La plupart des gens perdent du temps sur des tâches qui ne les rapprochent pas de leurs objectifs.
Vous ne le savez peut-être pas, mais tout ce dont vous avez besoin dans votre vie, c’est d’un peu de structure et d’une hiérarchisation de ce qui doit être fait pour répondre à toutes vos obligations qui se chevauchent.
La matrice Eisenhower vous permet de sortir de ce cycle.
Qu’est-ce que la matrice d’Eisenhower
La matrice d’Eisenhower est un système permettant de classer les activités en fonction de leur urgence. Elle permet de déterminer quelles tâches sont vitales et quelles autres ne requièrent pas du tout votre attention. Dwight D. Eisenhower est l’homme à l’origine de la célèbre matrice Eisenhower.
« La plupart des choses qui sont urgentes ne sont pas importantes, et la plupart des choses qui sont importantes ne sont pas urgentes », a-t-il dit un jour.
Cette phrase sert également de base à la gestion du temps de Dwight lui-même.
En ce qui concerne la matrice, elle divise vos tâches en quatre quadrants en fonction de ce que vous devez faire à tout moment de la journée.
Voici les quatre quadrants en question :
- Faire
- Planifier
- Déléguer
- Eliminer
Fonctionnement de la matrice d’Eisenhower
1. Faire
Le premier quadrant de la matrice d’Eisenhower, Faire, contient vos tâches les plus critiques. Il s’agit des activités qui doivent être réalisées immédiatement. Cette catégorie comprend les tâches dont l’échéance approche ou qui ne peuvent être reportées.
Pour placer des tâches dans cette catégorie, vous devez d’abord évaluer vos priorités, puis déterminer si elles répondent au critère du « do it now ». Il s’agit d’une tâche urgente si elle doit être réalisée dans la journée ou au plus tard le lendemain. Faites-le maintenant !
Une autre approche pour mettre les choses en perspective est de se rappeler le célèbre principe de Mark Twain « mangez la grenouille en premier », qui stipule que vous devriez faire vos tâches les plus importantes dès le matin.
Pour vous faciliter la tâche, examinons un scénario professionnel spécifique. On vous a confié la tâche de soumettre un rapport détaillé à votre responsable à la fin de chaque semaine. Vos week-ends commenceront désormais le vendredi. Nous sommes déjà jeudi matin, et vous n’avez pas encore terminé le rapport. S’agit-il d’un projet où le temps est compté ? Absolument !
2. Planifier
Planifier est le deuxième quadrant de la matrice d’Eisenhower. Il est composé de tâches essentielles mais pas nécessairement urgentes. Il peut s’agir d’un large éventail de tâches, allant des courriels et suivis professionnels aux engagements et obligations plus personnels.
Les tâches de ce quadrant doivent être planifiées à un moment ultérieur. Ces tâches, en général, sont en accord avec vos objectifs à long terme et contribuent à votre développement. Faire de l’exercice est un bon exemple de quelque chose qui se fait sur une base régulière. Vous savez que c’est important pour votre santé, mais vous n’avez pas le temps de le faire. Par conséquent, vous devez choisir un moment où vous êtes prêt à le faire.
Organisez vos tâches afin qu’elles ne se retrouvent pas dans la catégorie « urgent ». Vérifiez que vous disposez du temps nécessaire pour les réaliser tant qu’elles sont dans cette division.
3. Déléguer
Déléguer est le troisième quadrant de la matrice d’Eisenhower. Cette catégorie fait référence aux tâches qui ne sont pas importantes mais qui doivent être accomplies le plus rapidement possible. Bien que cela puisse sembler contre-intuitif, n’est-il pas vrai que les tâches urgentes sont également importantes ? Certainement pas !
Ces activités vous donnent l’impression d’être essentielles, alors qu’en réalité, elles n’apportent pas grand-chose à votre productivité. Vous devez déterminer si vous devez remettre à plus tard ou si vous pouvez déléguer la tâche à quelqu’un d’autre.
Planifier des entretiens, répondre à certains e-mails ou organiser des réunions d’équipe qui peuvent être prises en charge par quelqu’un d’autre pendant que vous vous concentrez sur les activités du quadrant 1 ne sont que quelques exemples.
4. Éliminer
La dernière catégorie de la matrice d’Eisenhower est Éliminer. Il s’agit des tâches qui sapent effectivement votre productivité. Elles ne contribuent pas à la réalisation de vos objectifs. Pour augmenter votre productivité, identifiez ces tâches et supprimez-les.
Surfer sans réfléchir sur les médias sociaux, vérifier continuellement les appels ou les messages sur votre téléphone, jouer à des jeux vidéo et autres passe-temps de procrastination sont autant d’exemples de ces comportements.
Comment utiliser la matrice d’Eisenhower pour gérer votre temps ?
Si vous vous demandez si l’utilisation de cette matrice va miraculeusement arranger votre vie, ne retenez pas votre souffle ! Cependant, avec un peu de travail, vous pouvez vous remettre sur les rails.
Avant toute chose, vous devez classer vos tâches urgentes et critiques par catégorie. Pour ce faire, vous devez d’abord établir vos priorités et identifier vos niveaux d’urgence.
Vos tâches les plus urgentes sont généralement celles qui sont liées à une échéance. Ces exercices ont le mot « fais-le maintenant » écrit partout et exigent toute votre attention.
Vos tâches importantes, en revanche, sont généralement à long terme et orientées vers un objectif. Elles ne donnent généralement pas de résultats rapides et visent plutôt à prendre de meilleures décisions à long terme.
Après avoir classé vos activités urgentes et essentielles, vous devrez entreprendre ce qui suit pour exploiter correctement le potentiel de gestion du temps de la matrice d’Eisenhower :
1. Donnez un code couleur aux quadrants.
Pour saisir immédiatement l’intensité du problème, attribuez des codes de couleur à vos quadrants. En désignant des couleurs, vous pouvez voir rapidement ce qui doit être fait ensuite. Ces codes de couleur vous aident également à hiérarchiser vos tâches afin que vous puissiez prendre des décisions éclairées.
Le quadrant Faire, par exemple, pourrait être coloré en rouge pour souligner l’urgence du travail.
2. Divisez votre liste de choses à faire en catégories professionnelles et personnelles.
Faites des matrices distinctes pour vos tâches professionnelles et personnelles afin d’éviter un engagement excessif. Cela vous préparera à ce qui vous attend et aura un impact important sur la façon dont vous gérez votre temps. Une idée est de réserver des heures spécifiques de la journée pour les deux types d’obligations et de voir comment cela fonctionne.
3. Limitez au maximum le nombre d’éléments par quadrant.
Si vous ajoutez trop d’éléments par quadrant, la matrice d’Eisenhower deviendra trop compliquée, et l’objectif de son utilisation pour la gestion du temps sera perdu. Limitez le nombre d’activités à 7 ou 8 pour la rendre plus efficace. Ainsi, vous ne vous sentirez pas submergé par les tâches qui vous attendent.
