La gestion de projet est un processus assez complexe. Le responsable en charge doit à la fois réaliser plusieurs tâches tout en s’assurant de respecter un délai plus ou moins restreint. Pour relever ce défi, il doit utiliser un bon outil de gestion de projet. Plusieurs solutions sont proposées sur le marché au point qu’il est difficile de se retrouver. Parmi les plus prisées figure Paymo. Focus sur cet outil de gestion de projet !
Présentation de Paymo
Paymo est un logiciel d’organisation de travail en mode SaaS. Cet outil a été lancé en 2007 pour faciliter la gestion de projet et aider l’utilisateur à rester dans les délais. Paymo s’adresse principalement aux petites et moyennes entreprises, quel que soit le domaine d’activité. Il convient en particulier aux agences de création et marketing, aux cabinets d’architecture, aux entreprises d’ingénierie, aux universités et aux acteurs de l’éducation ainsi qu’aux travailleurs indépendants. Aujourd’hui, plus de 150000 entreprises et professionnels utilisent Paymo pour mieux travailler.
Accessible depuis plus de 100 pays, la plateforme est disponible en 10 langues, dont le français, l’anglais, l’allemand, l’espagnol et l’italien.
Les fonctionnalités
Paymo offre une solution de gestion de projet très complète. L’outil combine des fonctionnalités de planification, de gestion des tâches, de suivi de temps et de facturation.
Gestionnaire de tâches
Avec Paymo, vous pouvez créer des listes de tâches et les assigner aux membres de l’équipe. L’outil permet également de définir une priorité à chaque activité (urgent, normal, faible, etc.), indiquer une durée de réalisation et la marquer comme terminée. Vous pouvez visualiser l’avancement du projet et voir en un coup d’œil qui fait quoi depuis une vue To-do list, un tableur, un tableau KANBAN ou encore depuis un diagramme de Gantt.
Collaboration dans un espace partagé
Paymo dispose d’un espace partagé pour centraliser les documents et collaborer en temps réels avec l’équipe. Vous pouvez y entamer une discussion sur l’avancement du projet, émettre des commentaires sur une tâche ou encore télécharger des fichiers de toute nature (texte, image, vidéo, etc.). Il faut dire que cet espace sécurisé remplace efficacement les emails et les comptes-rendus de réunion.
Notification par email et dans l’application
Paymo vous tient au courant des dernières mises à jour du projet en vous envoyant une notification par e-mail ou dans l’application. Grâce à cet outil, vous ne ratez aucune information importante.
Suivi du temps
Paymo dispose d’un planificateur avec une minuterie où les collaborateurs peuvent loguer leur temps de travail, noter leurs jours de congé ou encore ajouter des tâches non programmées. Cette fonctionnalité donne une vue d’ensemble sur l’emploi du temps de l’équipe. De même, elle donne un aperçu sur le temps passé sur chaque tâche ainsi que sur la charge de travail de chaque collaborateur afin que le manager puisse l’ajuster en utilisant le système « glisser-déposer ». Les données peuvent ensuite être exportées en guise de rapports pour être partagées avec l’équipe et les clients.
Un système d’alerte est également présent pour notifier l’utilisateur lorsque la date d’échéance approche, l’aidant ainsi à respecter les délais.
Un gestionnaire de devis et factures
Paymo permet d’enregistrer les différents coûts du projet pour créer un devis et l’envoyer au client pour validation. Ce logiciel intègre également un outil de facturation multilingue, capable de convertir les feuilles de temps en factures qui sont personnalisables aux couleurs de la marque. Ces documents peuvent être exportés dans un format PDF ou en CSV.
Par ailleurs, Paymo donne la possibilité d’accepter des paiements en ligne via Stripe, Paypal ou Authorize.net. Une fois la facture réglée, elle est marquée automatiquement comme « Payée ».
Tarifs de Paymo
Paymo propose un essai gratuit de 15 jours pour vous laisser découvrir les fonctionnalités incluses dans le forfait de votre choix. Il dispose également d’une version gratuite qui permet de gérer jusqu’à 10 projets et de bénéficier d’un espace de stockage de 1 GB.
Pour gérer plus de projets et accéder à des fonctionnalités plus avancées et un plus grand espace de stockage, vous devez vous abonner à l’une des offres payantes de Paymo :
- Starter : 5,6 euros par utilisateur par mois
- Small office : 10,3 euros par utilisateur par mois
- Business : 15,9 euros par utilisateur par mois
Un paiement annuel vous donne droit à une réduction pouvant atteindre jusqu’à 40%.
Les avantages
Paymo est une solution ultra-complète. Ses nombreuses fonctionnalités permettent de gérer un projet dès sa conception jusqu’à sa facturation. Ce qui confère un gain de temps considérable et une efficacité optimale.
L’outil est particulièrement apprécié pour son interface simple et intuitive qui facilite sa prise en main. Il est ainsi à la portée de tout le monde, que ce soit les débutants ou les experts en gestion de projet. De plus, sa clarté permet de savoir en un coup d’œil ce qui doit être fait, par qui et quand. Ce qui évite la confusion entre les collaborateurs.
Par ailleurs, Paymo peut être intégré à de nombreux outils grâce à son API. Ainsi, il peut être utilisé avec la suite Google, Xero, Slack, QuickBooks et bien d’autres solutions logicielles.
La plateforme fait également preuve d’une grande flexibilité. 100% en ligne, elle est accessible depuis n’importe où, que ce soit sur un ordinateur de bureau, un smartphone ou une tablette.
Puis, la fonctionnalité « facturation » fait la force de Paymo par rapport à ses concurrents. Grâce à cet outil, l’utilisateur peut créer des devis et des factures en toute simplicité. Il peut alors faire l’impasse sur la paperasserie pour se concentrer sur son projet. Cet aspect de Paymo fait gagner du temps à l’équipe, optimisant ainsi la productivité.
Au niveau tarification, Paymo offre un bon rapport prix/qualité. Ce logiciel est particulièrement intéressant pour les utilisateurs individuels et les petites entreprises comptant peu de projets puisqu’ils peuvent accéder gratuitement aux fonctionnalités répondant à leurs besoins.
Les inconvénients
Malgré ses atouts, Paymo compte aussi quelques faiblesses qui constituent des points d’amélioration. Tout d’abord, les utilisateurs regrettent l’absence de certaines fonctionnalités telles que la gestion des risques, le suivi du kilométrage ou encore le calcul en temps réel du chiffre d’affaires. Par ailleurs, la plateforme impose de payer pour un utilisateur supplémentaire pour pouvoir inviter un collaborateur. Elle peut donc vite coûter cher pour les projets nécessitant de mobiliser une grande équipe. Puis, certaines fonctionnalités essentielles, comme la vue diagramme de Gantt, ne sont accessibles qu’avec un paywall. Cela déçoit relativement les utilisateurs qui en ont besoin.
En résumé
Paymo est un choix pertinent pour les gestionnaires de projet qui recherchent un outil simple, mais complet pour gérer un projet de A à Z, sans dépasser les délais. Ce logiciel d’organisation de travail est particulièrement utile pour piloter un projet qui requiert un suivi rigoureux des temps investis et des budgets alloués.En effet, il est pratique pour garder un œil sur la progression des différentes activités ainsi que pour mesurer leur rentabilité. L’outil est également parfait pour jauger la charge de travail des collaborateurs en vue d’attribuer correctement les tâches. Il offre une aide précieuse pour éviter le trop ou le peu de travail qui risque de démotiver l’équipe.
Enfin, Paymo est idéal pour les travailleurs indépendants et les petites entreprises désireux de bénéficier d’un logiciel performant à moindre prix.
