Les chefs de projet sont souvent chargés de fournir de nombreux reporting de projet, en plus de déléguer des tâches et de diriger des réunions. Pour transmettre les nombreuses facettes du développement du projet, ces aperçus de haut niveau et ces résumés de données cruciales sont fournis aux parties prenantes du projet et à la direction. Les reporting de projet se présentent sous différents formats et permettent de suivre toute une série d’informations, notamment les risques, le temps, l’état et la santé du projet.
Qu’est-ce qu’un reporting de projet ?
Les reporting de projet offrent une vue d’ensemble de haut niveau de ce qui se passe dans un projet, dans un format simple et facile à comprendre. De nombreux outils de gestion de projet offrent des options de reporting, mais la plupart des reporting de projet sont fournis sous forme écrite ou de présentation.
Pourquoi les reporting de projet sont-ils importants ?
Les reporting de projet permettent simplement de tenir les parties prenantes du projet au courant de l’état d’avancement du projet. Ils aident également les membres de l’équipe de projet à suivre et à traiter les problèmes, y compris ce qui les cause et comment les résoudre. Plus important encore, les reporting de projet permettent de déclencher la planification des prochaines étapes en fournissant une vue d’ensemble de la situation à un moment donné.
Exemples de reporting de projet
Reporting sur l’état du projet : Le reporting sur l’état d’avancement du projet est un reporting très courant et important qui fait le point sur la manière dont un projet progresse vers ses objectifs. Ce reporting fait le point sur les mises à jour générales, les problèmes émergents et les jalons.
Reporting de suivi du temps : Un reporting de suivi du temps d’un projet tire des données du temps suivi ou du temps saisi manuellement via le bureau ou une interface d’application pour le temps passé par les membres de l’équipe à travailler sur un projet. Ce type de reporting vous donne un aperçu immédiat et exploitable de la façon dont le temps est dépensé à chaque étape d’un projet, de sorte que vous pouvez faire des ajustements sur la capacité et apporter des améliorations. De nombreux reporting fournissent des visuels avec des informations et des mesures instantanées pour aider votre organisation à garder le contrôle des budgets et des coûts.
Reporting du tableau de bord du projet : Le reporting du tableau de bord du projet est un excellent résumé visuel pour toute personne demandant une mise à jour globale du projet. Ce reporting contient souvent des graphiques visuels indiquant le pourcentage d’achèvement des groupes de tâches, un indicateur de santé du projet, une analyse des risques et des liens vers des emplacements de fichiers importants du projet, voire vers d’autres reporting de projet. Certains outils logiciels de tableau de bord de projet vous permettent de partager le tableau de bord par e-mail et à l’écran lors des réunions d’avancement. Le reporting du tableau de bord du projet peut être personnalisé et flexible pour inclure exactement ce que vous voulez partager de manière simple.
Reporting sur les livrables du projet : Le reporting sur les livrables du projet est un bon résumé de tous les livrables du projet par ordre de priorité. Ce reporting comprend l’état de santé du produit livrable, le pourcentage d’avancement, ainsi que les dates de début et de fin de chaque produit livrable. La liste des éléments livrables peut être affichée dans une grille de défilement, une vue de Gantt ou une vue de calendrier.
Conseils pour créer des bons reporting de projet
- Déterminez l’objectif : comprenez l’objectif du reporting de projet et ce que l’on vous demande de transmettre.
- Connaissez le public : Pour qui créez-vous le reporting et que veulent-ils savoir sur le projet ?
- Choisissez un format de reporting : Choisissez s’il s’agira d’une présentation, d’un lien vers un fichier ou d’un document imprimé.
- Rédigez le reporting : Créez un brouillon de ce que vous préparez et relisez-le attentivement. Assurez-vous d’inclure tous les détails que vous souhaitez partager avec l’équipe, et contactez les chefs d’équipe pour combler les lacunes avant de finaliser le reporting.
- Pensez à la mise en page : Donnez au reporting une bonne structure et une mise en page efficace. Faites en sorte qu’il soit facile de repérer les informations les plus importantes en premier lieu lors d’un balayage, et listez les autres détails comme secondaires.
- Mettez en évidence le contenu clé : Si le reporting fait plus de quelques pages, créez une table des matières et des sous-titres pour en faciliter la consultation. Les lecteurs doivent pouvoir trouver rapidement les informations clés.
- Relisez : Utilisez un langage simple et facile à lire, exempt de fautes de grammaire, d’orthographe et de ponctuation.
Il faut de la pratique pour devenir bon dans la rédaction de reporting de projet utiles. Considérez chaque reporting comme une occasion d’apprendre en travaillant à l’élaboration d’un format et d’un degré de détail qui donnent aux parties prenantes les informations dont elles ont besoin pour faire les meilleurs choix. Il convient de solliciter les commentaires de vos collègues et d’intégrer les meilleures suggestions dans vos reporting tout en supprimant les informations inutiles.
