Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est obligatoire pour bénéficier des financements publics et paritaires de la formation professionnelle. Cette certification repose sur le respect du Référentiel National Qualité, qui constitue un référentiel unique pour tous les organismes de formation.

La mise en place d’une démarche qualité est indispensable pour les organismes de formation qui souhaitent accéder à ces financements. Elle permet de garantir la qualité des prestations et de répondre aux exigences réglementaires en matière de formation professionnelle. En effet, la certification Qualiopi atteste que l’organisme de formation respecte les critères de qualité définis dans le Référentiel national Qualité.

Au-delà de cet aspect réglementaire, la mise en place d’une démarche qualité constitue également un avantage concurrentiel pour l’organisme de formation. En démontrant sa capacité à proposer des prestations de qualité et à répondre aux besoins de ses clients, l’organisme de formation peut renforcer sa crédibilité auprès de ses partenaires et de son public.

Dans cet article, nous allons détailler les étapes pour mettre en place une démarche qualité dans un organisme de formation, en prenant en compte les exigences de la certification Qualiopi et du Référentiel National Qualité.

L’évaluation des pratiques actuelles au regard du RNQ :

a. Réaliser un état des lieux

La première étape pour mettre en place une démarche qualité dans un organisme de formation est de réaliser un état des lieux de l’ensemble des pratiques actuelles en matière de formation. En somme, il s’agit de cartographier le système qualité existant. C’est une étape cruciale pour identifier les forces et les faiblesses de l’organisme et déterminer les actions à mettre en place pour répondre aux exigences du Référentiel National Qualité.

b. S’approprier le RNQ

La seconde étape consiste à s’approprier le Référentiel National Qualité. Il est en effet indispensable de comprendre les exigences du RNQ pour pouvoir les mettre en place dans l’organisme de formation. Le RNQ est structuré autour de sept critères, chacun étant décliné en plusieurs indicateurs. Les organismes de formation doivent respecter l’ensemble de ces critères pour obtenir la certification Qualiopi.

Il est donc important de se familiariser avec le contenu du RNQ et de s’assurer que l’ensemble des critères et des indicateurs sont bien compris. Pour cela, des formations peuvent être proposées par des organismes spécialisés comme Digi-Certif. En tant qu’entreprise référence en matière d’accompagnement des organismes de formation dans leurs démarches administratives et qualité, Digi-Certif est un partenaire de confiance pour vous informer et vous accompagner vers Qualiopi.

Comment mettre en place la certification Qualiopi :

Une fois l’état des lieux effectué et le RNQ assimilé, il est possible de mettre en place le système qualité Qualiopi. La mise en place du système qualité passe par plusieurs étapes.

a. La formalisation des processus

Il est nécessaire de formaliser l’ensemble des processus mis en place dans l’organisme de formation pour garantir la qualité des formations proposées. Cette formalisation doit être réalisée de manière claire et précise pour faciliter la mise en œuvre des actions à réaliser.

Cela implique de définir les objectifs à atteindre, les ressources nécessaires, les rôles et responsabilités des différentes parties prenantes, les indicateurs de performance et les moyens de contrôle qualité pour garantir la fiabilité et la constance du processus. La formalisation des processus est une étape importante dans une démarche qualité car elle permet de standardiser les pratiques et de minimiser les risques d’erreurs et d’incohérences dans la réalisation des activités.

Il est recommandé de définir des échéances pour chaque action.

En tant qu’entreprise spécialisée dans l’accompagnement des organismes de formation dans leurs démarches administratives et qualité, Digi-Certif est un partenaire de confiance pour vous aider à formaliser vos processus et à vous conformer aux exigences du Référentiel National Qualité. Faites vous accompagner dans toutes les étapes de la mise en place d’une démarche qualité, depuis l’évaluation de vos pratiques actuelles jusqu’à l’obtention de la certification Qualiopi.

b. Passer l’audit de certification

La dernière étape de la mise en place d’une démarche qualité dans un organisme de formation est l’audit de certification. Cette étape consiste en une évaluation externe de la conformité de l’organisme de formation aux exigences du Référentiel National Qualité et de la certification Qualiopi.

L’audit de certification est réalisé par un organisme certificateur accrédité par le COFRAC (Comité Français d’Accréditation) et mandaté par l’organisme de formation. Il s’agit d’un processus rigoureux qui comprend plusieurs étapes :

  • La préparation de l’audit : L’organisme certificateur transmet à l’organisme de formation un planning d’audit ainsi qu’une liste des documents à fournir pour préparer l’audit.
  • L’audit sur site : L’auditeur se rend dans l’organisme de formation pour évaluer la mise en œuvre des processus et des pratiques conformément aux exigences du Référentiel National Qualité. L’auditeur réalise des entretiens avec les responsables de l’organisme de formation ainsi qu’avec des stagiaires et des formateurs. Il observe également des sessions de formation en cours.
  • La rédaction du rapport d’audit : À l’issue de l’audit, l’auditeur rédige un rapport d’audit qui synthétise les résultats de l’audit et qui comprend des recommandations pour améliorer le fonctionnement de l’organisme de formation si nécessaire.
  • La décision de certification : Après examen du rapport d’audit, l’organisme certificateur prend une décision de certification ou de non-certification. Si l’organisme de formation est certifié, il obtient la certification Qualiopi pour une durée de trois ans.

L’audit de certification est un moment clé dans le processus de mise en place d’une démarche qualité car il permet de valider la conformité de l’organisme de formation aux exigences du Référentiel National Qualité et de la certification Qualiopi. En cas de non-conformité, l’organisme de formation peut mettre en place des actions correctives pour améliorer ses pratiques et demander un nouvel audit.