La gestion de projet est parmi les notions qui commencent à gagner de l’importance aux yeux des entrepreneurs et les preneurs de décision. Il facilite l’atteinte des objectifs et permet de gagner en efficacité et en productivité. Vous souhaitez bien mener vos projets ? Découvrez, ici, tout ce dont vous avez besoin de savoir pour planifier, exécuter et contrôler la qualité de tous vos projets.

Gestion de Projet : en quoi ça consiste ?

Appelée aussi le management de projet, cette notion est définie par le Project Management Institue comme étant « l’application de connaissances, de compétences, d’outils et de techniques aux activités du projet afin de répondre à ses exigences. ». En d’autres termes, il s’agit de l’ensemble des activités qui visent à organiser le déroulement du projet. Ces activités sont cordonnées et liées entre elles dès la phase de conception pour arriver à la phase finale. Chacune est censée atteindre un objectif dans un délai bien défini et avec un certain coût.

Gérer un projet revient à mettre en place un plan qui permet de répondre aux exigences relatives à tous les aspects : des ressources en passant par les tâches pour arriver aux outils. Mettre en place un plan de projet est bénéfique à plusieurs titres. En effet, une telle approche permet de gagner en efficacité et en productivité. Ainsi, votre structure atteint plus facilement les objectifs stratégiques. Par ailleurs, les collaborateurs seront plus motivés et plus à l’aise avec leurs tâches.

De plus, il s’agit d’un processus qui permet de mettre en place un plan d’actions réaliste et en cohérence avec les objectifs et les ressources de l’entreprise. Par conséquent, les risques seront évalués d’une manière optimale.

Les parties prenantes en gestion de projet

La réussite d’un projet ne dépend pas uniquement de la productivité et de l’efficacité de vos équipes et de vos managers. Sachez qu’il y a d’autres parties prenantes dont la performance compte beaucoup dans l’aboutissement d’un processus de gestion.

Qu’est-ce qu’une partie prenante ?

En anglais, on l’appelle « stakeholder« . Il s’agit de toute personne qui peut être impactée ou qui a un impact sur le déroulement du projet. De ce fait, elle peut être interne ou externe à l’entreprise. Par ailleurs, la partie prenante présente des attentes du projet ou elle intervient dans une ou plusieurs étapes de son déroulement. De près ou de loin, positivement ou négativement, une partie prenante affecte certainement un ou plusieurs aspects de la mission.

Elle peut avoir aussi une influence sur le processus de prise de décision au sein de l’entreprise. Pour maximiser les chances de réussite de votre projet, il serait avantageux d’être à l’écoute de ces personnes ou ces organisations et de respecter leurs exigences.

Comment déterminer les parties prenantes d’un projet ?

Pour bien mener votre projet et contribuer à son aboutissement, il convient de lister toutes les parties prenantes et de les hiérarchiser. Pour éviter d’oublier une personne, vous pouvez organiser un brainstorming. Ainsi, vous pouvez lister les noms des intervenants dans chaque volet du projet : management, ressources humaines, relation client… Mentionnez le nom de toutes les personnes et les organisations qui sont concernées par ce projet, qui affectent son exécution ou qui ont une influence sur son déroulement.

Quelles sont les parties prenantes d’un projet ?

D’une manière générale, il y a toujours des parties clés dans tous projets. On parle ici du commanditaire, du client, de l’équipe et du chef de projet mais aussi du management de l’entreprise. Cependant, on peut aussi prendre en considération d’autres structures. Dans ce contexte, on peut évoquer les pouvoirs publics, les utilisateurs, les fournisseurs. Découvrez, dans cette section, les caractéristiques de chaque intervenant.

Le commanditaire

C’est la partie qui donne les fonds nécessaires à la réalisation de la mission. Il s’agit d’une personne ou d’une organisation qui finance et qui prend les décisions les plus importantes tout au long du projet. C’est aussi le commanditaire qui met en place l’échéancier et le budget. Par ailleurs, c’est lui qui définit la qualité et le contenu du projet.

Le client

Il s’agit de la personne physique ou morale qui bénéficie du rendu final à l’issue des travaux. C’est pour cette personne que le projet est réalisé et c’est elle qui l’achète. Cette partie prenante assez importante peut être externe ou l’entreprise elle-même. Parfois, le client n’est autre que le commanditaire.

L’équipe du projet

Sélectionnée par le chef de projet, elle se charge de la réalisation des différentes étapes du travail. Elle est composée de plusieurs profils choisis selon leurs compétences. Ainsi, chaque personne est censée exécuter un certain nombre de tâches en respectant les délais et les budgets fixés au préalable.

Le chef de projet

Dès le lancement et jusqu’à la livraison, le chef de projet est la personne qui se charge de tous les aspects de la mission. En effet, il organise et il pilote. De plus, il doit s’assurer de la planification, de la bonne exécution des tâches mais aussi du respect de l’échéancier et des contraintes budgétaires. Il veille aussi à ce que le niveau de qualité demandé soit assuré.

Le management de l’entreprise

Cette partie est très importante dans la gestion du projet dans le sens où elle mobilise les autres départements de l’entreprise pour soutenir l’équipe chargée de cette mission et son chef. Le management de l’entreprise doit aussi procurer des conditions de travail optimales. Ceci inclut la rémunération attractive, l’environnement de travail favorable, les horaires flexibles…

Les utilisateurs du projet

Il s’agit des personnes et des organisations qui utiliseront le produit final issu du projet. Le succès de ce dernier dépend étroitement des besoins, des attentes et de la satisfaction de ces utilisateurs. De ce fait, il serait avantageux de tester le produit auprès d’utilisateurs potentiels. Ainsi, vous serez sûrs que le projet réponde parfaitement à leurs aspirations.

Les fournisseurs

Ce sont eux qui doivent mettre à la disposition de l’équipe tous les équipements de production nécessaires. À titre d’exemple, on peut évoquer le matériel et les logiciels. De ce fait, tout retard de livraison de leur part a des répercussions sur le respect des délais et du budget prévu. De ce fait, vous devez accorder une attention particulière au choix de vos fournisseurs.

Les pouvoir publics

Ces autorités se chargent de l’application des lois dans le pays en question. De ce fait, vous devez les solliciter pour obtenir les autorisations nécessaires à la réalisation de vos projets. Vous devez aussi connaître et respecter les normes en vigueur qui sont en relation avec votre mission.

Les 5 étapes de la gestion de projet

Ce serait bien réducteur, si vous pensez que la gestion de projet est une simple gestion de délais. En effet, cette notion s’étend sur d’autres aspects assez importants. Ce processus se réalise, d’une manière générale, en cinq phases. De ce fait, vous devez maîtriser ces étapes pour éviter l’échec du projet dont les facteurs sont variés. D’ailleurs, on peut évoquer, le dépassement d’échéanciers, un manque de ressources, le changement du périmètre du projet… Les conséquences sont plus ou moins lourdes. Pour éviter tous ces dégâts, vous devez suivre les étapes suivantes.

Le démarrage du projet

Cette phase initiale correspond à la conception. En effet, vous devez définir les grandes lignes, les parties prenantes et les sponsors éventuels de votre projet. Par la suite, vous pouvez commencer les recherches nécessaires. Dans les entreprises, le démarrage du projet est marqué par une réunion de lancement ou par une étude de faisabilité. Après avoir présenté l’idée maîtresse du projet, vous devez fixer les objectifs stratégiques et le budget à allouer.

N’oubliez pas aussi de clarifier les avantages mais aussi les facteurs de risques qui peuvent affecter la pérennité du projet. Quand cette analyse prend fin, vous pouvez établir une sorte de charte pour décrire tous ces détails avec précision. Un tel outil sert de référence pour définir, plus tard, les objectifs d’une manière optimale.

La planification

Durant cette étape, vous serez chargé de planifier le déroulement du projet en définissant des objectifs clairs et précis. Nombreuses sont les méthodes qui vous aideront à voir plus clair quant aux finalités de votre gestion. À titre d’exemple, on peut citer :

  • La méthode SMART : Cet acronyme correspond à des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis. Cette méthode est très prisée pour sa capacité à optimiser la communication entre les membres d’une équipe. Elle leur permet aussi de mieux suivre les indicateurs de performance.
  • La méthode CLEAR consiste à se fixer des objectifs (collaboratifs) qui favorisent la collaboration entre les membres de l’équipe. Ces derniers doivent aussi définir des objectifs limités dans le temps mais aussi en termes de périmètre. Par ailleurs, les fins du projet doivent aussi être émotionnelles et doivent interpeller les passions des collaborateurs et leurs énergies. De plus, selon cette méthode, un objectif est censé être appréciable. Ainsi, l’équipe du projet doit scinder les objectifs assez larges en de petites étapes réalisables et quantifiables. Selon cette approche, la définition claire et précise des objectifs doit aussi intégrer les nouvelles données et pouvoir s’y adapter d’où la possibilité de les raffiner.

L’exécution

Tout au long de cette phase, les membres de l’équipe chargée du projet doivent se rappeler des objectifs et de la stratégie tracée dans les deux étapes précédentes. Pour y réussir, commencez par attribuer les tâches aux collaborateurs, chacun selon ses compétences et son profil. Pour les aider à visualiser chaque étape, vous pouvez vous servir des logiciels de chronologie ou d’autres solutions de mapping.

Par la suite, vous devez mettre en place une méthodologie de suivi des performances. Ainsi, vous devez choisir les bons indicateurs pour évaluer l’avancement du travail. Pour chaque étape du projet, assurez-vous que les livrables soient prêts dans les délais prévus dans le calendrier.

Le contrôle et le bilan

Cette étape est primordiale pour plusieurs raisons. D’abord, vous devez vous assurer que tout le travail a été bouclé et que vos équipes n’ont oublié aucun détail. Ce suivi permet d’évaluer l’efficacité du projet. Ainsi vous pouvez mieux optimiser les prochaines missions. À ce stade, vous pouvez opter pour l’un des logiciels de gestion des objectifs. Ces solutions vous proposent un large panel d’indicateurs de performance (KPI). Ces derniers dépendent de votre secteur d’activité mais aussi de la nature du projet.

La clôture du projet

Cette étape varie d’une entreprise à une autre. En effet, deux alternatives se présentent devant vous pour clôturer votre projet : vous pouvez choisir de faire le contrôle du travail réalisé ou de passer directement au prochain projet. Il n’y a pas une solution idéale. C’est à vous d’opter pour l’alternative qui vous convient le plus. Certaines équipes organisent une réunion dite « post-mortem » pendant laquelle elles passent en revue des différents objectifs mesurés par des indicateurs de performance. Ainsi, les collaborateurs auront une idée plus claire sur les points forts et les pistes d’amélioration dans les projets suivants.

Les principales méthodes en gestion de projet

Au fil du temps, les méthodes dans l’univers de gestion de projet ne cessent d’évoluer. Nombreuses sont les écoles et les approches que vous pouvez adopter pour réussir le pilotage de vos projets. Cependant, on peut les classer en deux catégories principales : les méthodes classiques ou traditionnelles et les méthodes agiles. Découvrez, dans cette section, un zoom sur ces façons de gérer.

Les méthodes classiques

Cette manière de gérer les projets se base sur un fonctionnement séquentiel. En effet, l’organisation du travail est stricte et elle ne laisse pas de place au changement ou à la rétroaction. Après avoir défini les besoins du client, le chef de projet veille à ce que toutes les tâches soient exécutées selon les objectifs fixés avant de passer à l’étape suivante. Ce travail se poursuit jusqu’à la fin du projet.

En respectant à la lettre le plan défini en amont, cette méthode de gestion vise à éviter tout type de risque. Cette approche classique ne tolère aucun changement car les conséquences peuvent être lourdes en termes de temps et de budget. Cependant, avec cette méthode, vous risquez de livrer un produit qui ne correspond pas aux attentes de vos clients si elles changent au cours du projet. Parmi les approches traditionnelles les plus répandues, on peut évoquer :

La méthode Waterfall

À l’image d’une cascade, le principe de la méthode Waterfall repose sur une succession d’étapes. La fin de chacune mène à la suivante, sans pouvoir revenir en arrière et revoir quoi que ce soit. Il s’agit d’un processus séquentiel très strict. Sachez que ce modèle s’articule autour de 6 étapes clés.

L’analyse des besoins du client est le coup d’envoi du projet. L’objectif de cette phase est de comprendre les exigences et les objectifs du projet. L’étape suivante est la conception des livrables. Elle permet, par la suite, de définir les échéances et les budgets. Après la mise en œuvre, il convient de procéder à la validation et à la correction. Enfin, l’équipe se charge de la maintenance des livrables dans le temps. Cette approche présente un avantage très important. En effet, elle se base sur un planning défini dès le début. Ainsi, l’équipe a une vision claire et globale sur toutes les étapes du projet.

Le cycle en V

Appelée en anglais, le V model, cette méthode de gestion est une version améliorée de la méthode en cascade (Waterfall). La méthode du cycle en V doit son nom à la représentation graphique de ce modèle. En effet, les deux branches de la lettre V illustrent deux phases : ascendante et descendante. Ces dernières impliquent tous les stades du cycle de vie du projet : de la conception à la réalisation pour arriver à la validation. Les étapes suivies dans ce modèle sont séquentielles et linéaires.

La partie descendante de la lettre V correspond aux actions de conception et de réalisation. La partie ascendante correspond aux actions de contrôle de la qualité. L’objectif ultime est de garantir la conformité des résultats et des livrables aux exigences du client. Il est avantageux de savoir que cette approche ne convient pas à toutes les structures et toutes les entreprises car elle est assez rigide et peu flexible. Cependant, elle est extrêmement utile lorsque les caractéristiques du produit final sont claires et bien définies.

La méthode du chemin critique

Cette approche consiste à définir les actions à faire pour que le projet soit bouclé à la date prévue. Le chemin critique est donc composé d’un ensemble de « tâches critiques » qui sont indispensables à la réalisation du projet. De ce fait, vous devez, d’abord, les lister et définir les dépendances entre chacune de ces tâches. Par ailleurs, il convient de déterminer la durée de réalisation de chaque mission.

Par la suite, cette méthode permet de calculer le chemin le plus long pour arriver à terminer tout le travail demandé. Pour chaque tâche, une date au plus tôt et une autre au plus tard sont aussi données par ce principe de gestion. Ainsi, cette approche permet d’obtenir des délais et un planning précis. Il serait donc plus facile de comparer ce qui est prévu avec ce qui est réalisé. De plus, elle offre une représentation visuelle de toutes les actions à faire tout au long du projet.

Cette manière de procéder est apparue aux États-Unis en 1950. Elle est très utilisée, de nos jours, dans plusieurs secteurs tels que l’aérospatial, la recherche et développement de produits, l’informatique…

La méthode PRINCE2

Ce nom provient de l’anglicisme « Projects IN Controlled Environments » ou projets dans des environnements contrôlés. Cette méthode a été principalement utilisée dans les projets informatiques du gouvernement britannique. Par la suite, la méthode PRINCE2 devient répandue dans plusieurs secteurs et pays du monde.

Basée sur le produit, cette approche permet de décomposer le projet en de petites tâches contrôlées avec un minimum de flexibilité dans le fonctionnement. Les parties prenantes principales qui interviennent dans ce processus sont l’équipe du projet, son chef et le comité de pilotage. Ce dernier est, souvent, composé du client, de l’utilisateur mais aussi du fournisseur. En effet, chaque intervenant vérifie de son côté le bon déroulement du projet.

Les méthodes agiles

Avec l’avancée technologique, nombreuses sont les méthodes classiques de gestion de projet qui sont devenues obsolètes. Ceci est dû à leur rigidité et leur complexité. De ce fait, de nouvelles méthodes agiles ont vu le jour. L’objectif est de satisfaire les besoins du client sans se concentrer sur les autres termes contractuels. Selon les spécificités de votre entreprise, vous pouvez appliquer l’une de ces approches. À titre d’exemple, on vous propose de découvrir :

La méthode Scrum

Scrum est l’une des méthodes les plus utilisées par les entrepreneurs. Elle consiste à découper le projet en plusieurs lots de travail et de les faire valider à chaque fois par le client. Chaque étape est analysée pour détecter les pistes d’amélioration. Après avoir analysé les besoins et les attentes du client, le product owner rédige un cahier des charges appelé « Product Backlog » dans lequel il définit clairement les caractéristiques fonctionnelles du produit.

Dans un second temps, le projet est découpé en sprints. Il s’agit d’ensembles de tâches permettant de concevoir une partie du produit final. Durant la réunion du Sprint Planning Meeting, toutes ces tâches sont listées et planifiées. La méthode Scrum offre toujours une vision globale sur tout le projet pour ne pas perdre de vue l’objectif principal.

La méthode Kanban

Très populaire dans le monde de la gestion, la méthode Kanban approche offre une représentation visuelle très claire sur l’avancement des étapes du projet. Elle suppose la création d’un tableau de bord composé de colonnes sur lesquelles vous placez des post-its qui représentent les différentes tâches. Chaque colonne représente une phase bien déterminée du projet.

La méthode SAFe

Quand on parle d’agilité, on ne peut pas ignorer la méthode SAFe ou Scaled Agile Framework. Cette approche a été conçue par l’américain Dean Leffingwell et elle vise la collaboration et l’alignement sur la stratégie globale de l’entreprise. Ainsi, le travail est décomposé en plusieurs lots en s’assurant qu’ils sont exécutés par des équipes bien orientées vers l’objectif final. Cette approche suppose aussi l’existence d’un glossaire technique commun entre les collaborateurs qui apporte beaucoup de cohérence et une meilleure communication.

La méthode Extreme programming (XP)

Idéale pour tous les types de projets, la méthode Extreme programming adopte les principes de la gestion agile. De ce fait, les besoins du client sont mis au cœur des préoccupations des collaborateurs. Par ailleurs, un processus de développement itératif est mis en place pour garantir une amélioration continue des performances. De plus, l’approche Extreme Programming a pour objectif de livrer rapidement le produit final en maîtrisant les tâches et les délais d’exécution et en optimisant les relations entre les parties prenantes du projet.

Les outils de la gestion de projet

Vous êtes chargé d’un projet à partir de zéro et vous vous demandez comment vous y prendre ? Sachez que les outils de gestion de projet qui s’offrent à vous sont tellement nombreux que vous aurez l’embarras du choix. Découvrez, dans cette section, un tour d’horizon sur les différentes solutions possibles.

L’analyse SWOT

Pour commencer, il faut préciser que SWOT est l’abréviation des termes : Strengths – Weaknesses – Opportunities – Threats. Vous l’avez donc compris, cette matrice constitue un outil structuré qui permet de définir les facteurs internes (forces et faiblesses) et les facteurs externes (risques et opportunités) qui ont un impact direct sur la viabilité du projet.

  • Les forces : Cette partie de la matrice résume les atouts de votre structure et les attributs de votre organisation qui peuvent contribuer à la réussite de votre projet. À titre d’exemple, on peut citer la flexibilité des coûts, certaines ressources, une innovation…
  • Les faiblesses : Ces facteurs internes ont tendance à freiner l’avancement du projet et à réduire les chances de succès. Dans ce contexte, on peut évoquer le manque de compétences, des coûts non maîtrisés…
  • Les opportunités : Il s’agit de paramètres externes à votre entreprise mais dont vous pouvez profiter. De ce fait, ces facteurs peuvent être des changements de lois, des mutations sociales, le lancement de nouveautés sur le marché…
  • Les menaces : Ces variables de l’environnement extérieur de l’entreprise peuvent avoir un impact négatif sur votre projet.

Le diagramme de Gantt

Conçu par Henry Gantt en 1910, le diagramme de Gantt outil de gestion de projet dicte une représentation des tâches sous la forme de barres horizontales placées sur un graphique. Une telle approche permet de mieux planifier le déroulement du projet et facilite le suivi. Des jalons sont posés pour valider les étapes. Cette méthode est très utile dans les projets composés de beaucoup de tâches imbriquées.

Le diagramme de PERT

Acronyme anglais de Program Evaluation Review Technique, le diagramme de PERT est idéal pour les projets d’envergure. En effet, il permet d’analyser les différentes tâches et de déterminer le temps requis pour leur exécution. Ainsi, il est facile de fixer un délai de livraison pour tout le projet. Cette solution définit aussi la dépendance entre les tâches.

Le tableau de bord

Il s’agit d’un outil de synthèse qui permet d’évaluer la santé du projet. Le tableau de bord comprend plusieurs indicateurs qui visent à suivre la performance. Ainsi, il est plus facile pour le chef de projet de piloter l’avancement des travaux. Il peut à tout moment voir où l’on est et où doit-on aller.

Conseils pour réussir la planification d’un projet

Réussir la gestion de ses projets n’est pas une mince affaire. Se doter des bons outils et adopter les bonnes méthodes vous aideront à mettre toutes les chances de votre côté. Cependant, il y a aussi d’autres bonnes pratiques à suivre pour optimiser votre gestion.

Maîtrisez le projet sur le bout des doigts

Jetez des bases solides en commençant par maîtriser les clients et leurs besoins. Cernez les attentes de toutes les parties prenantes. Ainsi, vous serez en mesure de définir les objectifs du projet d’une manière claire.

Mettez en place un plan d’action

Profitez pleinement des ressources disponibles pour établir un plan d’action efficace. De ce fait, vous devez attribuer les tâches selon les compétences et veiller à ce que chaque collaborateur soit capable d’effectuer son travail dans les règles de l’art.

Définissez des étapes clés

Identifiez les moments déterminants de la vie du projet et assurez-vous de la bonne exécution des tâches critiques. Ces dernières constituent un bon indicateur pour voir si les collaborateurs avancent dans le bon sens.

Privilégiez une bonne communication

La communication est l’un des facteurs clés de succès d’une bonne gestion de projet. De ce fait, essayez de faire intervenir toutes les parties prenantes et de tenir compte de leurs préoccupations. Tout changement doit être communiqué aux intervenants concernés à temps.

Le mot de la fin

Avec autant de solutions et d’outils disponibles, vous pouvez, aujourd’hui, mieux gérer les projets qui vous sont assignés. Quelle que soit l’approche que vous adopterez, essayez d’instaurer une ambiance qui favorise la collaboration et une atmosphère de bien-être au sein de votre équipe.