La plupart de ces outils de gestion des tâches ont des versions gratuites pour les petites entreprises ou pour un usage personnel, mais aussi des versions payantes si vous souhaitez plus de fonctionnalités, plus d’espace ou plus d’utilisateurs. Ils nous aident à gérer des projets ou des tâches qui doivent être réalisés dans un délai donné, mais nous pouvons également avoir un contrôle sur le temps total que nous consacrons à chaque chose, par exemple. Ils améliorent la productivité et, surtout, l’organisation des équipes et des collègues en abandonnant le chaos qui est commun à beaucoup.

Qu’est-ce que Trello et à quoi sert-il ?

Trello est un gestionnaire de projet collaboratif, un des outils essentiels qui vous facilitera le travail et surtout la coordination avec les autres membres de votre équipe. Mais il n’est pas seulement utile pour organiser ou gérer des projets professionnels, il peut aussi être très intéressant à utiliser avec un groupe d’amis avec qui vous allez organiser un voyage, avec vos colocataires ou pour organiser les tâches ménagères avec votre famille. Cela peut sembler un peu chaotique ou complexe au début, mais c’est vraiment utile une fois que vous vous êtes habitué à travailler avec. Vous pouvez créer des tâches récurrentes ou des tâches quotidiennes dans un calendrier, des cartes et des listes que vous pouvez réorganiser, glisser et déposer au fur et à mesure de leur réalisation.

Le système kanban

Vous verrez que nombre des outils dont nous vous parlons ci-dessous parlent d’un système Kanban pour l’organisation des tâches. Il s’agit d’une méthode japonaise née dans les années 40 par la société Toyota et qui est appliquée aux processus de fabrication, bien qu’elle soit également très intéressante pour la gestion de tout type de tâches. Il se veut un système de travail moins chaotique respectant les processus, attribuant des rôles et des postes et offrant une visualisation complète du flux de travail depuis sa création ou sa demande jusqu’à sa livraison.

D’un seul coup d’œil, nous pouvons voir le processus, par exemple. En outre, il vise également à éliminer les distractions ou à créer des limites de temps afin que nous ne tergiversions pas jusqu’à la dernière heure. Chacun sait ce qu’il a à faire à un moment donné, à quelle échéance il doit le faire, ou qui est son équipe ou qui d’autre travaille à cette tâche. En outre, nous pouvons également voir ce qui est déjà achevé ou ce qui reste à faire. Un tableau avec lequel nous aurons un tableau actualisé en permanence et en temps réel et que nous pourrons toujours consulter.

Quelles sont les alternatives à Trello

Trello est vraiment utile et il est gratuit avec un nombre illimité de planches, de listes et de cartes, bien qu’avec quelques limitations en termes de poids par attachement ou avec peu de fonctions en termes de planches d’équipe. C’est pourquoi il a des prix par utilisateur par mois : 12,50 euros par utilisateur par mois dans le plan Business Class ou 17,50 euros par utilisateur par mois dans le plan Enterprise, bien que le prix varie en fonction des utilisateurs enregistrés.

Avant de payer ou de décider d’opter pour la version gratuite, vous devez garder à l’esprit que ce n’est pas le seul outil capable de le faire, bien qu’il soit probablement le plus populaire. Il existe de nombreuses alternatives à Trello qui peuvent vous être utiles et qui non seulement incluent ses fonctions mais permettent également plus de vues, plus de modèles, etc.

KanbanFlow

Kanban Flow est un gestionnaire de tâches très similaire à Trello et possède également une version gratuite ou une version payante pour 5 dollars par mois, quelque chose de plus abordable et avec toutes sortes de fonctionnalités si elle ne suffit pas. Si vous ne voulez pas payer, la version gratuite n’a pas d’utilisateur ni de limite de temps. C’est un logiciel de gestion de projet multiplateforme (il est également accessible depuis les téléphones portables) qui nous permet de créer des tâches et des sous-tâches, de créer des rapports ou des analyses et de gérer les tâches récurrentes. Comme beaucoup de ceux qui figurent sur cette liste, et comme son nom l’indique, elle est basée sur la méthode Kamnban.

Suivant cette idée de tableau Kanban, cet outil nous permet de créer des tableaux placés verticalement dans différents onglets et avec différentes colonnes ou couleurs selon nos besoins. Chaque tableau ou carte peut être attribué à différents membres et vous pouvez utiliser des filtres pour que seules les cartes qui vous sont utiles apparaissent à ce moment sans perdre votre attention dans des tâches qui ne sont pas pertinentes maintenant. En outre, vous pouvez également ajouter une limite de tâches à la colonne qui vise à maintenir la concentration ou à ne pas avoir une surcharge de choses à faire.

Au-delà des conseils, il est compatible avec les outils de gestion du cloud comme Google Drive ou Dropbox and Box. Et elle a, comme nous l’avons expliqué, la possibilité de créer des tâches récurrentes qui sont celles que vous devez toujours accomplir. Un autre avantage est qu’il utilise une horloge avec la technique Pomodoro, un minuteur qui fonctionne pour organiser le temps que vous passez sur chaque tâche sans perdre de vue votre objectif.

Kanbanchi

Suivant le système du projet Kanban et avec des tableaux, Kanbanchi est une autre des meilleures alternatives à Trello que vous pouvez utiliser de manière visuelle et avec des tâches en colonnes que vous pouvez déplacer, partager, éditer, mettre à jour ou synchroniser avec des systèmes de nuages compatibles, tels que Google Drive. Il est très visuel et vous pouvez choisir des étiquettes ou des couleurs pour mettre en valeur certaines tâches ou projets, vous pouvez ajouter des dates d’échéance, faire un suivi… Un de ses points forts et avantages est l’intégration avec G Suite qui vous permet d’avoir tout synchronisé avec le Google Calendar, avec le stockage en nuage de Google Drive, etc.

L’un des “problèmes” du Kanbanchi est que vous devrez payer pour son utilisation. Il existe trois plans différents à partir de 7,95 $ par utilisateur par mois pour le plan Starter, 19,97 $ par utilisateur par mois pour le plan Professional ou 34,97 $ par mois pour le plan Enterprise. Les deux premiers vous permettront de bénéficier d’un essai gratuit que vous n’aurez pas à payer si vous avez besoin de savoir comment fonctionne l’outil et si vous êtes convaincu.

Asana

Asana est une autre des meilleures alternatives à Trello pour avoir organisé des projets et des tâches d’équipes travaillant à distance. Vous pouvez modifier le calendrier de travail au cas où un projet de dernière minute serait pressé et vous pouvez accéder à différents outils qui le rendent très confortable et intéressant : listes, tableaux, échéances, calendriers ou progression. C’est l’une des meilleures options, sans aucun doute, et l’une des plus visuelles si vous cherchez quelque chose de simple et facile à comprendre pour toute l’équipe. Vous pouvez organiser et planifier la structure de travail que vous jugez la meilleure et attribuer des tâches à chaque membre, choisir des délais ou fixer des priorités à l’aide d’étiquettes de couleur facilement reconnaissables.

La possibilité d’intégration avec Asana est un autre de ses points forts. Il est compatible avec Microsoft Teams, avec Adobe Creative Cloud, avec Jira, avec Tableau, avec Slack ou avec Gmail, entre autres outils qui facilitent le travail. Il existe des plans de paiement, mais il existe une version gratuite qui inclut pratiquement toutes les tâches sans frais et qui est conçue pour les utilisateurs individuels ou les équipes qui commencent à gérer des projets, avec un maximum de 15 coéquipiers, une multi-plateforme et toutes les vues possibles de Liste, Tableau, Calendrier…

Vous trouverez également des plans de paiement de 10,99 euros par utilisateur et par mois pour le plan Premium, de 24,99 euros par utilisateur et par mois pour le plan Business et un plan d’entreprise avec un prix variable en fonction du volume de celui-ci et des comptes créés.

Voir également : Les meilleures alternatives à Asana

Airtable

Airtable est l’un des plus complets si vous cherchez des alternatives à Trello et il est compatible avec plusieurs plateformes différentes, vous pouvez l’utiliser sur votre ordinateur mais il a aussi une version mobile et il est compatible avec iOS ou Android, avec Windows ou Mac. Il ne se veut pas seulement un outil de gestion de projet pour le domaine professionnel, mais aussi pour le domaine personnel, que ce soit pour gérer un voyage ou pour gérer la liste des courses. En outre, il se veut également utile si vous souhaitez avoir une liste de choses enregistrées à titre privé comme des restaurants, par exemple.

Il comporte des modèles qui faciliteront grandement le démarrage et vous ne devrez pas créer le tableau à partir de zéro. Et dans la base de données ou les événements, vous pouvez ajouter toutes sortes d’informations qui peuvent être nécessaires, ajouter des personnes ou des membres apparentés, choisir des heures et des dates, etc.

Dans ce cas, nous avons un outil qui utilise le système de vues Kanban si vous êtes à l’aise avec les différentes listes et que vous déplacez les colonnes, mais ce n’est pas le seul car Airtable a également un design de galerie beaucoup plus visuel, design en mode calendrier ou un calendrier dans lequel vous verrez des projets, des rendez-vous, des listes. Vous pourrez passer de l’un à l’autre en fonction de celui qui vous convient le mieux.

Vous pouvez utiliser Airtable gratuitement, mais il existe également des plans premium pour les entreprises ou les grandes équipes, à partir de 10 dollars par utilisateur et par mois pour le plan Plus jusqu’au plan Entreprise dont le prix sera adapté en fonction de l’entreprise.

Hibox

Hibox est un organisateur de tâches avec chat interne inclus et vidéoconférence. Il est gratuit et vous permet non seulement de gérer des tâches mais aussi de parler avec vos collègues ou votre équipe grâce à l’outil lui-même sans avoir recours à d’autres comme Slack ou pour les appels vidéo sans Skype. Il est disponible en version de bureau mais aussi pour les téléphones mobiles via les applications. En gros, il est divisé en chambres. Une fois que vous disposez des salles, vous pouvez créer des tâches auxquelles vous pouvez attribuer une date d’échéance ou un utilisateur responsable de cette tâche.

Il permet également d’organiser les listes par priorité, par urgence, afin que l’équipe sache à quoi elle doit consacrer du temps avant de passer à la chose suivante ou ce sur quoi elle doit travailler à ce moment. Autre caractéristique intéressante : il est doté d’une minuterie ou d’une horloge permettant de suivre le temps avec lequel vous pouvez vous organiser ou savoir combien de temps il vous a fallu pour accomplir telle ou telle tâche et apprendre, une fois que vous vous y êtes habitué, à savoir combien de temps vous devez consacrer à chaque sujet.

Il existe toutes sortes de modèles et de vues disponibles, bien que cet outil n’utilise pas la méthode Kanban comme dans d’autres de la liste, mais il reste très utile et gratuit pour les équipes de 10 utilisateurs maximum et avec 2 Go de stockage total. Pour les équipes plus importantes ou les fonctions plus nombreuses, elle propose des plans de paiement à partir de 4 $ par mois par utilisateur ou 8 $ par mois par utilisateur avec stockage illimité, surveillance des conversations ou possibilité de sécurité avancée.

Monday.com

Monday est simple et cherche à être le plus visuel possible, sans distractions. Non seulement c’est l’une des meilleures alternatives à Trello, mais elle a aussi des fonctions exclusives qui faciliteront grandement l’organisation de tout. Si vous aimez la méthode Kanban, vous pourrez l’utiliser pour la voir sur des tableaux. Sinon, vous pouvez avoir d’autres types d’affichage, comme des listes, des feuilles de calcul ou même des cartes pour visualiser les tâches. Si vous ne voulez pas de complication, il existe des modèles prédéfinis avec plus de 100 options différentes avec des couleurs que vous pouvez adapter à vos besoins si vous ne voulez pas partir de zéro et vous pouvez suivre les détails du projet avec les différents tableaux de bord ou analyses, des graphiques qui vous diront ce qui est fait, ce qui ne l’est pas, ce qui reste à vérifier, etc.

Il est intégré à de nombreuses applications qui rendront la gestion plus utile : vous pouvez l’utiliser avec Google Drive, Slack, Gmail, Google Calendar, Jira, Dropbox, Typeform ou Github, entre autres. Vous pouvez l’essayer gratuitement mais toutes les options sont payantes : plan de base à 8 euros par utilisateur et par mois, plan standard à 10 euros par utilisateur et par mois, plan Pro à 16 euros par utilisateur et par mois ou plan d’entreprise dont le prix varie et qui est conçu pour répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise.

Kanbanize

Comme son nom l’indique, Kabanize est basé sur l’organisation Kanban pour enregistrer des projets ou voir des flux de travail parfaitement organisés, avec des tableaux flexibles que vous pouvez déplacer ou changer selon vos besoins. L’avantage de ce système est qu’il promet d’être trois fois plus rapide pour vous organiser. Dans ce cas, l’outil vous permet d’avoir une analyse des flux ou d’automatiser les tâches récurrentes.

Il est assez similaire aux autres en termes de fonctionnalités et d’options : tableaux Kanban, flux de travail multiples, calendrier pour planifier les initiatives ou les projets, espaces de travail et gestion des équipes pour le suivi dans un seul panneau, liens de cartes pour diviser les projets en petites parties essentielles ou analyse des flux de travail avec toutes sortes d’outils de gestion et de diagrammes qui nous aideront dans l’organisation. Il est également intégré à d’autres outils quotidiens comme Google Drive, Dropbox, Zapier, Box, etc.

Le prix de Kanbanize dépendra du fait que vous payiez au mois ou à l’année (comme la plupart d’entre eux) mais aussi du nombre d’utilisateurs ou du nombre de règles que vous souhaitez, si vous voulez des analyses ou non… Le prix de base est de 109 euros par mois pour 10 règles et 1 à 15 utilisateurs dans l’équipe que vous inscrivez.

Taskworld

L’objectif de Taskworld est d’aider ses utilisateurs à mieux gérer leurs projets et de collaborer avec différentes équipes. Il dispose d’outils Kanban avec la même organisation des tâches dans le même format mais il existe aussi des listes de tâches ou vous pouvez accéder à des modèles de projets ou à la gestion de fichiers. Un autre avantage est qu’il a intégré le chat public et privé.

Il dispose également d’un suivi du temps : vous pourrez voir le temps consacré à chaque tâche et obtenir des rapports pour chacun des projets dont vous avez la charge. Un autre de ses points forts sont ses rapports de performance avec un retour d’information en temps réel sur les tâches qui ont été accomplies au total, par jour, par semaine, par mois… Ou un calendrier avec lequel nous devrons voir comment chacune des “tâches” que nous avons à faire progresse pour savoir comment est l’avancement total ou l’avancement divisé de chacune des sous-tâches.

Taskworld n’a pas de version gratuite et vous devez payer 10 euros par mois dans sa version Pro ou 22 euros par mois par utilisateur dans sa version Business. Comme le reste, il propose des plans personnalisés pour les entreprises dont le prix varie mais qui ont un minimum de 25 utilisateurs enregistrés dans l’outil et avec un stockage illimité.

Zenkit

Zenkit est un organisateur de tâches, de projets, de documents, etc. Vous pouvez disposer de diagrammes pour planifier et suivre les projets ou vous pouvez avoir une vue de calendrier avec laquelle vous connaîtrez les dates d’échéance de chacun des travaux en cours. Comme les autres, il vous permet de suivre l’activité, vous pouvez étiqueter différents articles ou inviter des collègues à travailler avec vous sur ce dont vous avez besoin. Vous pouvez également recevoir des notifications afin de savoir ce qui est dû ou quand il est dû. Et il existe des listes de contrôle ou des listes de choses à faire pour que vous puissiez tout avoir en un coup d’œil. Et si vous ne l’obtenez pas, il y a un filtre qui permet de trouver facilement des vues automatisées. Zenkit est l’un des plus complets et propose des applications pour iOS, Android, macOS, Windows et Linux.

Il est gratuit pour un usage personnel et illimité. Pour l’usage professionnel, il existe des options Plus, Business et Enterprise dont les prix sont respectivement de 9 € par mois par utilisateur et de 25 € par mois par utilisateur. L’Entreprise, comme dans le reste des options de la liste, dépendra des équipements et des fonctions contractés et aura un prix personnalisé s’adaptant, dans la mesure du possible, à chaque entreprise.

Wekan

Wekan est un logiciel libre et gratuit. De plus, il est probablement le plus similaire en termes d’interface si vous cherchez des alternatives à Trello mais sans trop changer. De conception très similaire et avec la possibilité de migrer ou d’exporter du contenu à partir de l’original. Un autre grand avantage, comme d’habitude dans ce type de programmes, est que les mises à jour sont constantes en cas d’erreur temporaire. Quant aux fonctions et au travail, vous pouvez ordonner les tâches en suivant le système Kanban et créer les cartes que vous voulez et y ajouter toutes sortes d’informations telles que des images ou des pièces jointes, des étiquettes, des listes de tâches, etc.

Vous pouvez créer des tableaux privés ou publics, les supprimer, les déplacer ou mettre en sourdine ceux qui ne vous intéressent pas afin d’éviter les distractions. C’est l’une des meilleures options si vous recherchez quelque chose qui ne nécessite pas de payer pour un plan et qui offre un accès gratuit à tout et qu’il vous suffit d’aller sur Github pour le télécharger sur votre ordinateur ou vérifier plus de détails.

Archmule

Archmule vous permet de créer des projets publics ou privés, pour un usage professionnel ou personnel. Il est gratuit (bien qu’il y ait une option de paiement) et nous permet d’utiliser des tâches pour tout organiser. Dans chaque fiche de tâche, nous pouvons ajouter des dates pour signaler l’approche de la livraison, des pièces jointes, des commentaires, des étiquettes ou des photos de couverture qui nous aideront à savoir de quoi il s’agit en un coup d’œil. Comme le reste des sites et applications de cette liste, elle cherche à gérer le travail et vous permet de vous déplacer dans les colonnes ou les listes sans aucune complication. Elle dispose d’une fenêtre grasse pour accéder à une page d’accueil ou à une page de résumé où vous verrez les mises à jour récentes : comment se déroule chaque projet que vous suivez, chaque équipe, etc.

L’une des principales différences avec les autres outils de cette liste est que vous pouvez créer des projets publics ou suivre d’autres utilisateurs qui créent les leurs. Vous pouvez aimer d’autres projets, découvrir des utilisateurs ou montrer les vôtres. La version gratuite vous permet d’avoir autant de projets, publics ou privés, que vous le souhaitez. Il dispose également d’un stockage illimité ou d’un chat individuel. Il existe également une version de base à 7 euros par mois qui améliore le poids par pièce jointe (de 10 Mo à 200 Mo), nous permet de mettre des couvertures personnalisées aux projets et nous donne accès à des statistiques et des analyses ou à un service de messagerie de groupe.