La planification de projet est l’organisation systématique des tâches pour atteindre un objectif, où l’on définit ce qui doit être fait et comment il doit être réalisé. Dans cet article, vous apprendrez toutes les étapes pour l’exécuter efficacement.
Tous ceux qui travaillent comme chefs de projet auraient voulu, à un moment donné, revenir en arrière et recommencer le projet. Quels auraient été les résultats, alors, avec une planification de projet antérieure sur la table ? Surement bien meilleures.
La raison de l’échec des projets est souvent simple : l’improvisation. Nous démarrons le projet sous la pression de l’urgence, sans réflexion préalable suffisante, sur la base d’hypothèses et d’une certaine arrogance fondée sur la conviction que notre « expérience » nous donnera la force et la capacité d’affronter les problèmes au fur et à mesure qu’ils se présentent. Comme c’est faux !
Qu’est-ce que la planification d’un projet
Fondamentalement, la planification de projet est l’agencement systématique des tâches pour atteindre un objectif, en définissant ce qui doit être fait et comment le faire. « La planification est composée des processus qui établissent la portée totale de l’effort, définissent et affinent les objectifs, et développent le plan d’action nécessaire pour atteindre ces objectifs », selon les termes du PMI.
Mais la planification du projet définit non seulement la manière dont le projet est exécuté, mais aussi la manière dont il est suivi, contrôlé et clôturé. Le plan varie en fonction du domaine d’application et de la complexité du projet, et doit être suffisamment solide pour répondre à l’environnement en constante évolution du projet. La planification d’un projet est un processus itératif, car au fur et à mesure que nous avançons dans le projet, nous pouvons disposer d’informations plus précises.
Les étapes de la planification projet
1. Étude de faisabilité et définition des objectifs.
Nous commençons par faire l’étude de faisabilité du projet, en comprenant sa raison d’être, les besoins de l’entreprise qu’il doit couvrir, son lien avec la stratégie de l’entreprise et son degré de viabilité. Pour cela, il est nécessaire de faire une planification de haut niveau par une estimation des ressources nécessaires par ordre d’importance et de leur disponibilité. Les coûts impliqués, la capacité opérationnelle et technologique, les risques critiques et l’implication des principales parties prenantes. Tout cela afin de déterminer si le produit du projet peut être livré à la date d’achèvement et dans le cadre du budget que l’organisation a établi à l’époque.
Il est nécessaire d’évaluer si le projet a des chances de réussir avant que l’organisation n’engage des coûts et des ressources.
En d’autres termes, il est nécessaire d’évaluer si le projet a des chances de réussir avant que l’organisation n’engage de l’argent et des ressources. Cet effort de planification de haut niveau fait partie de la charte du projet, qui documente des objectifs mesurables, des critères de succès, un calendrier des étapes et un budget initial.
2. Définition du champ d’application
A ce stade, chacune des tâches et activités en lesquelles le projet est divisé (WBS ou WBS) et les priorités pour sa réalisation seront définies, ainsi que la répartition des responsabilités entre tous les participants (matrice des responsabilités, RAM).
Il est important d’établir les liens d’interdépendance entre les tâches ou les activités pour assurer le déroulement du travail.
Il est également important d’établir les liens d’interdépendance entre ces tâches ou activités afin de s’assurer que le flux de travail garantit les produits et services engagés dans le projet.
3. Identification des coûts et des ressources
Elle comprend les ressources financières, humaines, matérielles et technologiques nécessaires pour mener à bien les activités et les tâches définies. Il détaillera également les risques qui pourraient affecter le projet et la manière dont ils seraient gérés.
4. Développement du plan de travail intégral
Il doit préciser comment le projet sera exécuté, contrôlé et clôturé. Cela comprendra le budget, le calendrier, le plan de gestion des risques, la procédure de gestion des changements, les mesures et les contrôles, le plan de communication, le plan de gestion des ressources humaines, le plan de gestion des risques et le plan d’engagement des parties prenantes.
Pour vous aider, nous proposons également un modèle de planning de projet.
5. Révision du plan en cours
Au cours de l’exécution du projet, il est plus que prévisible qu’à la lumière des changements et des situations qui se présentent, ou de l’amélioration des informations disponibles, il sera nécessaire de replanifier certains des éléments du plan de travail intégral du projet.
6. Evaluation
En dehors de la planification proprement dite, mais dans le but d’améliorer la planification des projets futurs, il sera nécessaire d’évaluer le degré de réalisation des objectifs initiaux et, grâce à un exercice d’enseignements, de transformer l’expérience en un atout de l’organisation qui nous permette de relever avec plus de succès les défis futurs.
En bref, lors de la planification d’un projet, le chef de projet et son équipe effectuent une analyse détaillée pour savoir s’il est possible d’atteindre les objectifs fixés et les bénéfices attendus pour l’entreprise. Ce n’est qu’alors qu’il est décidé comment les objectifs seront atteints, en abordant tous les processus de gestion de projet et les domaines de connaissance appropriés. Il s’agit de déterminer quels sont les processus appropriés aux besoins du projet et de les faire correspondre à ces besoins.
Le principal avantage de ce processus est la production d’un document complet, un plan qui définit la base de tout le travail du projet et la manière dont les différentes tâches seront effectuées et qui guide, motive et engage toute l’équipe du projet et donc l’organisation.
