La mise en place d’un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) s’avère essentielle pour une gestion efficace du personnel. En effet, cette solution permet de centraliser et d’automatiser le traitement des données des salariés en vue d’optimiser les processus administratifs des RH. Cependant, cette démarche stratégique doit suivre une méthodologie rigoureuse pour garantir son efficacité.Ce guide explique les 5 étapes pour mettre en place un projet SIRH réussi.

1. Définition des objectifs et des attentes précises

Afin de débuter un projet SIRH sur des bases solides, la première étape consiste à définir clairement les objectifs et les attentes précises de l’organisation. Cela inclut l’identification des problématiques actuelles du système RH existant et comment le nouveau SIRH peut les résoudre. Par exemple, si l’organisation rencontre des difficultés dans la gestion des absences, un objectif pourrait être de réduire les erreurs et d’améliorer la précision grâce à un suivi automatisé.

Pour plus de détails sur le sujet, consultez quels sont les avantages stratégiques du SIRH.

2. Cartographier les processus existants à optimiser

Avant de déployer une solution SIRH, il est nécessaire d’auditer les processus et les pratiques déjà en place au sein de l’entreprise. Cette démarche permet de repérer les lacunes en vue d’envisager de nouvelles mesures à prendre pour améliorer la gestion RH.

Recueillir l’avis des collaborateurs sur les méthodes actuelles

Puisque le SIRH s’applique à l’ensemble des services, il est primordial de s’informer sur les attentes des collaborateurs sur le nouveau dispositif. Dans cette optique, la réalisation d’entretiens et de sondage s’avère intéressante pour obtenir des feedbacks sur leurs expériences quotidiennes et leur niveau de satisfaction vis-à-vis des méthodes actuelles. Cette approche permet ainsi de relever les atouts à conserver, les failles à corriger ainsi que les points d’amélioration à intégrer dans le futur SIRH.

Identifier les processus à optimiser

Si les avis des utilisateurs finaux donnent déjà un aperçu sur les opportunités d’amélioration, la cartographie des processus offre une vision détaillée des interactions entre le département RH, les différents services et les acteurs. Cette technique consiste à lister des tâches administratives RH de manière exhaustive en spécifiant :

  • Les actions à réaliser ;
  • Le temps passé pour chaque opération ;
  • Le format de document utilisé ;
  • Les commentaires émis par les collaborateurs.

Il en ressort une représentation graphique des méthodes actuelles qui dévoile les processus critiques requérant des efforts d’optimisation. Ceux-ci peuvent être constatés par des signaux tels que des délais de traitement longs, l’insatisfaction des collaborateurs, des retards dans les déclarations, la perte régulière des justificatifs, etc.

3. Impliquer tous les acteurs autour du projet SIRH

Une fois les processus à optimiser identifiés, la prochaine étape est de fédérer l’ensemble des acteurs concernés autour du projet.

Constituer une équipe projet

La mise en place d’un SIRH demande l’intervention de compétences variées : techniques, opérationnelles, légales, etc. C’est la raison pour laquelle ce projet nécessite de monter une équipe pluridisciplinaire. Celle-ci doit intégrer les membres de la direction et ceux du département des ressources humaines, mais aussi les services financiers. L’équipe doit également inclure la direction des systèmes d’information (DSI) qui se charge du déploiement des outils et de la gestion des licences informatiques et des problèmes techniques.

Désigner un chef de projet

Pour un pilotage efficace du SIRH, il est nécessaire de nommer un chef de projet. Ce dernier a pour mission de superviser le projet de A à Z pour assurer sa réussite. Il est également chargé d’organiser les différentes réunions et de faire des comptes-rendus avec la direction.

Engager les collaborateurs

Utilisateurs finaux du SIRH, les collaborateurs doivent être impliqués dans cette démarche stratégique. Les engager dès le début du projet permet de comprendre leurs attentes et de faciliter l’adoption de la solution. Plus tard, il conviendra de les former à l’utilisation des outils SIRH.

4. Lister les besoins et fonctionnalités nécessaires

La qualification des besoins demeure une étape cruciale dans la mise en place d’un projet SIRH. Cette phase est incontournable puisqu’elle influence considérablement le choix d’une solution SIRH.

Identifier les besoins fonctionnels

Lors de cette étape, il convient de se poser les bonnes questions sur la finalité du SIRH. Son déploiement a-t-il pour objectif de gagner du temps dans les processus RH, de réduire les coûts, de sécuriser les données ? Une telle réflexion permet de cerner les besoins de l’organisation qu’il convient ensuite de traduire en fonctionnalité.

Prenons par exemple le cas d’une entreprise qui souhaite simplifier la gestion des notes de frais pour gagner du temps. Pour atteindre son objectif, elle doit s’équiper d’un logiciel SIRH proposant les fonctionnalités suivantes :

  • La saisie simplifiée des notes de frais
  • La notification par email du manager
  • L’application automatisée de la politique des dépenses
  • La transmission automatique des données à la comptabilité
  • La conversion des devises
  • L’archivage à valeur légale
  • La mise à disposition d’une application mobile, etc.

Hiérarchiser les fonctionnalités

Après l’identification des fonctionnalités utiles à l’organisation, il faut évaluer l’importance et la priorité de chacune d’elles. Une telle option est-elle : obligatoire, urgente, prioritaire, importante ou facultative ? Cette grille s’avère utile pour mesurer la pertinence des solutions proposées par les différents éditeurs par rapport aux besoins de l’entreprise.

5. Rédiger un cahier des charges SIRH

La couverture fonctionnelle afférente aux besoins doit être reportée dans un cahier des charges. Transmis aux éditeurs de logiciels lors de la phase de consultation, ce document permet de faire le point sur les attentes et les exigences de l’entreprise en matière de fonctionnalité.

Les éléments du cahier des charges

Le cahier des charges SIRH doit comporter les informations essentielles à la bonne exécution du projet. En général, ce document présente à minima les points suivants :

  • La présentation de l’entreprise
  • Le fonctionnement actuel du système RH
  • Les enjeux du projet SIRH
  • Les exigences fonctionnelles et techniques
  • L’enveloppe budgétaire
  • La date de réalisation attendue
  • Les critères de choix d’un prestataire

Établir un planning prévisionnel

L’élaboration d’un planning prévisionnel s’avère utile pour assurer le déploiement du projet dans le temps. Pour ce faire, il est nécessaire de fixer des deadlines et des objectifs à court et moyen terme. Des réunions régulières sont également à prévoir pour échanger sur l’état d’avancement du projet avec l’équipe.

6. Choisir la solution adaptée pour son projet SIRH

Une fois le projet SIRH bien cadré, il reste à choisir la solution qui répond au mieux aux besoins de l’organisation. Pour ce faire, il est conseillé de consulter plusieurs prestataires en vue de tester différents logiciels et de les évaluer.

Opter pour le modèle de SIRH adéquat

Les logiciels SIRH se déclinent en trois modèles :

  • Le modèle bottom-up adopte une approche décentralisée où les SIRH locaux alimentent le core RH.
  • Le modèle top-down suit une approche centralisée où le core RH transmet les informations aux SIRH
  • Le modèle mixte est une combinaison des modèles bottom-up et top-down.

Le choix du modèle SIRH doit s’effectuer en fonction des objectifs de l’entreprise.

Sélectionner le bon outil SIRH

Quelques critères sont à considérer au moment de choisir un logiciel SIRH. Entre autres, il faut tenir compte :

  • Des fonctionnalités proposées
  • L’ergonomie et l’expérience utilisateur
  • Le degré de personnalisation
  • Les possibilités d’interfaçage
  • La sécurité et la confidentialité des données
  • L’accessibilité sur différents supports

Outre ces critères, il est également utile d’accorder une importance à la disponibilité du prestataire. Ce point est crucial pour bénéficier d’un suivi après la mise en service de la solution SIRH.