Si vous êtes un chef de projet, vous devez connaître l’analyse SWOT et savoir comment la réaliser. Pourquoi ? Parce qu’une analyse SWOT vous aidera à évaluer la position actuelle de votre organisation, à déterminer ce qui fonctionne bien et ce qui pourrait être amélioré avant de vous plonger dans une nouvelle stratégie.
Qu’est-ce qu’une analyse SWOT ?
SWOT signifie forces, faiblesses, opportunités et menaces. Il s’agit d’une technique de planification stratégique que les chefs de projet utilisent pour les aider à analyser les forces et les faiblesses de leurs projets, ainsi que pour analyser et examiner les opportunités et les menaces auxquelles ils pourraient être confrontés dans un avenir proche.
Cette technique populaire permet aux chefs de projet d’identifier les domaines à améliorer et de choisir la bonne méthodologie de travail, ce qui peut être bénéfique pour une entreprise en lui permettant de mieux comprendre les domaines sur lesquels elle doit se concentrer et d’identifier ses chances de réussite pour un projet donné.
Pourquoi devez-vous effectuer une analyse SWOT ?
La réalisation d’une analyse SWOT peut vous aider à améliorer votre processus de planification de projet, à réduire les risques liés au projet et à augmenter les chances de réussite de votre projet. En identifiant les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces que peut présenter un projet, vous atténuerez les risques associés aux tâches et fournirez une base solide à l’ensemble de votre projet avant même que l’action ne commence. En d’autres termes, une analyse SWOT peut faire de vous un meilleur chef de projet en optimisant votre travail. Votre équipe bénéficiera également de cette technique car elle disposera d’un plan de projet plus solide et connaîtra les risques éventuels.
Les quatre domaines d’intérêt d’une analyse SWOT en gestion de projet
Forces
Il s’agit des facteurs internes qui contribueront à la réussite de votre projet. Les points forts incluent généralement des aspects particuliers de votre projet qui le rendent susceptible de réussir, tels que des membres d’équipe compétents, des chefs de projet expérimentés, des clients engagés ou des améliorations remarquables des fonctionnalités, par exemple :
Exemple de force : L’expertise de l’équipe sur un certain sujet.
Faiblesses
Il s’agit de facteurs internes qui, d’après votre expérience, rendront difficile la réussite de votre projet. Les faiblesses peuvent varier, elles dépendent principalement de l’entreprise ou de l’équipe elle-même, mais certaines d’entre elles peuvent être identifiées comme le manque de ressources, l’inexpérience des membres de l’équipe, le manque de professionnels qualifiés ou le manque de budget.
Exemple de faiblesse : L’entreprise dispose-t-elle de suffisamment de ressources pour fournir un financement d’urgence ?
Opportunités
Les opportunités représentent les facteurs qui échappent à votre contrôle (contrairement aux forces). Il s’agit des facteurs externes de votre environnement commercial qui sont susceptibles de contribuer à votre succès.
Exemple d’opportunité : Ce projet peut-il aider dans différents domaines de l’entreprise à court ou à long terme ?
Menaces
Il s’agit de facteurs externes qui, s’ils devaient se produire, pourraient nuire considérablement à votre projet. Les menaces sont des possibilités, mais les identifier vous aide à trouver des alternatives. L’augmentation des coûts des entrepreneurs ou l’absence soudaine d’un membre de l’équipe peuvent être considérées comme des facteurs susceptibles de nuire à votre projet.
Exemple de menace : La technologie ou le logiciel sélectionné pour le projet a-t-il été testé ?
Analyse SWOT : Facteurs clés à prendre en compte
L’analyse des informations n’est efficace que si les bonnes informations sont recueillies. Dans cette optique, nous avons rassemblé les facteurs les plus pertinents qu’un chef de projet doit prendre en compte pour recueillir les informations nécessaires à la réalisation d’une analyse SWOT réussie :
- C’est un travail d’équipe, donc tout le monde doit être impliqué dans le processus de brainstorming, principalement parce que chaque membre de l’équipe aura une contribution unique sur les quatre catégories (SWOT).
- Les parties prenantes doivent également participer au processus. Les clients peuvent également aider à identifier les facteurs critiques (en particulier les menaces).
- Une fois identifiés, les facteurs doivent être classés par ordre de priorité, du plus critique au moins critique. Ensuite, vous devez créer un plan d’action pour traiter les facteurs qui sont à votre portée (forces et faiblesses).
- Lorsqu’il s’agit de menaces et d’opportunités, il est important d’avoir un plan. Envisagez un plan d’action pour tirer parti des opportunités, ainsi qu’un plan d’action pour faire face aux menaces à venir.
- Il est également essentiel de revoir périodiquement la liste tout au long du cycle de vie du projet. Vous pourrez ainsi identifier les changements et décider si de nouveaux facteurs doivent être ajoutés ou impliqués.
Comment utiliser l’analyse SWOT pour un projet ?
Une fois que les quatre principaux éléments de l’analyse SWOT ont été identifiés, vous pouvez procéder à l’évaluation de votre projet. Vous devez d’abord dresser la liste des forces et des faiblesses de votre projet et les classer en fonction de leur importance. Ensuite, vous devez dresser la liste des menaces et des opportunités et ensuite les classer en fonction de leur influence sur le projet.
Vous pouvez ensuite utiliser ces informations pour déterminer les actions à prendre pour améliorer le projet. Vous pouvez par exemple exploiter les forces pour renforcer le projet et réduire les faiblesses, ou encore, saisir les opportunités pour augmenter la rentabilité du projet et éviter les menaces.
En résumé
Lorsqu’il s’agit de gérer des projets, vous devez être au courant de tout. La réalisation d’une analyse SWOT permet de tout mettre en évidence de manière simple et efficace. De cette façon, vous pouvez visualiser les détails les plus importants de votre projet. Mais, comme vous le savez peut-être déjà, suivre des centaines de détails différents peut être épuisant, c’est pourquoi combiner l’analyse SWOT avec un logiciel de gestion de projet peut être une combinaison puissante pour les chefs de projet. En centralisant les informations, vous pouvez rapidement stocker, mettre à jour et partager les détails importants de votre projet avec les membres de l’équipe et les parties prenantes.
