Combien de projets ont échoué, car les objectifs manquaient de précision ou étaient irréalistes ?
La définition d’un objectif clair et précis constitue une étape cruciale dans toute gestion de projet efficace.
Cela permet de définir les attentes et de garantir que toutes les parties prenantes à ce projet souhaitent les mêmes résultats.
Dès le début, il est donc indispensable de définir les objectifs, ensuite de les réviser tout au long de l’exécution du projet.
Dans cet article, nous allons parler des différentes manières et méthodes pour définir ses objectifs en gestion de projet.
Que représentent les objectifs en gestion de projet ?
En gestion de projet, la définition des objectifs constitue le point de départ. Très souvent, on a tendance à le faire automatiquement.
Et pourtant, il ne suffit pas seulement de définir un objectif, il est important de le faire correctement et surtout d’avoir un objectif efficace.
Concrètement, les objectifs ou les buts d’un projet permettent de connaître la direction et les entreprises du projet.
Dans un premier temps, il permet de connaître pourquoi mener un tel ou tel projet et vers quoi orienter les actions.
Ensuite, avec des objectifs bien clairs et précis, on peut gagner du temps dans l’exécution du projet.
Enfin, grâce aux objectifs, on peut mesurer et analyser les résultats obtenus et voir s’ils sont pertinents ou non.
En somme, définir les objectifs permet de déterminer en partie l’échec ou la réussite d’un projet. D’où l’importance de bien le faire. Mais comment ?
5 étapes clés pour définir des objectifs
On vous propose ici cinq étapes clés pour définir vos objectifs en gestion de projet.
Comprendre les besoins et les attentes de chacun
La première étape à faire pour définir ses objectifs en gestion de projet est d’identifier les besoins et les attentes de chaque partie prenante, ou du client si vous travaillez pour un tiers.
Cela peut aussi être des problématiques ou des opportunités. C’est à partir de là que vous pouvez créer des objectifs et ensuite aligner le projet en fonction.
Prioriser les objectifs
Lors d’un brainstorming et que vous demandez à toutes les parties prenantes de leurs attentes, vous recelez un grand nombre d’infos, d’attentes et de besoins. Cela correspond à de nombreux objectifs variés.
Il est alors ici important de hiérarchiser ces objectifs en fonction de leur importance. Les plus critiques devraient être prioritaires. Il faut ensuite essayer de regrouper certains en sous-objectifs en fonction.
Déterminer le type d’objectifs
Un élément à savoir lorsque vous définissez les objectifs de votre projet, c’est de déterminer quel type d’objectif souhaitez-vous atteindre :
- S’agit-il d’un objectif étalé dans le temps ? Alors, déterminez si c’est un objectif à court terme ou à long terme.
- S’agit-il d’un objectif de performance ? Mettez des indicateurs qui vous permettront de mesurer et d’évaluer clairement ces performances.
- S’agit-il d’un objectif qualitatif ou quantitatif ? Alors, dressez votre objectif en fonction de chiffres, de statistiques, d’indicateurs, etc.
- Est-ce un objectif orienté résultat et processus ? Alors dressez, quel type de résultat vous souhaitez obtenir ?
Définir les résultats attendus et les livrables
Les livrables correspondent aux résultats tangibles du projet. Cela peut être des produits, des documents, des processus, des services, des logiciels, etc. il est important de les définir et de faire en sorte qu’ils correspondent aux objectifs du projet.
Impliquer toutes les parties prenantes
Il ne faut pas oublier que lors de la définition des objectifs, il est impératif d’impliquer toutes les parties prenantes et les intervenants du projet.
Cela peut être les membres d’une équipe au sein même de l’entreprise ou le client, mais aussi les collaborateurs et autres partenaires externes.
Cette étape garantit que toutes les parties prenantes se trouvent sur la même longueur d’onde et concourent ensemble pour les mêmes objectifs.
Ces étapes peuvent vous sembler complexes, mais avec des processus automatisés, la définition de vos objectifs sera plus rapide et facile.
Les méthodes pour bien définir ses objectifs de projet
Après avoir évoqué le processus pour définir des objectifs en gestion de projet, parlons maintenant des différentes méthodes pour y arriver.
En effet, il existe plusieurs approches plus ou moins connues, permettant de constituer des objectifs de façon plus rapide et surtout claire.
Chaque approche se base sur les mêmes fondamentaux avec quelques points de différences.
La méthode SMART
Incontournable lorsqu’il s’agit de définir des objectifs, la méthode SMART a longtemps fait ses preuves.
Elle permet de mettre en place un objectif intelligent, clair et précis.
Les objectifs SMART sont centrés sur des résultats spécifiques et réalisables, ce qui permet de planifier et de réaliser le projet le plus clair possible. Ainsi les objectifs SMART sont :
- Spécifique (Specific) : il est clairement défini et précis. On peut avoir plusieurs objectifs, mais ils doivent être bien clairs et précis.
- Mesurable (Measurable) : c’est un objectif constitué d’indicateurs permettant de mesurer les résultats et les progrès.
- Atteignable (Achievable): c’est un objectif réaliste, faisable en fonction de la durée allouée pour la réalisation du projet ( à court terme ou à long terme). Évitez de vous poser des objectifs ambitieux ou grandioses si vous n’avez pas l’énergie ni les moyens et les ressources pour les atteindre.
- Pertinent (Relevant) : un objectif doit être pertinent : adapté aux problématiques, aux besoins, aux attentes, mais aussi aux résultats attendus.
- Inscrit dans le temps (Time-bounded) : l’objectif doit être non seulement mesurable, mais aussi réalisable dans le temps. Et à cet effet, il faut allouer une certaine durée ou date butoir pour la réalisation des objectifs.
Si votre objectif répond à tous ces points clés, alors vous pouvez être sûr que c’est l’objectif ultime.
La méthode GROW
Après la méthode SMART, vous avez la méthode GROW qui se positionne comme un outil vous permettant de décider sur les bons objectifs à prendre.
Pour définir un objectif avec cette méthode, il faut suivre les 4 points essentiels :
- Goal ou Objectif : que voulez-vous faire ? Quel est le but que vous souhaitez atteindre ?
- Reality ou Réalité : il s’agit de déterminer où vous en êtes actuellement par rapport à cet objectif dont vous vous êtes fixé.
- Options : si tel est donc votre objectif et votre réalité, que pouvez-vous faire par rapport à cela ? Quelles sont les options qui s’offrent à vous pour atteindre vos objectifs ?
- Will ou volonté : maintenant que vous avez les ressources et les options qui s’offrent à vous, qu’est-ce que vous allez faire et comment allez-vous le faire ?
Conclusion
Voilà deux méthodes courantes pour dresser des objectifs, que ce soit des objectifs individuels ou encore des objectifs communs et en groupe.
Quelle que soit la méthode choisie, l’important c’est d’avoir un objectif aligné à votre réalité et atteignable à tous les niveaux.
Pour rendre le processus de définition des objectifs simple, rapide et efficace, vous pouvez miser sur des solutions d’automatisation de gestion de projets.
Cela peut être des outils technologiques, des logiciels, qui facilitent non seulement le processus de définition des objectifs, mais aussi le partage des informations, la collaboration entre les différentes équipes, les analyses collectives, etc.
Ces solutions d’automatisation permettent également de rendre les membres des équipes sur la même longueur d’onde et au même niveau d’informations.
