Qu’elle soit officiellement reconnue ou non, la gestion de projet est importante pour les organisations de tous styles et de toutes tailles. Toutefois, l’application d’une norme pour la gestion de projets et la professionnalisation du poste de chef de projet contribueront à stimuler les performances dans les organisations dynamiques et dans d’autres où les conséquences sont importantes, comme les soins de santé.

La gestion de projet est désormais reconnue comme une compétence technique, un choix de carrière et un investissement utile dans la formation et l’éducation partout dans le monde.

La publication intitulée Project Management Body of Knowledge (PMBOK) est le guide du Project Management Institute qui difini les champs de connaissance couvrant la gestion de projet. Ce guide PMBOK® présente des méthodes communément utilisées, bien éprouvées et basées sur le consensus. La sixième édition du livre, qui a été publiée pour la première fois en 1996, est maintenant disponible.

Des professionnels actifs de la gestion de projet et des spécialistes en la matière ont créé le Guide PMBOK®. Avant sa publication, il est examiné par le groupe de gestion de projet pour s’assurer qu’il continue à représenter l’état actuel de la profession.

Pourquoi le PMBOK® est-il si populaire ?

Le PMBOK® est la norme utilisée par le PMI pour délivrer la certification PMP (Project Management Professional). Le PMP est une qualification en gestion de projet reconnue par l’industrie. Comme elle permet aux organisations de standardiser les procédures de gestion de projet entre les agences, la méthodologie PMBOK® est bénéfique. Elle permet également aux chefs de projet de collaborer entre les organisations en utilisant un cadre structuré. Ainsi, un chef de projet peut transférer ses compétences d’une organisation à l’autre.

Les approches sont bien documentées et se concentrent sur des techniques éprouvées. Le manuel couvre également ce qui ne fonctionne pas afin que les administrateurs puissent prévenir les gaffes courantes. Bien entendu, les activités de gestion de projet doivent être adaptées aux besoins de chaque organisation, mais les gestionnaires de projet apporteront des changements judicieux lorsque cela sera possible s’ils partent d’un ensemble de lignes directrices bien définies.

Développement des normes PMBOK®

Les normes PMBOK® sont élaborées en six étapes par le PMI :

  • Un comité composé d’un président, d’un vice-président, d’un membre du personnel du PMI et de bénévoles est organisé.
  • Le comité se réunit pour rédiger la norme et la peaufiner. Cela se déroule sur une période de plusieurs mois.
  • Le groupe consultatif des membres des normes du PMI examine le projet de spécification avec des experts en la matière et renvoie les mises à jour au comité.
  • Le public est invité à voter sur l’exposé-sondage modifié. Suite aux commentaires du public, le comité examine les recommandations et révise le document une nouvelle fois.
  • La spécification complétée est envoyée à l’organisme de consensus du PMI pour acceptation. Il s’agit d’un réseau de volontaires qui servent de révision sur le processus de mise en œuvre de chaque norme.
  • La nouvelle norme est approuvée par le PDG et le président du PMI si le responsable des normes le propose.

Les 5 groupes du Framework PMBOK®

Le système PMBOK® comprend cinq classes de processus, dix domaines d’expertise et 47 processus de gestion de projet. Les processus de gestion de projet sont organisés en domaines d’information basés sur le contenu de la gestion de projet.

Initiation :  La première catégorie de phase, l’initiation, concerne les procédures, les tâches et les compétences requises pour organiser efficacement le démarrage d’un projet. Elle implique l’établissement d’une feuille de route sur ce qui doit être réalisé ainsi que l’identification du succès du projet. Le sponsor approuve le projet, le gestionnaire de projet est délégué, le périmètre est précisé et les parties prenantes sont identifiées au cours de ce processus. Cette catégorie de phase est cruciale car elle signifie que l’initiative est en accord avec les priorités stratégiques de l’organisation. Cela signifie que toutes les propositions ne peuvent pas passer la phase de planification.

Planification : La catégorie de la phase de planification comprend des tâches qui permettent d’affiner le périmètre du projet, comme la définition des menaces, des échéances et d’un budget. L’élaboration progressive est une phase de préparation systématique qui donne lieu à des dossiers détaillés sur le projet.

Exécution : Une fois la phase de préparation terminée, la partie chargée de la méthode d’exécution se met au travail. Ce processus consiste à planifier les plans et à assurer la coordination avec le commanditaire et les partenaires selon le calendrier. Le processus d’exécution consomme la majeure partie du budget, ce qui donne lieu aux résultats prévus.

Suivi et contrôle : Contrairement aux autres classes de phases, le suivi et le contrôle ne se font pas de manière linéaire. Au contraire, ils s’étendent sur toute la durée de vie du projet. Ces procédures comprennent celles qui sont utilisées pour suivre, évaluer et contrôler l’avancement et les résultats du projet.

Clôture : La gestion de projet diffère de la plupart des types de gestion en ce qu’elle est limitée dans le temps ou dans les étapes. Ils sont terminés. La réception de l’approbation du client, l’archivage des documents, la clôture des contrats, l’évaluation des enseignements tirés et la récompense des performances font tous partie du processus de clôture.

Les 10 domaines de connaissance

Les dix domaines de connaissance définissent les éléments fondamentaux que tout gestionnaire de projet efficace doit saisir.

Intégration : L’intégration est la capacité à rassembler tous les apports pour gérer le projet dans son ensemble et non par morceaux ou par ajustements.

Portée : La gestion du périmètre du projet est l’une des tâches les plus importantes du chef de projet. Le champ d’application indique clairement ce que le projet va fournir et ce qui en est exclu. Les gestionnaires de projet doivent avoir les compétences nécessaires pour rassembler les exigences, définir le périmètre et s’y tenir.

Temps : Le domaine de connaissance du temps implique de comprendre le temps que chaque personne consacre à ses tâches dans le cadre du projet et de prévoir le calendrier global du projet.

Coût : La gestion du budget est une partie essentielle de tout projet. Le cas échéant, un budget doit être associé à chaque tâche. Les gestionnaires de projet doivent avoir les compétences nécessaires pour prévoir avec précision le budget global.

Qualité : Le contrôle et la gestion de la qualité doivent être intégrés à chaque activité du projet afin que les résultats soient conformes aux attentes.

Approvisionnement : Les gestionnaires de projet doivent être capables de se procurer à la fois des fournitures et des ressources d’une manière qui ajoute de la valeur et minimise le gaspillage.

Ressources humaines : La gestion des ressources humaines est un élément essentiel de la gestion de projet. D’excellents chefs de projet forment des équipes qui ont, ou peuvent développer, les compétences nécessaires pour atteindre la ligne d’arrivée. Ils maintiennent l’engagement des membres de l’équipe et reconnaissent les réalisations.

Communication : On dit parfois que le travail d’un chef de projet consiste à communiquer à 80%. Le chef de projet est chargé de tenir le sponsor et toutes les parties prenantes informés de l’état d’avancement du projet ou de tout obstacle.

Gestion des risques : En parlant d’obstacles, les gestionnaires de projet doivent avoir les compétences nécessaires pour évaluer les risques et réaliser des évaluations qualitatives et quantitatives des risques pendant toute la durée du projet.

Gestion des parties prenantes : Les gestionnaires de projet qui réussissent comprennent qui est touché par le projet et gardent les besoins et les préoccupations de ces personnes au premier plan tout au long du cycle de vie du projet.