La planification d’un projet est une étape fondamentale pour tout dirigeant. Quel que soit le domaine d’activité, la rédaction d’un cahier des charges permet d’atteindre l’objectif. Dans ce document, les responsables définissent au mieux les besoins de l’entreprise. Ensuite, ils déterminent les moyens pour réaliser le projet. Ce document est donc un guide permettant au dirigeant de garder le cap et faire aboutir le projet. Découvrez ci-après comment rédiger un cahier des charges d’un projet.
Qu’est-ce qu’un cahier des charges d’un projet ?
Le cahier des charges d’un projet est un document qui répertorie les moyens pour achever correctement un projet. Dans cet écrit se trouvent toutes les spécifications techniques de chaque processus à réaliser. De plus, il comporte les besoins que l’entreprise doit combler. C’est une manière de tracer les contours du projet. Le cahier des charges est aussi un outil de présentation de l’objectif de l’entreprise au niveau externe. Par ailleurs, les soumissionnaires aux marchés publics utilisent ce document pour présenter leur projet.
Rédiger un cahier des charges d’un projet est confiée à celui qui maîtrise les informations et données nécessaires au projet. Le texte contient toutes les modalités et les éventuelles contraintes qui peuvent surgir. Le rédacteur inclut la situation constatée dans des projets similaires. De plus, il doit expliquer les besoins et le budget y afférents. Chaque tâche attribuée aux intervenants est aussi intégrée dans le cahier des charges.
Dans la pratique, on distingue deux types de cahier des charges. D’abord, le cahier des charges techniques regroupe toutes les exigences spécifiques du projet. Ce sont principalement les questions relatives au domaine économique, industriel, environnemental ou matériel. En outre, le cahier des charges fonctionnelles présente les besoins plus généraux.
La présentation du projet
Cette partie permet à l’entreprise soumissionnaire de comprendre le projet. La phase de présentation consiste à donner des informations détaillées de la société mandataire. Elle rassemble des indications sur le projet en général. Ce préambule fait connaître l’identité de chaque responsable ainsi que son rôle. Il décrit rapidement les secteurs d’activité, la vision de l’entreprise propriétaire, ses produits ainsi que ses collaborateurs.
La présentation du projet procure tous les éléments nécessaires au projet. Ainsi, une étude de marché est préalablement accomplie afin de donner un plan solide. Par ailleurs, les exigences présentées sont réalisables sur le côté technique et financier. Ce qui signifie que les futurs soumissionnaires doivent être capables de présenter les ressources nécessaires. En outre, la clarté des informations évite une mauvaise interprétation. Les besoins sont exprimés dans le cahier des charges d’une manière cohérente. Finalement, les rédacteurs ne peuvent omettre de souligner les points particuliers en cas de refonte d’un nouveau projet.
Mise en contexte, définition des besoins et résultats attendus
Afin de bien contextualiser le projet, il est utile de présenter en premier lieu les différentes motivations de tous les participants. En outre, la mise en contexte est importante pour le cadrage du projet. Les questions relatives aux besoins de l’entreprise sont exposées dans cette partie. De plus, elle trace les raisons qui poussent les responsables à rédiger un cahier des charges.
La mise en contexte permet à tous les participants de comprendre les enjeux et l’importance du projet. Le cahier des charges exprime les demandes et les besoins à satisfaire. De même, il enregistre les services effectué pour la réalisation du projet. Ceux-ci y sont décrits de façon claire et précise.
Les buts peuvent varier d’un projet à un autre. Par exemple, augmenter le trafic sur Internet ou bien donner une nouvelle version d’un logiciel. En outre, les objectifs du programme sont rédigés dans les cahiers des charges. En effet, l’auteur doit tenir compte des résultats attendus du processus. Cette étape permet d’avancer correctement dans le projet.
Les leaders sont ainsi tenus de prendre les bonnes décisions en fonction de l’objectif. De ce fait, le but doit être spécifique et exprimé de façon claire. Aucune interprétation dérivée ne peut être permise lorsqu’on rédige un cahier des charges d’un projet.
Détermination des cibles et contraintes
La question de savoir à qui on adresse le produit est essentielle. À partir de cela, l’équipe de la production peut choisir le bon outil à présenter au client. Par exemple, si vous créez un site internet, il faut savoir quel genre de présentation attire le mieux les visiteurs. Le design et toutes les fonctionnalités dépendent du choix des utilisateurs. Une fois les cibles déterminées, vous pouvez créer un produit sur-mesure et une approche personnalisée.
Les contraintes de temps, technique et esthétique sont répertoriés dans le cahier des charges. Ces éléments peuvent varier d’une entreprise à une autre, d’un projet à l’autre, d’un domaine d’activité à l’autre. Par ailleurs, l’organisation interne définit aussi les contraintes. Par exemple, une agence web a besoin d’un hébergement fiable.
Le nombre de jours pour la réalisation du projet est fixé dans le cahier des charges. Il faut savoir en amont pendant quelle durée une équipe peut effectuer les tâches. Durant ce temps, les responsables doivent attribuer à chaque membre d’équipe un poste correspondant à sa spécialité. Ce procédé fait partie du planning prévisionnel du projet.
Le calcul du budget
La fixation du coût est incontournable. Parfois, les rédacteurs des cahiers des charges ne sont pas en mesure de déterminer le prix exact des produits mis en marché. En effet, l’évaluation peut être présentée sous forme de fourchette.
Initialement, un coût prévisionnel du projet est établi par les leaders. Le processus consiste à déterminer les coûts directs et indirects dans le planning. Sont considérées comme dépenses directes les salaires de chaque travailleur présent sur site. De plus, les rémunérations de la main d’œuvre externe et le prix d’achat sont inclus dans cette rubrique. Les coûts indirects sont les prix de location et des services connexes liés à la gestion du projet.
Un projet mesurable et réalisable dépend d’une source de financement solide. En effet, les différentes sortes de recette sont énoncées dans le cahier des charges. L’existence d’un budget prévisionnel permet de rassurer les investisseurs et les faire adhérer au projet.
Les avantages
Le cahier des charges est utilisé dans le cadre interne et externe de l’entreprise. Au sein de la société, ce document est un outil de gestion et de planification de projet. L’énoncé clair et simple dans le document permet d’avoir une bonne référence sur l’objectif à atteindre. Rédiger un cahier des charges d’un projet procure une sorte d’assurance. Ceci est vrai puisque la planification s’appuie sur un texte cohérent. De ce fait, les idées énoncées sont exactes et non pas approximatives.
Par ailleurs, le périmètre détaillé du projet spécifie les tâches affectées à chaque métier. Il définit aussi les spécifications techniques de chaque méthode de production. Un cahier des charges est destiné à enregistrer toutes les réflexions des collaborateurs. Ce recueil indique les comportements et les attentes de tous les participants lors de la réalisation des projets. En effet, le texte est rédigé sans ambigüité.
Au niveau externe, les cahiers des charges permettent de comprendre le concept de la société. Cela autorise également une compréhension de l’objectif de l’entreprise vis-à-vis des tiers. Les collaborateurs et les clients peuvent ainsi s’adapter facilement aux démarches proposées. En outre, ce document peut servir d’outil de base à l’élaboration d’un contrat de partenariat ou de sous-traitance. Il présente les valeurs de l’entreprise.
Quelles sont les particularités du cahier des charges BIM ?
Réaliser un cahier des charges BIM n’a rien à voir avec la rédaction d’un cahier des charges plus classique ! Comme dans tous les domaines, ce type de projet a quelques particularités qu’il faut prendre en compte. Si vous vous contentez uniquement d’appliquer les conseils ci-dessus dans n’importe quel domaine d’activité, vous risquez de manquer quelques informations cruciales pour les personnes qui liront votre futur cahier des charges.
Dans le cas d’un projet de construction, vous devez tout faire pour que vos objectifs BIM (Building Information Modeling) soient respectés, et pour que chaque détail soit défini. Voici quelques particularités que l’on retrouve sur un cahier des charges d’un projet BIM :
Les objectifs
Pour commencer, les objectifs BIM devront être assez détaillés, notamment au niveau des différentes infrastructures et des bâtiments. On dit, pour cela, qu’il faut que cela se matérialise avec une charte BIM présente dans le cahier des charges. Néanmoins, il est primordial de la distinguer des objectifs du projet, afin que la maîtrise d’ouvrage se déroule dans des conditions optimales.
La charte BIM
Le rôle de la charte BIM est avant tout de vous apporter une certaine cohérence technique dans son ensemble. Chaque information donnée dans ce document doit être prise avec des pincettes. Le chef de projet, ou l’AMO BIM, qui réalisera ce document, devra avoir des exigences d’informations importantes en terme d’assistance à maîtrise d’ouvrage BIM.
La convention BIM
Dans le cadre du processus BIM, il sera indispensable de prévoir une convention BIM. Celle-ci devra être définie par la MOA, et doit permettre un chiffrage clair et précis de la part de tous les prestataires et autres acteurs du projet. Pour y parvenir, en complément, une fine analyse des usages de la maquette BIM devra être réalisée avec le plus grand soin.
La maquette numérique
Comme souvent, un cahier des charges doit faire état d’une ou de plusieurs maquettes. Le cahier des charges BIM ne déroge pas à la règle ! Les données présentées dans ce document doivent être le plus complet possible, et intégrer si besoin des maquettes numériques précises. Pour la MOA, c’est aussi une façon de mieux suivre l’évolution du programme prévu initialement, que cela soit aussi bien au niveau des surfaces qu’au niveau des coûts.
Que faire après la rédaction d’un cahier des charges BIM ?
Une fois que vous aurez pu compléter votre cahier des charges BIM, et que les usages de la maquette BIM, le processus BIM, et la convention BIM auront été définis, n’hésitez pas à le relire une seconde fois. Enfin, il sera sans doute nécessaire de faire consulter ce document à des personnes du projet, pour être sûr que les détails mentionnés dans votre cahier des charges sont suffisamment précis. Il arrive parfois que certains éléments qui paraissent évidents au chef de projet BIM ne le soient pas vraiment pour les lecteurs du cahier des charges. Cette opération vise donc à éviter que cela arrive lors de la livraison du cahier des charges ou cours de projet !
