Si la gestion de projet signifie faire les choses correctement tout le temps, alors la gestion de portefeuille de projets (PPM) signifie faire les bonnes choses au bon moment. Une entreprise a généralement des objectifs et des stratégies commerciales.

Chaque service peut proposer, parrainer ou mettre en œuvre des projets qui aideront l’entreprise à atteindre ces objectifs commerciaux. Ainsi, tout le monde serait en concurrence pour obtenir les ressources et les fonds d’une source limitée.

Pour faciliter la sélection, l’optimisation et la supervision des investissements dans les projets, les cadres supérieurs utilisent un logiciel de gestion de portefeuille pour s’assurer que les projets approuvés sont conformes aux objectifs, aux stratégies et au calendrier de l’entreprise.

Pourquoi les entreprises ont-elles besoin d’un logiciel de gestion de portefeuille ?

Les grands projets sont généralement plus complexes. Cette complexité supplémentaire entraîne plus de défis pour la réussite du projet. L’utilisation d’un logiciel de gestion de projet permet d’atténuer les risques en identifiant rapidement les domaines problématiques et en appliquant les meilleures pratiques. À mesure que les organisations acquièrent plus d’expérience et de succès dans la réalisation de projets, elles sont en mesure d’en assumer davantage. Toutefois, suivre les processus de gestion de projet pour des projets individuels peut ne pas suffire pour gérer tous les projets avec succès.

Un logiciel de gestion de portefeuille de projets est un outil qui offre aux entreprises la visibilité, la surveillance et les capacités nécessaires pour les aider à hiérarchiser et à gérer les projets et les ressources actuels, souvent simultanément, et même pour les aider à gérer les projets futurs. Les utilisateurs disposent désormais d’une plate-forme centrale pour gérer l’ensemble des efforts déployés dans le cadre des projets. La décision d’investir le temps, le budget et le personnel de l’entreprise peut désormais être basée sur des informations factuelles.

Logiciel de gestion de projets vs. PPM

Les éditeurs de logiciels proposent une variété de produits de gestion de projet qui peuvent prendre en charge une seule fonction ou offrir des capacités étendues. Certains vendent des systèmes séparés et modulaires, tandis que d’autres proposent des suites intégrées tout-en-un.

Les logiciels de gestion de projet (PM) sont des produits qui permettent aux utilisateurs de planifier, de suivre et de contrôler, généralement, des projets individuels. Les gestionnaires de projet utilisent le logiciel pour savoir qui est censé faire quelle tâche à quel moment. Les applications de gestion de projet favorisent également la collaboration entre les membres de l’équipe. La visibilité des projets est assurée par des fonctionnalités telles que les jalons, les diagrammes de Gantt, la budgétisation, les calendriers et les feuilles de temps.

Les logiciels de gestion de portefeuille de projets (PPM), ou simplement les logiciels de gestion de portefeuille, sont des produits qui permettent aux utilisateurs de gérer un ensemble de projets, de programmes, d’autres portefeuilles et leurs relations avec l’entreprise et entre eux. Ces systèmes PPM peuvent fournir des informations sur les performances et les demandes de ressources des projets en cours. Ils peuvent également fournir des informations sur les projets futurs et leur impact. Les utilisateurs sont en mesure de voir les dépendances entre les projets et le reste de l’entreprise, ainsi que les endroits où les ressources et les compétences sont investies.

Quelles sont les fonctionnalités principales d’un logiciel PPM

La gestion des pipelines, également appelée évaluation et analyse des pipelines, est une fonction de PPM qui aide les utilisateurs à déterminer si un ou plusieurs projets peuvent être achevés avec le temps et les ressources disponibles. L’évaluation est fournie en permettant aux gestionnaires d’avoir un aperçu constant des projets et des ressources.

La répartition des ressources permet aux utilisateurs d’affecter les ressources de l’entreprise en fonction des besoins. La fonction permet la gestion et la distribution des ressources financières, d’inventaire, techniques et humaines. Elle peut inclure des modèles de scénarios de simulation qui peuvent être testés sur l’ensemble du portefeuille.

La gestion des changements dans les systèmes PPM fournit un répertoire central des demandes de changement. Les utilisateurs sont en mesure d’examiner et d’évaluer les demandes au fur et à mesure qu’elles se présentent et de faire correspondre les ressources disponibles à la demande. Cette fonction permet également de surveiller les délais et les budgets en temps réel.

L’administration financière peut être utilisée par les gestionnaires pour montrer la valeur financière anticipée des projets par rapport aux objectifs et aux priorités de l’entreprise. Les gestionnaires financiers sont en mesure de voir les progrès financiers actualisés au fur et à mesure, et avant l’achèvement du projet, de prédire avec précision si un projet n’atteindra pas ses objectifs.

La gestion des risques dans le logiciel PPM permet aux utilisateurs d’analyser le risque présent dans chaque projet existant et à venir. Ainsi, ils sont en mesure de déterminer les niveaux de confiance dans l’ensemble du portefeuille. Ils peuvent évaluer les niveaux sur une base catégorielle et aider à prendre des décisions en matière de finances et d’affectation des ressources.

Les autres caractéristiques du PPM à prendre en compte sont les options de déploiement, l’accès mobile, le support global, les intégrations logicielles, les fonctionnalités spécifiques à l’industrie, le calendrier de lancement des nouvelles fonctionnalités, les meilleures pratiques basées sur les capacités et les modules PM ou EPM supplémentaires.

Pour quelle utilisation ?

Les systèmes logiciels PPM sont généralement adoptés par les entreprises, mais les entreprises de taille moyenne commencent également à les adopter. Outre les objectifs commerciaux et la taille de l’entreprise, un autre facteur dans le choix du système PPM peut dépendre du secteur d’activité spécifique de l’entreprise. Il existe des fournisseurs de PPM spécifiques au secteur pour le développement informatique et logiciel, la construction, le développement de produits, les agences de marketing, les soins de santé, la fabrication, l’éducation, le gouvernement, l’assurance, les produits pharmaceutiques et le transport.

Soutien et adhésion des cadres

L’achat d’un logiciel PPM, comme tout autre actif, est un investissement. Pour approuver et mettre en œuvre ce changement, les dirigeants doivent être convaincus qu’il leur sera profitable. Les parties prenantes doivent voir dans les données le type de retour sur investissement qu’il aura. Le CTO doit être consulté dès le début du processus d’achat. Le DSI peut comprendre qu’un système PPM basé sur le cloud peut permettre de réduire les coûts de l’infrastructure et de diminuer la charge sur les ressources informatiques. Le logiciel PPM peut fournir au PDG un moyen de suivre, d’évaluer et de prédire le succès du projet à partir de données. Enfin, le directeur financier appréciera la façon dont le logiciel PPM peut aider à réduire les dépassements de budget pour les projets réussis et évitera de mettre en œuvre des projets de faible valeur.

Conclusion

Les logiciels de gestion de portefeuille de projets pour les entreprises offrent de nombreux avantages. Il peut aider les utilisateurs à hiérarchiser les bons projets et programmes qui conduisent à une productivité accrue. Les données en temps réel aident à éliminer les surprises, car elles fournissent aux dirigeants de l’organisation un processus permettant d’identifier rapidement les problèmes potentiels. De plus, ils peuvent lancer des mesures correctives plus tôt, avant que l’impact financier ne soit important.

Le logiciel PPM permet aux dirigeants d’intégrer les imprévus dans le portefeuille global, ce qui leur donne plus de souplesse pour planifier et allouer les ressources, que ce soit en temps de crise ou de ralentissement. Les logiciels de gestion de portefeuille pour les entreprises sont également dotés de fonctions de sécurité et d’échelle plus avancées, et peuvent donc coûter plus cher. Il est donc préférable de profiter de la période d’essai gratuite offerte pour apprendre et expérimenter davantage la solution réelle.