Kanban, également orthographié « kamban » en japonais, se traduit par « panneau d’affichage » (« signboard » en chinois) qui indique « la capacité disponible (pour travailler) » . Le kanban est un concept lié à la production allégée et juste à temps (JAT), où il est utilisé comme un système de planification qui vous dit quoi produire, quand le produire et combien en produire.
D’où vient le Kanban ? – Une brève histoire du Kanban
Tout a commencé au début des années 1940. Le premier système Kanban a été développé par Taiichi Ohno (ingénieur industriel et homme d’affaires) pour Toyota automotive au Japon. Il s’agissait d’un système de planification simple, dont le but était de contrôler et de gérer de manière optimale le travail et les stocks à chaque étape de la production.
L’une des raisons principales du développement du Kanban était la productivité et l’efficacité insuffisantes de Toyota par rapport à ses concurrents automobiles américains. Avec le Kanban, Toyota a mis en place un système de contrôle de la production en flux tendu, souple et efficace, qui a permis d’accroître la productivité tout en réduisant les stocks de matières premières, de produits semi-finis et de produits finis, qui sont très coûteux.
A contrôle idéalement toute la chaîne de valeur, du fournisseur au consommateur final. Il permet ainsi d’éviter les ruptures d’approvisionnement et le surstockage des marchandises à différents stades du processus de fabrication. Le Kanban exige un contrôle continu du processus. Une attention particulière doit être accordée pour éviter les goulots d’étranglement qui pourraient ralentir le processus de production. L’objectif est d’atteindre un débit plus élevé avec des délais de livraison plus courts. Au fil du temps, le Kanban est devenu un moyen efficace dans divers systèmes de production.
Si le kanban a été introduit par Taiichi Ohno dans l’industrie manufacturière, c’est David J. Anderson qui a été le premier à appliquer le concept aux technologies de l’information, au développement de logiciels et au travail de connaissance en général en 2004. David s’est appuyé sur les travaux de Taiichi Ohno, Eli Goldratt, Edward Demmings, Peter Drucker et d’autres pour définir le kanban avec des concepts tels que les systèmes de traction, la théorie des files d’attente et le flux. Son premier livre sur le Kanban – « Kanban : Successfully Evolutionary Change for your Technology Business », publié en 2010, est la définition la plus complète de la méthode Kanban pour le travail de connaissance.
Qu’est-ce que la méthode Kanban ?
La méthode Kanban est une méthode agile qui vise l’amélioration continue, la flexibilité dans la gestion des tâches et l’amélioration du workflow. Grâce à cette approche illustrative, l’avancement de l’ensemble du projet peut être facilement compris en un coup d’œil.
Kanban a été utilisé dans le secteur manufacturier pour contrôler les stocks tout au long de la chaîne d’approvisionnement, selon une pratique appelée fabrication en flux tendu. Dans le développement de logiciels, la méthodologie Kanban adapte le même concept en veillant à ce que la quantité de travail requise corresponde aux capacités de travail de l’équipe.
Les 4 principes fondamentaux de la méthodologie Kanban
Les quatre principes sont présentés ci-dessous :
- Commencez par ce que vous faites maintenant : La méthode Kanban (ci-après dénommée « Kanban ») met fortement l’accent sur le fait de ne pas apporter de changement à votre installation ou processus existant dans l’immédiat. Le Kanban doit être appliqué directement au flux de travail actuel. Tout changement nécessaire peut être apporté progressivement sur une période donnée, à un rythme qui convient à l’équipe.
- Acceptez de procéder à des changements progressifs et évolutifs : Le Kanban vous encourage à effectuer de petits changements progressifs plutôt que des changements radicaux qui pourraient entraîner une résistance au sein de l’équipe et de l’organisation.
- Dans un premier temps, respectez les rôles, les responsabilités et les intitulés de poste actuels : Contrairement à d’autres méthodes, le Kanban n’impose pas de changements organisationnels par lui-même. Il n’est donc pas nécessaire d’apporter des changements aux rôles et fonctions existants qui pourraient bien fonctionner. L’équipe identifiera et mettra en œuvre, en collaboration, les changements nécessaires. Ces trois principes aident les organisations à surmonter la résistance émotionnelle typique et la peur du changement qui accompagnent généralement toute initiative de changement dans une organisation.
- Encouragez les actes de leadership à tous les niveaux : Le Kanban encourage l’amélioration continue à tous les niveaux de l’organisation et précise que les actes de leadership ne doivent pas nécessairement émaner uniquement des cadres supérieurs. Les personnes à tous les niveaux peuvent fournir des idées et faire preuve de leadership pour mettre en œuvre des changements afin d’améliorer continuellement la façon dont elles fournissent leurs produits et services.
6 Pratiques de base de la méthode Kanban
Visualisez le déroulement du travail :
C’est la première étape fondamentale pour adopter et mettre en œuvre la méthode Kanban. Vous devez visualiser – sur un tableau physique ou un tableau électronique de Kanban – les étapes du processus que vous utilisez actuellement pour fournir votre travail ou vos services. En fonction de la complexité de votre processus et de votre mix de travail (les différents types d’éléments de travail sur lesquels vous travaillez et que vous fournissez), votre tableau Kanban peut être très simple à très élaboré. Une fois que vous avez visualisé votre processus, vous pouvez alors visualiser le travail que vous et votre équipe effectuez actuellement.
Cela peut se faire sous la forme d’autocollants ou de cartes de différentes couleurs pour indiquer les différentes classes de service ou simplement les différents types d’éléments de travail. (Dans SwiftKanban, les couleurs signifient les différents types de travaux !) Si vous pensez que cela peut être utile, votre tableau de Kanban peut avoir différents couloirs de nage, un pour chaque classe de service ou pour chaque type de travaux. Toutefois, pour simplifier les choses, vous pouvez aussi, dans un premier temps, n’avoir qu’un seul couloir de nage pour gérer tout votre travail – et modifier le tableau par la suite.
Limitez le nombre de travaux en cours (WIP)
La limitation des travaux en cours est fondamentale pour la mise en œuvre du Kanban – un système de « traction ». En limitant le travail en cours, vous encouragez votre équipe à terminer d’abord le travail en cours avant d’entreprendre un nouveau travail. Ainsi, les travaux en cours doivent être achevés et marqués comme tels. Cela crée une capacité dans le système, de sorte que les nouveaux travaux peuvent être repris par l’équipe. Au départ, il n’est pas toujours facile de décider des limites de votre TEC. En fait, vous pouvez commencer sans limites de TEC. Le grand Don Reinertsen suggère (il l’a fait lors d’une des conférences sur le Kanban Lean) que vous pouvez commencer sans limites de TEC et simplement observer le travail initial en cours lorsque votre équipe commence à utiliser le Kanban. Une fois que vous avez suffisamment de données, définissez des limites d’encours pour chaque étape du flux de travail (chaque colonne de votre tableau Kanban) comme étant égales à la moitié de l’encours moyen.
En règle générale, de nombreuses équipes commencent avec une limite d’encours de travail de 1 à 1,5 fois le nombre de personnes travaillant à une étape spécifique. Limiter l’encours de travail et placer les limites d’encours de travail sur chaque colonne du tableau n’aide pas seulement les membres de l’équipe à terminer ce qu’ils font avant d’entreprendre de nouvelles tâches – mais cela permet également de communiquer au client et aux autres parties prenantes que la capacité de travail de toute équipe est limitée – et qu’ils doivent planifier soigneusement le travail qu’ils demandent à l’équipe de faire.
Gérer le flux :
la gestion et l’amélioration du flux est le point essentiel de votre système Kanban après avoir mis en œuvre les 2 premières pratiques. Un système Kanban vous aide à gérer le flux en mettant en évidence les différentes étapes du flux de travail et le statut du travail à chaque étape. En fonction de la définition du flux de travail et des limites de l’encours de travail, vous observerez soit un flux régulier dans les limites de l’encours de travail, soit une accumulation de travail lorsque quelque chose est bloqué et commence à bloquer la capacité. Tout cela a une incidence sur la rapidité avec laquelle le travail se déroule du début à la fin du flux de travail (certains appellent cela le flux de valeur). Le Kanban aide votre équipe à analyser le système et à faire des ajustements pour améliorer le flux de manière à réduire le temps nécessaire à la réalisation de chaque travail.
Un aspect essentiel de ce processus d’observation de votre travail et de résolution/élimination des goulots d’étranglement consiste à examiner les étapes intermédiaires d’attente (les étapes intermédiaires « Fait ») et à voir combien de temps les éléments de travail restent dans ces « étapes de transfert ». Comme vous l’apprendrez, la réduction du temps passé dans ces étapes d’attente est la clé de la réduction du temps de cycle. Au fur et à mesure que vous améliorez le flux, l’exécution du travail de votre équipe devient plus fluide et plus prévisible. À mesure qu’elle devient plus prévisible, il devient plus facile pour vous de prendre des engagements fiables envers votre client quant au moment où vous aurez terminé le travail que vous effectuez pour lui. L’amélioration de votre capacité à prévoir les délais d’exécution de manière fiable est un élément important de la mise en œuvre d’un système Kanban !
Rendre les politiques de processus explicites :
Dans le cadre de la visualisation de votre processus, il est logique de définir et de visualiser explicitement vos politiques (règles ou lignes directrices de processus) pour la façon dont vous effectuez le travail que vous faites. En formulant des lignes directrices explicites, vous créez une base commune permettant à tous les participants de comprendre comment effectuer n’importe quel type de travail dans le système. Les politiques peuvent être au niveau du conseil d’administration, au niveau du couloir de nage et pour chaque colonne, elles peuvent être une liste de contrôle des étapes à suivre pour chaque type de travail, des critères d’entrée et de sortie pour chaque colonne, ou tout ce qui peut aider les membres de l’équipe à bien gérer le flux de travail au sein du conseil d’administration. Parmi les exemples de politiques explicites, on peut citer la définition du moment où une tâche est terminée, la description des voies ou colonnes individuelles, qui tire quand, etc. Les politiques doivent être définies de manière explicite et visualisées généralement au sommet du tableau et sur chaque voie et colonne.
Mettre en place des boucles de rétroaction :
Les boucles de rétroaction font partie intégrante de tout bon système. La méthode Kanban vous encourage et vous aide à mettre en place des boucles de rétroaction de différentes sortes – étapes de révision dans le flux de travail de votre tableau Kanban, mesures et rapports et une série de repères visuels qui vous fournissent un retour d’information continu sur l’avancement du travail – ou l’absence de celui-ci – dans votre système. Bien que le mantra « échouez vite, échouez souvent » ne soit pas compris intuitivement par de nombreuses équipes, l’idée d’obtenir un retour d’information à un stade précoce, en particulier si vous êtes sur la mauvaise voie dans votre travail, est cruciale pour livrer le bon travail, le bon produit ou le bon service au client dans les plus brefs délais. Les boucles de rétroaction sont essentielles pour garantir cela.
Améliorez la collaboration, évoluez expérimentalement :
La méthode Kanban est un processus d’amélioration évolutif. Elle vous aide à adopter de petits changements et à vous améliorer progressivement à un rythme et une taille que votre équipe peut facilement gérer. Elle encourage l’utilisation de la méthode scientifique – vous formez une hypothèse, vous la testez et vous apportez des changements en fonction du résultat de votre test. En tant qu’équipe appliquant les principes Lean/Agile, votre tâche principale consiste à évaluer constamment votre processus et à l’améliorer continuellement, si nécessaire et si possible.
L’impact de chaque changement que vous effectuez peut être observé et mesuré en utilisant les différents signaux que votre système Kanban vous fournit. Grâce à ces signaux, vous pouvez évaluer si un changement vous aide à vous améliorer ou non, et décider de le conserver ou d’essayer autre chose. Les systèmes Kanban vous aident à collecter de nombreuses données sur les performances de votre système – soit manuellement, si vous utilisez un tableau physique, soit automatiquement, si vous utilisez un outil tel que SwiftKanban. En utilisant ces données et les mesures qu’elles vous aident à générer, vous pouvez facilement évaluer si vos performances s’améliorent ou diminuent, et modifier votre système si nécessaire.
Le Kanban est un système de gestion du changement évolutif et non perturbateur. Cela signifie que le processus existant est amélioré par petites étapes. En mettant en œuvre de nombreux changements mineurs (plutôt qu’un grand changement), le risque pour l’ensemble du système est réduit. L’approche évolutive du Kanban entraîne peu ou pas de résistance de la part de l’équipe et des acteurs concernés.
La première étape de l’introduction du Kanban consiste à visualiser le flux de travail. Cela se fait sous la forme d’un tableau Kanban composé d’un simple tableau blanc et de notes ou cartes autocollantes. Chaque carte du tableau représente une tâche.
Dans un modèle de tableau Kanban classique, il y a trois colonnes, comme le montre l’image ci-dessus :
- Cette colonne énumère les tâches qui ne sont pas encore commencées. (alias « backlog »)
- Comprend les tâches en cours.
- Comprend les tâches qui sont achevées.
Cette simple visualisation permet à elle seule une grande transparence sur la répartition du travail ainsi que sur les éventuels goulets d’étranglement existants. Bien sûr, les tableaux Kanban peuvent montrer des flux de travail élaborés en fonction de la complexité du travail et de la nécessité de visualiser et d’examiner des parties spécifiques du flux de travail pour identifier les goulets d’étranglement afin de les supprimer.
Le concept de FLOW
Au cœur du Kanban se trouve le concept de « flux ». Cela signifie que les cartes doivent circuler dans le système aussi régulièrement que possible, sans longs temps d’attente ni blocages. Tout ce qui entrave le flux doit faire l’objet d’un examen critique. Le kanban comporte différentes techniques, mesures et modèles, et si ceux-ci sont appliqués de manière cohérente, il peut conduire à une culture d’amélioration continue (kaizen).
Le concept de flux est essentiel et en mesurant les mesures de flux et en travaillant à les améliorer, vous pouvez améliorer considérablement la vitesse de vos processus de livraison tout en réduisant le temps de cycle et en améliorant la qualité de vos produits ou services en obtenant un retour d’information plus rapide de vos clients – internes ou externes.
Un aspect clé du Kanban est de réduire la quantité de tâches multiples que la plupart des équipes et des travailleurs de la connaissance sont enclins à faire et de les encourager plutôt à « Arrêter de commencer ! un mantra inventé par le Dr Arne Roock (www.Software-Kanban.de). WIP – Work-in-Progress – Les limites définies à chaque étape du flux de travail sur un tableau Kanban encouragent les membres de l’équipe à terminer le travail en cours et seulement ensuite, à reprendre le travail suivant.
La beauté du Kanban réside dans sa simplicité. Cependant, le Kanban ne consiste pas seulement à visualiser un processus sur un tableau blanc (ou un tableau électronique) et à travailler avec des autocollants ou des cartes électroniques. Comme vous pouvez le voir d’en haut, c’est bien plus que cela. Vous bénéficierez réellement de sa mise en œuvre si vous appliquez tous les principes et pratiques de manière méthodologique.
Les tendances actuelles dans le monde entier montrent que le Kanban gagne en popularité et est utilisé dans de nombreux domaines différents, des petites agences et des start-ups aux organisations traditionnelles de toutes tailles.
Le kanban dans les technologies de l’information et les logiciels
Le kanban n’est pas un développement de logiciel ou une méthodologie de gestion de projet. Le Kanban ne dit rien sur la façon dont un logiciel doit être développé. Il ne dit même rien sur la façon dont les projets logiciels doivent être planifiés et mis en œuvre. Par conséquent, le Kanban n’est pas un cadre de gestion comme Scrum. Le but du Kanban est plutôt d’améliorer continuellement son propre processus de travail.
Le Kanban a été utilisé dans les opérations de développement de logiciels de Microsoft en 2004. Depuis lors, le Kanban a été adopté avec enthousiasme par les équipes informatiques, opérationnelles, de développement et d’applications/logiciels.
La beauté du Kanban est qu’il peut être appliqué à n’importe quel processus ou méthodologie. Que vous utilisiez déjà des méthodes Agiles telles que Scrum, XP et autres, ou des méthodes plus traditionnelles – cascade, itérative, etc. – vous pouvez appliquer le Kanban en plus de cela pour commencer progressivement à améliorer vos processus, réduire le temps de cycle et améliorer votre flux. Ce faisant, vous vous retrouverez sur la voie de la fourniture continue de fonctionnalités, de produits ou de services.
Le Kanban dans le développement de logiciels et de produits Lean/ Agiles
Les équipes de développement de logiciels d’application et de produits technologiques ont adopté le Kanban comme moyen de mettre en œuvre les principes Lean et Agile. La méthode Kanban fournit aux équipes technologiques un ensemble de principes permettant de visualiser leur travail, de fournir des produits et des services en continu et d’obtenir les commentaires des clients plus souvent et plus rapidement. Par conséquent, elle aide les équipes à mettre plus rapidement sur le marché des produits et services plus fidèles à ce que les clients attendent de ces produits et services.
La définition du Kanban dans le secteur informatique a connu sa propre évolution au cours des 3 à 5 dernières années. Aujourd’hui, le Kanban est considéré comme une méthode qui apporte de l’agilité dans la gestion et l’amélioration de la prestation de services de manière progressive et évolutive.
En outre, la méthode Kanban fournit des principes et des techniques importants pour mieux gérer les engagements des accords de niveau de service (SLA), livrer les produits sur le marché juste à temps et minimiser les risques et le coût des retards. En utilisant des concepts tels que la classe de services, l’engagement différé et l’engagement en deux phases, le Kanban aide les clients et les équipes de livraison à collaborer efficacement et permet de s’assurer que les bonnes choses sont traitées au bon moment.
L’avènement du Kanban en amont, du Kanban de portefeuille et de la planification des services d’entreprise au cours des dernières années a donné aux entreprises une raison encore plus grande de mettre en œuvre le Kanban pour atteindre l’agilité d’entreprise et améliorer les performances du marché.
Le Kanban comme voie alternative à l’agilité de l’entreprise
La méthode Kanban vous aide à améliorer progressivement la fourniture de vos produits et services. Pour ce faire, elle vous aide à éliminer les goulets d’étranglement dans votre système, à améliorer le flux et à réduire la durée du cycle. Elle vous aide à livrer plus continuellement et à obtenir un retour d’information plus rapide pour apporter les changements dont votre client pourrait avoir besoin. Elle vous aide à devenir plus réactif.
Dans l’ensemble, le Kanban met en œuvre tous les principes du Manifeste Agile et vous aide à fournir les produits et services dont votre marché a réellement besoin. Que vous utilisiez actuellement Scrum et d’autres techniques ou méthodologies Agiles, le Kanban vous aide à améliorer vos processus pour une plus grande performance de vos équipes et organisations.
Le Kanban au-delà du logiciel et de l’informatique
Étant donné ses racines dans le secteur manufacturier, le Kanban s’intègre naturellement dans les processus commerciaux non informatiques, avec des avantages considérables pour les organisations qui souhaitent devenir agiles et légères et fournir des produits et services de haute qualité de manière réactive.
Alors que les moyennes et grandes entreprises de produits et services, en particulier les entreprises de fabrication de haute technologie, mettent en œuvre des initiatives Lean ou Six Sigma depuis plusieurs années, le Kanban permet à tous les types d’entreprises et de fonctions commerciales telles que les RH, le marketing, les ventes, l’approvisionnement, etc.
Le Kanban est également appliqué dans des contextes de gestion de projets traditionnels tels que les projets de construction et d’ingénierie. tels que les projets de construction et d’ingénierie. Une grande variété d’organisations, de sociétés de recrutement, d’agences de publicité, de compagnies d’assurance et bien d’autres se tournent vers le Kanban pour rationaliser leurs opérations, éliminer le gaspillage et améliorer considérablement le rendement et la qualité.
