop vagues, considérez cela comme une opportunité pour le chef de projet de penser en dehors de la « matrice », c’est-à-dire de la boîte, et d’adapter cet outil à son équipe – à condition que cela soit approprié.
Comment les chefs de projets ont utilisé RACI
Les professionnels du domaine en gestion de projets ont constaté qu’ils ont tiré profit de l’utilisation de la matrice RACI en suivant les 6 étapes suivantes :
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- Liste des tâches du projet
- Identifier les parties prenantes du projet
- Connaître le responsable et le responsable de chaque tâche ainsi que ses parties prenantes
- Au moins une partie prenante responsable de chaque tâche.
- Une seule partie prenante responsable
- La dernière étape comprend une discussion avec toutes les parties prenantes et sera expliquée dans la prochaine partie de cet article. Il s’agit de s’assurer que les parties prenantes comprennent leur rôle. Il s’ agit d’une utilisation recommandée de RACI pour les projets informatiques.
La matrice RACI est-elle adaptée pour les équipes de Scrum ?
Voici un exemple de la manière dont un chef de projet a utilisé RACI dans un contexte de Scrum. Pour atteindre l’objectif du projet, il a ajouté F à RACI : Faciliter les activités. Pour résumer, la personne ayant le rôle F, Facilitate, a organisé les activités pour le projet de Scrum comme illustré dans l’image ci-dessous. L’utilisation de RACI dans un contexte de mêlée a suscité une discussion intéressante entre les professionnels des chef de projet. Certains ont estimé que ce modèle permettrait de reconnaître un travail bien fait, ou de blâmer un travail mal exécuté, à une personne – ce qui aurait un impact sur la cohésion de l’équipe. Ce mode d’organisation aurait un impact sur les principes fondamentaux du Scrum – l’auto-organisation. Contre-arguments inclus, il faut considérer dans quelle mesure le RACI est appliqué. Pour utiliser le RACI à son plein potentiel, il est suggéré de trouver un équilibre entre des rôles et des responsabilités bien définis et la flexibilité d’une équipe qui s’organise elle-même. Cela est-il possible ?
Comment faire fonctionner RACI pour vous
Comme indiqué ci-dessus, ce type de matrice d’attribution des responsabilités est efficace. Pour savoir comment appliquer ce modèle, vous devez analyser, analyser, analyser ! L’équilibre est la clé de votre succès avec RACI. S’il y a trop ou pas assez de personnes dans chaque rôle, cela ralentit l’achèvement des tâches de votre projet ou même l’empêche. Pour utiliser RACI efficacement, assurez-vous d’avoir :
- Un responsable par tâche. Si vous en avez plus d’un, ce serait comme si plusieurs personnes conduisaient une voiture. Cela ne fonctionne pas ! S’il n’y a pas de conducteur, il sera difficile de faire avancer cette voiture – aucune décision ou action n’est prise dans le cadre du projet.
- Le bon nombre de personnes responsables. Trop de personnes affectées à la même tâche, et vous avez une excellente façon de perdre du temps. Vous risquez également d’avoir du travail en double. Si vous avez une tâche simple et rapide, le responsable pourrait aussi être le comptable
- Ne faites pas trop de consultations : cela pourrait ralentir l’achèvement de la tâche. Si vous devez consulter plusieurs personnes avant d’achever votre tâche, vous avez vous-même une autre perte de temps. Ou encore, des avis contradictoires sur la manière de mener à bien la tâche.
- Tenez les gens informés. Peut-être n’avez-vous pas besoin de consulter les gens, mais simplement de les mettre à jour. Assurez-vous d’avoir des personnes dans ce rôle, sinon vous pourriez avoir des problèmes liés à un manque de communication.
Comment trouver le bon équilibre avec la RACI ?
Faites en sorte que ce soit un effort de collaboration. Chacun doit être à l’aise avec chaque rôle qu’il joue avec ses homologues. En bref, améliorez la communication et l’efficacité avec la matrice RACI. Habitué à son potentiel, tout le monde y gagne. Vous cesserez de recevoir des informations inutiles, comme une abondance de courriels que vous n’aurez peut-être pas besoin de lire. Vous augmenterez également la satisfaction au travail grâce à des rôles clairement définis.
Explication de la matrice RACI en vidéo :
Récapitulatif
En résumé, il est évident qu’une équipe bien organisée est cruciale pour mener à bien un projet. Une matrice d’attribution des responsabilités est avantageuse, voire primordiale, pour y parvenir. La RACI s’est avérée bénéfique, mais elle présente aussi des inconvénients. Néanmoins, n’oubliez pas qu’avec tout outil de gestion de projet, il est essentiel de trouver celui qui fonctionne le mieux pour vous. J’espère que cet article a été bénéfique. Et maintenant, c’est à votre tour, j’aimerais avoir de vos nouvelles. Avez-vous utilisé le RACI ? Quelle a été votre expérience ?
