Il est passionnant d’appliquer ses compétences à de nouveaux projets et de collaborer avec de nombreux clients. Mais ça peut être une grande charge mentale si vous n’êtes pas correctement organisé.

Vous devez apprendre à hiérarchiser les missions afin de vous assurer que vos projets soient livrés à temps à vos clients.

Comment s’y prendre ?  La clé de la réussite pour un freelance réside dans le suivi et la gestion de tout vos projets clients. Vous serez plus efficace à long terme si vous faites preuve d’organisation et de méthode dans la façon dont vous suivez votre travail.

1. Communiquez avec votre client

Assurez-vous que vous et le client êtes sur la même longueur d’onde avant d’accepter un projet. Sachez ce que vous allez créer et pour quel prix, combien de temps cela va prendre et dans quelle mesure les deux parties peuvent s’adapter si les choses ne se passent pas comme prévu. Assurez-vous d’en parler et de le documenter dans votre contrat.

Il est aussi important d’être pédagogue avec votre client. Vous pouvez donner des exemples comme le portfolio de cette graphiste freelance pour montrer vos différentes réalisations et expliquer comment se déroule une mission type.

Il convient également de noter que cela ne se limite pas au début du projet. Attendez-vous à ce que les choses se passent différemment de ce que vous aviez prévu, alors soyez prêt.

2. Suivez chaque étapes de vos projets

Lorsque vous recevez une demande de mission, assurez-vous d’en garder la trace dès le début. Gardez une trace de tous vos projets actifs dans un seul document. Pour avoir une vue d’ensemble, vous devez être en mesure de tout voir en un seul endroit.

Voici les informations les plus importantes à inclure :

  • Le nom du client et du projet : Cela vous aidera à organiser votre travail, en particulier si vous travaillez sur plusieurs projets pour le même client.
  • Date de la demande initiale : Notez le jour du premier contact de chaque client pour chaque projet sur lequel vous travaillez afin de déterminer l’ordre dans lequel il est venu vous demander de l’aide.
  • Les estimations de début et de fin du projet : Vous devez estimer quelle part de votre temps vous voulez consacrer à cette activité sur une base hebdomadaire ou mensuelle.
  • Nombre d’heures par jour, par semaine ou par mois à accomplir : Notez le temps que vous réservez à chaque tâche en vous basant sur vos expériences de missions similaires que vous avez déjà effectuées.

Un document Google Sheet de base convient parfaitement à ce travail. Il vous permet de diviser et de modifier les données, de les trier selon divers critères et de les transférer rapidement entre les équipes. Une fois que vous avez fini de rendre ce document fluide et prêt à l’emploi, vérifiez-le chaque jour. En préparant vos plannings quotidiens, vous aurez une vision plus globale de ce qui doit être fait.

Peut-être que certaines missions sont plus importantes. Élaborez votre propre stratégie pour décider quelles tâches doivent avoir la priorité sur les autres.

3. Listez toutes vos tâches quotidiennes

Maintenant que vous avez documenté les grandes lignes de vos tâches, vous devez créer une liste de choses à faire au quotidien. Lorsque vous avez un projet, divisez-le en autant de tâches distinctes que possible. Tout ce qui figure sur cette liste doit être clairement réalisable et organisé selon un calendrier indiquant ce qui doit être fait et quand. Pour vous simplifier la tâche,

Conservez une trace de ce que vous faites chaque heure dans un journal. Il est facile de se laisser absorber par un projet et de perdre le fil du temps consacré à chaque activité. Cependant, si vous faites preuve d’intention dans l’utilisation de votre temps, vous en tirerez profit dans vos projets actuels et futurs.

Par exemple, si vous êtes au milieu d’un projet et que vous vous rendez compte que vous y consacrez trop de temps, vous pouvez le réduire à une charge plus gérable ou négocier du temps supplémentaire avec un client. Disposer de ces informations pour les projets précédents peut également vous aider à suivre les clients et les travaux qui offrent le meilleur retour sur investissement.

Il existe une pléthore de logiciels de time tracking de nos jours. La mise en place de ce type d’organisation prend du temps. Mais c’est un investissement qui vous aidera à appliquer ce que vous avez appris d’un projet à l’autre. Cela vous aidera à devenir un freelance plus efficace.