L’aboutissement d’un projet d’entreprise dépend de plusieurs facteurs. Ils sont aussi bien d’ordre organisationnel, structurel, matériel qu’humain. Sur ce dernier point, les équipes devant impulser l’initiative doivent être bien formées. Cela leur permet de disposer des compétences et la motivation nécessaire pour bien accompagner les différentes phases du processus. Les chefs d’entreprise doivent donc assurer la formation de leurs équipes pour réussir leur gestion de projet. Souhaitez-vous découvrir comment y parvenir ? Focus !
Bien choisir les collaborateurs
Une formation sur la gestion de projet débute indubitablement par le bon choix des collaborateurs. Les différentes activités à mener doivent en effet être confiées à des agents qualifiés disposant des compétences requises. Dans le cadre de la sélection des profils disponibles au sein de l’organisation, le responsable de projet peut faire usage de Work Breakdown Structure.
Il peut arriver que les disponibilités en personnel de l’entreprise ne répondent pas aux exigences du poste. Dans ce cas, il faut recruter une compétence extérieure ou faire appel à un consultant indépendant.
Choisir un chef de projet
Il est capital de bien choisir le chef de projet pour assurer la formation des équipes. Le choix de ce professionnel doit se faire suivant des critères et des qualifications définis en rapport avec les activités à mener. C’est le responsable de projet qui assure tout le processus de formation des équipes. Il doit avoir des qualités personnelles comme la responsabilité, l’humilité et la rigueur.
Le chef de projet devant assurer la formation des équipes doit avoir une solide expérience en management. Il doit bien maîtriser le domaine pour effectuer une bonne sélection des collaborateurs. Il définit les besoins en formation des agents en se basant sur les exigences de chaque poste lié au projet.
Imprimer une dynamique d’équipe
La notion de dynamique d’équipe doit être inculquée aux collaborateurs au cours d’une formation à la gestion de projet. C’est le seul moyen pour disposer des professionnels acquis entièrement pour la cause de l’atteinte des objectifs. Dans ce cadre, il est important de définir le rôle de chaque participant pour éviter les conflits d’attribution.
Les documents de cadrage du projet doivent être portés à la connaissance des agents en formation. Il s’agit entre autres des cahiers des charges, du PAQ ou encore du PMP. Le responsable de projet peut ainsi fixer qui fait quoi et à quelle étape.
Organiser des réunions périodiques
Une formation des équipes à la gestion de projet implique une organisation périodique des réunions. Cela permet au responsable de mieux conduire les tâches et les activités. Ces échanges collectifs permettent d’effectuer des revues techniques.
Les différents acteurs peuvent ainsi relever les points éventuels de blocage et y apporter des solutions. Il faut toutefois veiller à éviter « la réunionite ». Les excès de réunion au cours d’une formation des équipes peuvent nuire à la productivité au cours de la gestion de projet.
Organiser un teambuilding
Le teambuilding est un moyen efficace pour bien former ses équipes à la gestion du projet. Il s’agit en effet d’un ensemble de tâches que les collaborateurs d’une entreprise doivent exécuter. Il se déroule dans un cadre extérieur au lieu de travail habituel. Il peut s’agir d’escape game, de bootcamp ou encore de mise au vert.
Le teambuilding est une occasion exceptionnelle permettant de renforcer et de fédérer la cohésion de l’équipe au cours de la formation. Il permet d’instaurer un climat qui encourage les meilleurs rapports de travail entre collaborateurs. Vous pouvez y faire recours au moment du lancement du projet. Vous pouvez aussi vous en servir au cours de la formation pour remobiliser les équipes en cas de démotivation.
Instaurer un dispositif de communication efficace
Une formation des équipes à la gestion de projet nécessite le recours aux moyens de circulation de l’information efficace. Les documents de travail doivent être partagés à tous les niveaux. Pour cela, un outil de communication simple, mais efficace comme le GED peut être utilisé pour faciliter le partage des fichiers. Il est recommandé d’effectuer le stockage de tous les documents sur un serveur unique.
Cela permet à tous les collaborateurs d’y accéder au moment voulu. Si vous utilisez un outil collaboratif comme Slack, Teams ou Planzone, il ne doit pas se superposer à d’autres canaux de communication individuels. Il faut éviter les pertes d’informations et les doublons. Dans cette perspective, les outils d’échanges de l’information doivent être déterminés dès le début de la formation des équipes à la gestion de projet.
