Le WBS est une technique efficace pour démarrer un projet et peut souvent décider de sa réussite. Par conséquent, les chefs de projet doivent apprendre à les maîtriser.
En effet, la gestion de projet est loin d’être simple et les chefs de projet doivent suivre le rythme du projet, gérer les ressources, les finances et les équipes (locales et distantes), et ils sont continuellement confrontés à des difficultés qui peuvent rapidement faire dérailler la réussite d’un projet. Il est facile de se sentir dépassé par tout cela.
La bonne nouvelle, c’est qu’il existe toute une série de techniques de gestion de projet pour aide à atteindre les objectifs comme le WBS.
Qu’est-que le WBS
WBS est l’acronyme de Work Breakdown Structure que le peut traduire en structure de découpage du travail. Il s’agit d un outil de gestion de projet qui organise les livrables et les activités d’un projet selon une hiérarchie. Elle fournit une représentation visuelle de tous les éléments livrables, tâches et sous-tâches du projet, garantissant que rien n’est oublié et facilitant la gestion du projet.
WBS est une excellente solution pour les projets compliqués comportant de multiples phases et activités, car il sépare tous les éléments livrables en sous-livrables gérables. Grâce à cette méthode, vous pouvez attribuer un budget et une estimation de temps à chaque livraison et vous assurer que les estimations correspondent au budget global.
Pourquoi utiliser le WBS en gestion de projet
Dans la gestion de projet, l’objectif fondamental du WBS est de décomposer les grands projets en tâches et sous-tâches plus petites et plus faciles à gérer afin d’assurer la réussite du projet. Il s’agit d’une approche fantastique pour s’assurer que chaque membre de l’équipe comprend ce dont il est responsable et ce que sont les produits livrables.
Voici quelques-uns des avantages de l’utilisation d’une structure de découpage du travail :
- Une meilleure planification. Les projets complexes sont difficiles à planifier du début à la fin, et il est facile de manquer quelque chose en cours de route. En visualisant la portée et en vous permettant de définir des délais précis, en vous assurant qu’aucune activité n’est manquée, et en comprenant les ressources nécessaires pour terminer le projet à temps et dans le respect du budget, la WBS le rend beaucoup plus gérable.
- L’allocation budgétaire est plus précise. Comme toutes les tâches sont clairement spécifiées, les chefs de projet peuvent plus facilement leur attribuer des prix précis, garantissant ainsi que les dépenses liées aux tâches ne dépassent pas le budget du projet.
- La visibilité est améliorée. Grâce au WBS , il est plus simple pour chacun de comprendre son rôle et de suivre l’évolution du projet, car il visualise l’ensemble des activités, des délais et des budgets.
- Il est désormais plus facile de suivre l’évolution du projet. Grâce au haut degré de visibilité, il est simple de tenir votre équipe et les parties prenantes au courant de tout. C’est également une excellente méthode pour repérer rapidement les goulets d’étranglement potentiels et veiller à ce que votre projet reste sur la bonne voie et respecte le budget.
Comment réaliser un WPS
L’utilisation d’un WBS efficace pour simplifier un projet est une excellente approche pour gagner du temps et de l’argent. D’un autre côté, elle peut être complexe et prendre beaucoup de temps, en particulier pour les initiatives à grande échelle.
En suivant les six étapes décrites ci-dessous, vous pourrez développer un WBS solide et vous assurer que rien ne passe à travers les mailles du filet.
1. Dressez la liste de toutes les tâches à accomplir.
Commencez par décomposer un projet et créez une liste complète de toutes les tâches qui doivent être accomplies en son sein. N’oubliez pas que cette tâche n’incombe pas uniquement au chef de projet ; demandez l’aide de toute votre équipe pour une séance de brainstorming ou de mind-mapping.
2. Établissez des groupes de tâches
Après avoir dressé une liste exhaustive des tâches, regroupez-les en fonction du calendrier ou du thème du projet. Déterminer quelles tâches sont affectées à quels groupes est spécifique au projet et doit être fait au cas par cas.
3. Établir des regroupements de tâches
L’étape suivante consiste à regrouper les clusters en lots de travail. On y parvient généralement en classant les lots de travaux dans une hiérarchie et en les désignant comme des en-têtes.
4. Diviser et conquérir les tâches
Il est temps de répartir les responsabilités une fois que vous avez établi tous les paquets de tâches. Assurez-vous que tous les membres de l’équipe affectée disposent des connaissances et du temps nécessaires à l’exécution de la mission.
5. Établissez les échéances des lots de tâches.
Les gestionnaires de projet doivent établir les dates de début et de fin après que les lots de travaux ont été identifiés et attribués aux parties concernées. Pour ce faire, il faut tenir compte de l’emplacement des priorités et de l’interconnexion éventuelle de certains lots de travaux.
6. Conservez une trace de la structure de découpage des tâches.
La documentation est l’étape finale de la construction d’un cadre de répartition des tâches. Elle peut être réalisée de différentes manières, en fonction du projet et de la dynamique de l’équipe. Les tableaux blancs, par exemple, constituent une excellente alternative pour les petites équipes travaillant sur le même lieu de travail. Dans le même temps, les équipes distantes ont besoin d’un accès en ligne aux informations pour s’assurer que chacun a une compréhension approfondie du projet.
