La gestion d’une entreprise requiert de multiples compétences. Il ne suffit pas de vendre des produits ou des services pour que votre société fonctionne correctement. Hormis le côté commercial, il faut également gérer le volet administratif qui est en général dense et chronophage. Pour se charger de ce volet, les chefs d’entreprise ont le choix entre l’internalisation et l’externalisation. La seconde solution est de plus en plus employée par les entrepreneurs en raison de ses nombreux avantages. Découvrez pourquoi il est bénéfique pour les entreprises de miser sur l’externalisation de certaines activités.
Externalisation : quels sont les principes ?
L’externalisation en entreprise consiste à déléguer des tâches à un prestataire externe. En effet, un chef d’entreprise peut décider de recruter des employés afin de se charger des tâches telles que la comptabilité, la gestion des ressources humaines, le secrétariat, le service client pour répondre aux prospects et aux clients. Cependant, s’il vient de créer son entreprise ou encore s’il ne dispose pas des fonds nécessaires pour assurer la paie de tous les collaborateurs dont il a besoin, il peut recourir à un prestataire externe.
Il transfère ainsi les activités secondaires à une société spécialisée. Celle-ci peut être offshore, c’est-à-dire basée dans un pays étranger, ou onshore, ce qui signifie qu’elle se trouve dans le même pays que l’entreprise qui a recours à ses services. Le prestataire externe se charge de réaliser les missions qui lui sont confiées au nom de l’entreprise qui lui a fait appel. Il ne prend pas d’initiatives sans l’aval de la société pour qui il effectue ces activités secondaires. Certains prestataires offrent aussi un accompagnement à la structure qui a besoin d’eux.
Ils peuvent l’aider dans la prise de décisions capitales pour le développement des affaires. C’est le cas par exemple des fiducies ou des cabinets d’expertise comptable. Comme pour le service d’accueil téléphonique, l’externalisation peut être adoptée pour la plupart des activités d’une entreprise. Autrement dit, une société peut décider de confier la gestion de tous ses départements à des prestataires externes en dehors du volet commercial. Parmi les activités pouvant être confiées à une structure spécialisée, nous pouvons citer :
- les projets informatiques tels que l’automatisation des processus, la maintenance du parc informatique, le déploiement des logiciels, etc.,
- la communication digitale : la gestion des médias sociaux et du site internet de l’entreprise, la création de sites web, etc.,
- les ressources humaines : les prestataires spécialisés peuvent se charger du recrutement des employés, de la gestion des paies, des formations du personnel,
- la comptabilité : l’entreprise peut externaliser la gestion de sa fiscalité, l’établissement de ses inventaires, etc.,
- l’accueil téléphonique : les appels des clients ou des prospects pour obtenir des informations ou faire des réclamations seront directement transmis au prestataire externe. Ce dernier se charge de la permanence téléphonique de l’entreprise.
D’autres activités telles que la gestion de la logistique, le web marketing ou encore le service client peuvent être externalisées.
Pourquoi les entreprises optent-elles de plus en plus pour l’externalisation ?
L’externalisation est devenue l’une des solutions les plus employées par les entreprises, notamment par les PME et les TPE, car elle offre de multiples avantages.
Le gain de temps
La principale raison pour laquelle de plus en plus de sociétés se tournent vers cette solution est qu’elle leur permet de se libérer des tâches chronophages. Elles peuvent donc consacrer tout ce temps à des activités à forte valeur ajoutée. L’externalisation permet aux chefs d’entreprise de se concentrer sur leur cœur de métier. Étant donné que les fonctions les moins stratégiques, mais essentielles, sont confiées à des prestataires externes, les équipes internes peuvent mobiliser toutes leurs forces pour devenir plus performantes et réactives.
Des compétences spécifiques
Si vous voulez avoir recours à un prestataire externe, vous ne ferez pas appel à n’importe qui. En effet, pour que cette solution soit efficace, il faut se tourner vers des experts. À titre d’exemple, pour externaliser la comptabilité d’une entreprise, le meilleur interlocuteur est un cabinet d’expert-comptable. L’externalisation permet d’enrichir les sociétés qui y ont recours, car elles profitent des compétences d’acteurs spécialisés dans un domaine précis. Il s’agit de compétences dont elles ne disposent pas en interne, par manque de temps ou de moyens.
Une meilleure performance
L’externalisation vous aide à gagner en qualité. Que ce soit pour l’accueil téléphonique, le secrétariat, la communication ou encore le service client, vous travaillerez avec des experts. De fait, vous avez la garantie de recevoir des prestations de qualité. Par ailleurs, il est important de garder à l’esprit que les prestataires auxquels vous faites appel s’améliorent continuellement.
Pour cause, ils évoluent dans un univers fortement concurrentiel. Le marché les oblige ainsi à être plus compétitifs et à rechercher l’optimisation de leurs prestations. Vous bénéficiez par conséquent d’une collaboration contractuelle dynamique et adaptée à vos besoins. Par ailleurs, le client qui fait appel à un prestataire externe parvient à mettre de côté la routine et la rigidité qui ne favorise généralement pas le développement de son système interne.
Une maîtrise des coûts optimisée
Cet atout de l’externalisation fait partie des principales raisons pour lesquelles les entreprises sont de plus en plus tournées vers cette solution. Recruter des salariés pour toutes les activités peu stratégiques, mais nécessaires au bon fonctionnement de la structure implique des charges salariales élevées. L’externalisation assure une totale flexibilité. Le prestataire que vous engagez adapte ses prestations en fonction de vos attentes et de vos exigences. De fait, vous n’aurez plus à payer des coûts fixes, mais plutôt des coûts variant au gré de vos activités. De surcroît, cette option vous permet de réduire votre masse salariale ainsi que vos investissements sur le long terme.
Quelles sont les différentes formes d’externalisation ?
Avant de vous présenter les différentes formes d’externalisation, il est important de rappeler que cette opération implique des obligations au niveau des deux parties. L’entreprise, qui est le donneur d’ordre, doit ainsi s’engager à verser une rémunération au prestataire pour les missions confiées selon les termes du contrat. Quant au prestataire externe, qui est l’exécutant, il a l’obligation d’exécuter sa mission dans les délais impartis. Il est aussi tenu d’assurer le conseil envers le donneur d’ordre et de veiller à la sécurité des services demandés. Il existe différentes formes d’externalisation. Chaque société sélectionne la forme qui lui convient en fonction de ses objectifs et de ses besoins.
La sous-traitance
C’est le type d’externalisation le plus courant et le plus adopté. L’entreprise confie à une structure externe l’exécution de tout ou une partie d’un service particulier. La société peut décider par exemple de confier l’établissement des bilans comptables annuels, le paiement des taxes ou l’accueil téléphonique à un prestataire externe sur une durée déterminée au préalable. Le sous-traitant s’occupe donc des missions à sa charge selon les directives et les spécifications techniques exigées par la société.
L’achat sur catalogue
Ce type d’externalisation répond à des besoins ponctuels. Concrètement, l’entreprise exprime un besoin et achète le service chez le prestataire externe. C’est une collaboration de courte durée qui se solde par la livraison et le paiement du service requis.
L’infogérance
Cette forme d’externalisation fonctionne selon le même principe que la sous-traitance. La seule différence se situe au niveau des activités dont ce contrat traite. L’infogérance est réservée aux missions secondaires et non productrices de revenus tels que le secrétariat, l’accueil, etc. Dans ce cas, la société se charge de la coordination de toutes les entités qui se chargent du bon déroulement des opérations.
