La GED est un système informatique de gestion des documents numériques. Il permet d’effectuer la numérisation de documents papier ainsi que la dématérialisation des processus métier. Pour ce faire, il utilise des outils et des fonctionnalités pour gérer toutes les étapes du cycle de vie. Découvrez 10 logiciels gestions électroniques des documents (GED).

Qu’est-ce que la GED ?

La gestion électronique des documents (GED) est un système de gestion documentaire pour effectuer des tâches de gestion de données telles que la capture, l’organisation, la gestion et l’acheminement de documents tout au long de leur cycle de vie, souvent dans un environnement qui traite des informations complexes non structurées. Dans cette approche, les entreprises peuvent simplement effectuer des tâches, économiser de l’argent, minimiser les risques et augmenter leur compétitivité.

En résumé, la gestion électronique des documents est essentielle pour les travailleurs de l’information car ils s’appuient sur les connaissances et les choix contenus dans les documents pour atteindre leurs objectifs. Il est important de travailler avec succès avec des collègues, des consommateurs, des partenaires et des experts de confiance dans cet environnement mobile, dispersé et centré sur le client. Les solutions logicielles de gestion de documents qui existent depuis un certain temps se concentrent sur la gestion d’un petit groupe ou d’un grand groupe non structuré de documents qui sont essentiels à l’organisation.

1. PandaDoc

Il s’agit d’une plateforme d’automatisation de documents tout-en-un. Il vous permet donc de créer, envoyer, suivre et classer des documents eSign sur une seule interface intuitive. Ce logiciel intègre un service de signature électronique, une gestion du flux de travail, un générateur de documents et des fonctionnalités CPQ (Configure Price Quote). La plateforme met à disposition une interface basée sur cloud facilitant le travail des équipes de vente, de marketing et d’administration, Pandadoc possède une interface basée sur le Cloud. Il propose des fonctionnalités avancées permettant aux entreprises de plusieurs secteurs de vendre, de collaborer et de gérer efficacement. Étant un logiciel tout-en-un, il permet de rationaliser les processus de vente et d’envoyer des messages en masse.

2. Oodrive

Il s’agit d’un logiciel de gestion électronique de document destiné aux entreprises de toute taille. Il s’agit d’une solution intégrant une sauvegarde dans le cloud. Le logiciel propose la possibilité de signer numériquement les documents ainsi qu’un service de protection d’information. Ces solutions possèdent une certification délivrée par des institutions de régulation : RSG et l’ANSSI. Oodrive propose plusieurs services SaaS dont le partage et la synchronisation de documents. Ainsi, vous pouvez centraliser et organiser les fichiers depuis plusieurs supports et les échangez en toute sécurité. Il propose également une sauvegarde de fichier, notamment l’ensemble de votre parc informatique : documents, application, etc.

3. Alfresco

Il s’agit d’un logiciel de document permettant de stocker, de gérer et de contrôler des documents ainsi que des images. Le logiciel bénéficie d’une assistance en ligne et d’un support technique disponible par mail, téléphone ou chat. Alfresco met à disposition des APIs pour s’intégrer à d’autres applications informatiques. Ainsi, vous avez la possibilité de vous connecter à une base de données, d’échanger des données, synchroniser des fichiers, etc. Notez que le logiciel est compatible avec la majorité des systèmes informatiques d’entreprise et des systèmes d’exploitation. En outre, il est accessible à distance à l’aide d’appareils mobiles ou de tablettes, sous iOS ou Android.

4. Zeendoc

Simplifiant le travail au quotidien, Zeendoc est un logiciel mis au point par Sages Informatique. Destiné aux professionnels, entreprises ou collectivités, il propose de nombreux avantages : le bulletin de salaire, note de frais, facture électronique, signature digitale, etc. 100 % cloud, Zeendoc est modulable et évolutive. Cet outil GED est l’idéal pour collecter, classer et échanger des données facilement. Il met à disposition plusieurs fonctionnalités : annotation des documents, export comptable et coffre-fort électronique. D’autres fonctionnalités sont encore disponibles dont le système d’archivage à valeur probante comme les factures, les contrats et les bulletins de salaire. Vous pouvez également jouir d’autres fonctionnalités telles que la classification automatique des documents, la signature électronique, la visionneuse de document intégrée, etc.

5. DocuWare

Il s’agit d’une solution d’automatisation de bureau offrant un flux de travail numérique intelligent. Il offre également un contrôle de document permettant de définir un nouveau rythme pour la productivité des employés et les performances de la structure. Il possède une intégration flexible offrant une simplicité d’utilisation maximale. De plus, il offre des services cloud zéro compromis qui sont reconnus comme le mieux adapté pour la numérisation, l’automatisation et la transformation des processus clés. DocuWare met à disposition plusieurs fonctionnalités : archivage, CRM, dématérialisation, assistance en ligne et support technique. Il propose également la gestion des documents, des ressources humaines, des contrats, des factures, etc.

6. Nuxeo

Il s’agit d’un fournisseur de plateforme d’actifs numériques. Il permet de transformer la manière dans une entreprise exploitée le contenu avec des outils de métadonnées. La plateforme propose une gestion de contenu open source, modulaire et extensible ainsi que des applications packagées de GED, DAM et case management. Orientée ERP du document, Nuxeo propose des solutions dans la résolution des défis de gestion de contenu, gestion d’informations et des médias. Ainsi, vous avez la possibilité de développer rapidement des applications flexibles et personnalisables répondant à vos besoins. Nuxeo met à disposition plusieurs fonctionnalités : gestion de contenu, assistance en ligne et support technique.

7. Open Bee

Il s’agit d’un système de gestion électronique de document permettant d’organiser le classement, la recherche et le partage de fichiers. Open Bee fonctionne en centralisant vos informations dans un espace documentaire sécurisé. Notez que ce dernier peut être partagé avec vos collaborateurs, vos clients ou vos partenaires. L’application est accessible depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette à l’aide d’une application dédiée. Il offre aussi la possibilité de créer des groupes de travail où vous pouvez partager des documents. Open Bee propose plusieurs fonctionnalités : gestion des achats, des absences, des contacts, des documents, des vidéos, des audios, etc. Afin de s’intégrer à d’autres applications, la plateforme dispose d’intégration API.

8. Huddle

Il s’agit d’une collaboration en ligne et d’une gestion de contenu pour les entreprises. Il fournit un réseau d’espaces de travail en ligne sécurisé pour stocker et partager des fichiers. Il permet également de collaborer sur des documents, de gérer des tâches et créer des discussions. Le logiciel possède l’avantage d’offrir tous les outils nécessaires en ligne pour un travail efficace en interne et en externe. Cette solution offre des fonctionnalités clé incluant l’intégration à Microsoft Word. Il propose aussi un tableau de bord destiné à suivre tous les aspects d’un projet. S’adressant aux grandes entreprises et des agences gouvernementales, Huddle a été conçue pour créer le programme de partage de document ultime.

9. M-files

Il s’agit d’un outil de gestion de contenu parfaitement adapté aux petites et aux grandes entreprises. Il offre la possibilité d’effectuer des déploiements sur site dans le cloud ou hybride. Il permet également le contrôle de version, l’accès mobile, la possibilité de signer électroniquement, etc. M-file vous donne la possibilité de gérer des autorisations. Facile d’utilisation, il dispose d’un moteur de recherche permettant de trouver des documents par nom, type et mot-clé. Celui-ci permet aussi aux utilisateurs de faire des recherches dans le texte des documents. La plateforme possède l’avantage d’envoyer des notifications aux utilisateurs afin de revoir ou d’approuver une modification de document. Il peut être intégré à diverses applications : SAP, Microsoft Dynamics, NeSuite, etc.

10. Qualios

Élaboré en 2004, Qualios propose QualiosDoc, un logiciel GED proposé en licence ou format SaaS. Cette structure possède l’avantage d’avoir obtenu 7 certifications, dont la norme ISO 9001, une référence internationale en matière de management de la qualité. La plateforme permet d’effectuer la création et la gestion de document tout en maîtrisant leur cycle de validation. L’application propose différentes fonctionnalités, dont la validation et le contrôle qualité des documents. Il permet également d’archiver automatiquement ou manuellement les documents. Qualios met à disposition une sécurité des données dans un coffre-fort numérique et un système d’alerte en cas de défaillance. La plateforme avance également un système de notification lors d’une action sur un document et la possibilité d’importer des données.