Un portefeuille de projets est un ensemble de projets, de programmes et de processus qui sont gérés ensemble et optimisés pour les objectifs financiers et stratégiques d’une organisation. Un portefeuille peut être géré au niveau fonctionnel ou organisationnel. Voici quelques explications sur la gestion de portefeuille de projets (GPP), un modèle et quels outils utiliser.
Qu’est-ce que la gestion de portefeuille de projets ?
La gestion de portefeuille de projets ne se limite pas à la gestion de plusieurs projets. Chaque portefeuille de projets doit être évalué en fonction de sa valeur commerciale et de son adhésion à la stratégie commerciale.
Le portefeuille doit être conçu pour atteindre un objectif ou un bénéfice commercial défini. Bob Buttrick, responsable de la gestion des projets, a résumé la situation en disant : « Diriger correctement chaque projet permet de s’assurer qu’il est bien fait. Diriger « tous les projets » avec succès garantira que nous réalisons les bons projets.
Si, au niveau de chaque projet, il est important de connaître les performances de chacun, l’impact de chaque projet sur le portefeuille est tout aussi important. Posez les questions suivantes :
- Chaque projet contribue-t-il à la réalisation globale du portefeuille ?
- Quelle est la performance de chaque projet ?
- Un projet aura-t-il un impact négatif sur d’autres projets à venir ?
- Quels sont les projets du portefeuille qui dépendent d’autres projets ?
- La bonne exécution de tous les projets produira-t-elle l’objectif ou le bénéfice souhaité ?
Le travail au niveau du portefeuille consiste à travailler avec le résumé ou les données clés. Il est important d’éviter la surcharge d’informations. Le détail de chaque projet doit être conservé au niveau de l’équipe de projet et géré par les gestionnaires de projet individuels. Les informations pertinentes doivent être regroupées et présentées à chaque niveau de l’organisation, le cas échéant. Au niveau du vice-président exécutif, vous êtes susceptible de fournir un résumé des performances, des progrès et une mesure des estimations par rapport aux coûts et aux résultats réels.
La plupart des systèmes de gestion de portefeuille de projets comportent un processus d’évaluation des projets. Ce processus est utilisé pour évaluer les projets à différents moments de leur cycle de vie. Au début de chaque étape, la partie responsable évalue l’analyse de rentabilité, en se demandant si elle est toujours pertinente et capable de réaliser les objectifs de l’organisation. Si la réponse est négative, le projet doit être arrêté. De cette manière, l’organisation peut s’assurer qu’elle reste concentrée sur la réalisation d’une stratégie, d’un objectif ou d’un autre avantage, et utiliser les ressources là où elles offriront le meilleur rendement.
La gestion du portefeuille de projets pose les questions suivantes :
- Faisons-nous les bonnes choses ?
- Les faisons-nous de la bonne manière ?
- Les faisons-nous bien ?
- En retirons-nous les avantages ?
Si la réponse à l’une de ces questions est non, une action immédiate est nécessaire pour remettre le portefeuille sur les rails.
Modèle de Gestion de portefeuille de projet
Suivez les progrès de votre équipe vers les objectifs principaux grâce à ce modèle de gestion de portefeuille de projets. Que vous planifiez des étapes importantes pour l’ensemble de l’entreprise, que vous mettiez en œuvre une nouvelle initiative ou que vous équilibriez une gamme de produits, ce modèle vous aidera à traduire vos objectifs de haut niveau dans les détails nécessaires à leur réalisation.
Définissez vos objectifs, puis décomposez-les en projets, tâches et calendriers. Suivez en temps réel l’appropriation, les mises à jour de l’état d’avancement et les progrès réalisés au fur et à mesure que le travail est accompli.
Quels outils pour la gestion de portefeuille de projets
Lors de la sélection d’un outil de gestion de portefeuille de projets, les organisations doivent utiliser des critères basés sur les besoins identifiés et les objectifs organisationnels. Il est conseillé de commencer petit, en introduisant les aspects de la gestion de portefeuille un élément à la fois. De nombreux outils commerciaux peuvent sembler écrasants au début, simplement en raison de la quantité de fonctionnalités qu’ils offrent.
Ce sont les principales caractéristiques d’un outil de gestion de portefeuille de projets :
- Processus ou méthodologie d’évaluation des projets
- Mesure des coûts et des bénéfices
- Rapport sur l’état d’avancement
- Communication des données critiques du projet, par exemple, un tableau de bord exécutif
- Planification des ressources et des capacités
Suivi des coûts et des bénéfices
Les outils de gestion de portefeuille de projets permettent à l’utilisateur, généralement des cadres ou des dirigeants de l’organisation, d’examiner le portefeuille, ce qui l’aide à prendre des décisions financières et commerciales pour les projets.
L’objectif de la gestion de portefeuille de projets est d’optimiser les résultats du portefeuille de projets afin d’obtenir les avantages souhaités par l’organisation.
