Si un projet connait la réussite, ce n’est certainement pas dû à un hasard ! Afin d’exécuter un projet correctement, vous avez besoin de connaître les meilleures pratiques. Ces dernières vous permettent d’éviter toutes sortes de déconvenues comme les retards ou autres difficultés d’exécution. Retrouvez plus de détails dans cet article !
Qui fait quoi ?
En tant que chef de projet, il est impératif que vous déterminiez très précisément les responsabilités de chacun des membres de votre équipe. Chaque personne doit comprendre ses responsabilités ainsi que les objectifs à atteindre. Tout cela n’est possible qu’à travers une communication transparente. Dès le début, toutes les personnes impliquées (directement ou indirectement) dans le projet doivent pouvoir bénéficier d’informations complètes et à jour. Et cela, en même temps ! Aucun membre de l’équipe ne doit se sentir désavantagé par rapport aux autres. Tout le monde doit recevoir la même information.
Grâce à la transparence de la communication, vous êtes certain de donner les bonnes instructions aux bonnes personnes. Les membres de l’équipe recevront des instructions détaillées et cela permet d’éviter les erreurs. Vous pouvez être sûr que les tâches qui leur ont été assignées seront exécutées comme il faut. De plus, les devis seront plus précis et tout sera fait dans les délais impartis !
Attention, la communication ne doit pas être à sens unique ! Quand vous donnez une instruction, assurez-vous que celle-ci est bien parvenue aux destinataires. Ces derniers doivent impérativement faire des retours pour que la communication soit toujours bidirectionnelle.
Une collaboration optimale
Dans le but de faciliter le partage d’informations, vous devez utiliser des outils collaboratifs comme cette solution que vous pouvez trouver sur cette page. Ces outils permettent la collaboration en temps réel entre tous les membres de votre équipe. Résultat, ils pourront travailler plus efficacement et seront plus productifs.
Rencontres régulières
Au cours de l’exécution du projet, il est possible qu’il y ait des ajustements à effectuer. Pour tout chef de projet, il est aussi important de connaître l’état d’avancement du projet en question. Afin d’en discuter avec votre équipe, il vous faut organiser des rencontres de manière régulière. C’est au cours de ces rencontres que vous pourrez mesurer les progrès qui ont déjà été réalisés. En fonction de la situation, vous pouvez soit encourager votre équipe à garder le rythme ou bien au contraire accélérer les opérations qui prennent du retard. En outre, ces réunions vous permettent de vous assurer que chacun respecte bien les normes et contraintes imposées. Si ce n’est pas le cas, vous pourrez prendre tout de suite les mesures qui s’imposent et réagir en un temps record. De cette manière, vous ne serez pas pris au dépourvu plus tard.
Prévoir des solutions en cas d’imprévus
Même si vous avez planifié les choses dans les moindres détails, personne n’est à l’abri d’imprévus qui peuvent se produire à tout moment. Vous devez donc faire preuve de flexibilité ! Pour cela, vous devez être prêt à revoir certaines priorités. Selon les nouveaux besoins, il faut savoir qu’une redistribution des ressources est aussi inévitable. Vous devez disposer de plans alternatifs ou plan B concernant les phases critiques. Ainsi, vous pourrez toujours avancer tout en évitant de générer des perturbations sur l’ensemble du processus.
Prévoir une marge de temps
Gérer les imprévus signifie également prévenir les retards. Pour finaliser le projet, il est fortement conseillé de prévoir une marge de temps. Ainsi, vos équipes n’auront pas de grosses pressions sur leurs épaules et pourront continuer à travailler de manière sereine. Par ailleurs, certaines personnes qui travaillent sous pression ont tendance à commettre des erreurs. Ce qu’il faut éviter absolument, car les conséquences peuvent être très dommageables (accidents, incendies, etc.).
Avoir une équipe qui prend en charge les urgences
En cas d’erreur ou de problème, il est indispensable d’avoir une équipe qui peut intervenir à tout moment. Bien entendu, pour qu’elle soit efficace, cette équipe d’intervention devrait être formée au préalable afin d’être capable de résoudre tout type de problèmes. La mise en place d’une telle équipe peut certainement prendre du temps, mais les avantages sont loin d’être négligeables.
Mettre tout par écrit
La documentation est une partie essentielle de n’importe quel projet. La négliger serait commettre une grosse erreur, car elle contribue au succès d’un projet. Dans la mesure où votre parole en tant que chef de projet peut être interprétée de diverses manières, il est plus prudent de mettre tout par écrit. De plus, les membres de l’équipe peuvent consulter les documents (plans de travail, budget…) dont ils besoin à n’importe quel moment ! Et pour finir, la documentation est aussi très utile afin d’éviter la répétition d’erreurs pour les projets à venir.
