Face à une montagne de tâches à accomplir, comment rester productif, organisé et être au top de sa performance ? La méthode GTD est la réponse parfaite à cette question ? Mais qu’est-ce que c’est exactement ? En quoi contribue-t-elle ? Quels sont les avantages et les limites de son application ? Comment la mettre en œuvre ? Tour d’horizon sur les principes fondamentaux de cette méthode et comment celle-ci peut transformer votre approche de la productivité.
Qu’est-ce que la méthode GTD ou Getting Things Done ?
Développée en 2001 par David Allen, consultant américain en management et spécialiste de la productivité, la méthode GTD ou Getting Things Done désigne, en français, l’art de faire en sorte que les choses soient faites. Ici, l’optimisation de votre organisation personnelle ne repose pas sur les outils que vous allez utiliser, mais bien du fait d’intégrer tous les éléments constituant le processus, y compris, ceux qui peuvent paraître totalement superflus au début.
La méthode GTD est en réalité une stratégie ou un système de gestion du temps et des tâches conçu pour améliorer la productivité. Très populaire et appréciée dans le milieu du travail, elle vous aide à jongler entre vos tâches tout en réorganisant celles à venir afin que rien ne vous échappe. Non seulement elle est très simple à mettre en œuvre, mais elle produit surtout des résultats concrets.
En effet, pour une meilleure efficacité et pour assurer le bon déroulement de vos missions ou projets, les tâches d’envergure sont divisées en plus petites tâches, pour lesquelles il faudra fixer des délais concrets à respecter. Il vous suffira ensuite d’effectuer une révision régulière de vos listes afin de garantir une bonne vue d’ensemble de toutes les tâches et de tous les projets à exécuter, de détecter les failles de votre système et de procéder à des améliorations.
En tant que telle, la méthode Getting Things Done est particulièrement efficace pour les entreprises ou équipes qui gèrent de multiples projets ou encore qui se sentent submergées par des tâches à réaliser. Ainsi, en plus de vous permettre de maîtriser votre flux de travail, elle vous aide à atteindre plus facilement vos objectifs tout en vous allégeant des charges mentales et éliminant le stress.
Quels sont les avantages et points forts de la méthode GTD ?
L’application de la méthode GTD (Getting Things Done) présente de nombreux avantages, en particulier dans des environnements professionnels exigeants. Outre la libération mentale et la réduction du stress, elle vous permet de travailler de manière efficace, car vous savez toujours quoi faire lorsqu’une tâche est accomplie. En termes d’organisation, vous êtes bien parés. Vous pouvez donc facilement prioriser les actions et vous concentrer sur celles qui sont les plus importantes. Par conséquent, vous passer moins de temps à décider quoi faire, mais au contraire, plus de temps à agir.
Solution flexible, chaque employé et équipe au sein de votre entreprise peut utiliser la méthode manière personnalisée, c’est-à-dire en fonction de ses besoins et préférences. Par ailleurs, il est possible de l’adapter à différents types d’outils, que ce soit des applications, des tableaux physiques ou même des carnets de notes.
Structurée clairement, la méthode GTD vous permet d’exploiter efficacement votre temps libre grâce aux nombreuses listes et questions directrices. Cela vous évitera des allées et venues non productives et sans queue ni tête entre les différentes tâches.
À la différence des autres méthodes de gestion de temps et de tâches, le système Getting Things Done vous donne plus de liberté au quotidien. Vous n’avez donc pas de plan journalier ou hebdomadaire à suivre. Chacun décide plutôt de l’ordre dans lequel il souhaite exécuter ses tâches.
Et ses limites et inconvénients ?
Bien que la méthode GTD offre de nombreux avantages, elle n’est pourtant pas sans limites. Elle peut d’ailleurs ne pas convenir à tous les profils d’utilisateurs, car elle peut sembler complexe à mettre en place, surtout pour ceux qui ne sont pas habitués à des systèmes de gestion des tâches. En outre, certains peuvent la trouver trop structurée ou encore difficile à intégrer à leur routine quotidienne.
Entre le fait de devoir capturer, clarifier, organiser, réviser, puis agir sur chaque tâche peut paraître fastidieux au début. Qui plus est, elle demande une organisation rigoureuse et constante, qui peut vous faire tomber dans le piège de passer trop de temps à mettre en œuvre et à gérer le système lui-même plutôt qu’à exécuter les tâches.
Si sa flexibilité sans limites est un de ses points forts, cela est également un de ses points négatifs. La raison est que certains utilisateurs peuvent avoir du mal à s’y adapter. De plus, si vous ou votre équipe êtes confrontés à des situations imprévues qui nécessitent une réponse rapide, la méthode Getting Thing Done peut sembler trop rigide, surtout dans ces moments où vous n’avez pas le temps de passer par toutes les étapes.
Méthode GTD : quelles sont les étapes pour s’organiser efficacement ?
Comme la méthode Getting Things Done se résume en une succession d’actions, sa réussite repose sur 5 étapes majeures : la collecte, le traitement, l’organisation, la révision et l’exécution.
Étape 1. Collecter les tâches, projets ou idées
Dans cette première phase, vous allez dresser de manière exhaustive une liste des tâches que vous devez réaliser. Pas besoin de les classer ou de les hiérarchiser. Notez juste tout ce qui vous vient à l’esprit. Le but est en effet de libérer votre esprit du poids occupé par tout ce que vous devez faire, mais également d’avoir à votre portée un seul lieu de collecte.
Comme le souligne David Allen, le cerveau humain n’est pas fait pour stocker des informations, mais pour les traiter, regroupez ainsi toutes vos notes, post-it, agendas, mémos, papiers, lettres, invitations, etc., et listez tous ces éléments sur un support. En outre, en collectant toutes les tâches et informations dans une boîte de réception par exemple, vous libérez votre esprit, ce qui vous permettra de mieux vous concentrer sur la tâche en cours.
Étape 2. Traiter les données pour en faire des actions
C’est à ce stade que vous allez commencer à traiter toutes les données que vous avez préalablement collectées dans votre boîte d’entrée. Une fois que vous avez listé toutes les tâches en suspens, vous allez les clarifier, c’est-à-dire définir l’action à mener avec chacune d’entre elles. Pour ce faire, posez-vous les questions suivantes :
- Une action est-elle nécessaire pour l’exécution de cette tâche ?
- Cette tâche est-elle prioritaire ?
Si la réponse est oui, demandez-vous si :
- Cette tâche est rapide à réaliser (moins de 2 minutes). Dans ce cas, effectuez-la immédiatement.
- Vous devez la réaliser vous-même. Si ce n’est pas le cas, alors déléguez-la. Si oui, planifiez-la.
- C’est une tâche longue à réaliser et qu’il y a une ou plusieurs actions à accomplir. Si tel est le cas, alors vous devez planifier sa réalisation et passer à l’étape organisation.
Si la réponse est non, alors 3 actions sont possibles :
- Supprimer la tâche ou l’idée. Il n’y a donc pas d’action à prévoir ;
- Reporter la tâche et prévoir de la réaliser un jour peut-être ;
- Conserver et archiver pour référence.
Étape 3. Organiser les tâches et mettre en place un plan d’action
Les deux premières étapes terminées, il est temps d’orchestrer la suite des événements et d’établir un plan d’action. Pour ce faire, archivez ou mettez en stand-by les tâches qui ne nécessitent aucune action ou pour lesquelles rien n’est possible de faire actuellement. Cependant, si la tâche en question prend moins de 2 minutes, alors faites-la sur le champ.
A contrario, passez tout de suite à la planification et l’organisation de sa réalisation. Cela en gardant vos objectifs finaux ou les résultats escomptés en vue. Si vous devez la reporter, définissez une date de réalisation cohérente avec votre charge de travail et l’éventuelle échéance fixée. Si vous la déléguez, choisissez la bonne personne pour exécuter la mission et informez-la des tenants et aboutissants pour que la réalisation soit correctement et efficacement effectuée. Lors de la planification, orchestrez tout en mode projet si besoin, avec différentes sus-tâches et mettez en place un suivi régulier.
Durant cette phase, il convient de hiérarchiser et de prioriser les tâches et projets dont l’exécution demande plus de deux minutes. En conséquence, créez différentes listes pour classer vos éléments, notamment :
- À faire un jour ou peut-être : les tâches et projets non urgents, mais intéressants.
- À conserver pour référence : les tâches qui ne nécessitent pas d’actions, donc à garder pour information.
- Éléments en attente : les informations complémentaires nécessaires ou réponses en attente.
- Projets à réaliser : ensemble des tâches qui nécessitent plusieurs actions.
- Prochaines actions : une to-do list détaillée pour chaque projet.
Conseils d’expert : notez dans votre calendrier vos rendez-vous ainsi que les deadlines de vos projets. Planifiez ce qui peut l’être, puis précisez les tâches et les sous-tâches. Ensuite, effectuez le suivi de l’exécution des tâches. À noter que si une action n’est pas utile et pas prioritaire, mettez-la à la corbeille. Si vous décidez de déléguer une tâche, pensez à faire un suivi en temps réel de la tâche (qui la réalise, délai, progression, finalisation). Cela vous permettra non seulement d’alléger votre charge mentale, mais aussi de ne rien oublier.
Étape 4. Réviser les actions
Cette étape consiste à faire un point sur les tâches et leur avancement. Si des tâches et des projets peuvent être terminés, d’autres se rajoutent aussitôt à vos listes. De ce fait, mettez vos listes et calendriers à jour, car la méthode Getting Things Done n’est pas un système figé. Faites régulièrement des points sur où vous en êtes, surtout pour les gros projets et ceux qui sont réalisés par plusieurs personnes.
De la même manière, passez régulièrement vos listes en revue. Cela est indispensable pour vous assurer que tout soit réalisé dans les délais impartis. Ainsi, organisez vos tâches, deadlines et rendez-vous afin de disposer d’une meilleure vue d’ensemble de ce que vous avez à faire. Parce que vous ne pourrez vous concentrer pleinement sur vos tâches en cours sans vous inquiéter d’avoir oublié tel ou tel rendez-vous, ou les délais, assurez de toujours mettre votre système à jour.
Pour plus d’efficacité, consultez votre calendrier plusieurs fois par jour et contrôlez vos listes au moins une fois par jour afin de sélectionner votre tâche suivante. Pensez également à vider votre corbeille d’entrées chaque jour.
Étape 5. Exécuter les tâches
L’étape finale de la méthode GTD est l’action. Votre planning et priorités définies dans vos listes, vous êtes maintenant prêt à passer à l’exécution des tâches. Cette phase consiste en fait à optimiser votre efficacité au travail en agissant en fonction des options que vous avez choisies dans les étapes précédentes.
Cependant, pour être efficace, il est crucial de savoir par où vous allez commencer et dans quel ordre vous allez effectuer les tâches. Pour ce faire, vous devez prendre en compte quatre critères de décision, notamment :
- Le contexte dans lequel vous êtes. Cela peut s’agir de votre bureau, du transport ou de votre domicile. Faites ainsi plusieurs listes courtes et contextuelles en fonction de la situation dans laquelle vous vous trouvez.
- Du temps disponible et planifiez votre journée en conséquence. Vous pouvez par exemple caler certaines tâches entre deux réunions ou lors de vos temps morts. En agissant comme tel, vous allez maximiser votre temps et accomplir le plus de tâches possible.
- Du niveau d’énergie à l’instant T. Certaines tâches demandent en effet plus de concentration et d’énergie que d’autres.
- De la priorité de la tâche à réaliser. En déterminant vos priorités et en identifiant les tâches importantes ou celles dont l’échéance approche, vous pourrez vous concentrer sur celles qui ont une importance critique, ce qui vous évite d’être distrait par les tâches moins urgentes.
