Pour mener à bien un projet d’entreprise sans dépasser les délais, utiliser une bonne méthode de planification est indispensable. Le rétroplanning est un outil efficace, apparu ces dernières années et utilisé par plusieurs chefs de projet. Mais de quoi s’agit-il exactement ? En quoi le rétroplanning se diffère-t-il du planning classique ? Quels sont ses avantages et comment le mettre en place, étape par étape ? Découvrez les réponses dans cet article.

Qu’est-ce qu’un rétroplanning ?

Contrairement au planning classique qui se construit à partir de la date de début de projet, le rétroplanning se planifie à partir de la date de fin de projet en remontant progressivement jusqu’à la date de début. C’est pour cela qu’il est appelé une méthode de planification inversée ou planification à rebours. Ce système est surtout utilisé dans le domaine de l’évènementiel où la date exacte est déjà connue et ne peut plus être modifiée (par exemple lors d’un salon professionnel, un dîner, un lancement de produit…). Il faut donc s’efforcer à faire entrer l’ensemble des tâches à accomplir dans le planning, sans repousser l’échéance du projet.

Le rétroplanning est un très bon outil, mis en place par le chef de projet lors de la phase de planification d’un projet. Son mécanisme reste identique au planning classique. Vous devez positionner des jalons et des activités sur un calendrier, ce qui vous donne à la fin un diagramme de Gantt.

Pourquoi mettre en place un rétroplanning ?

L’utilisation d’un rétroplanning offre de nombreux avantages, tels que :

S’assurer de la faisabilité d’un projet

Lorsque vous préparez un rétroplanning, vous obtenez une vision d’ensemble des différentes étapes de réalisation d’un projet. Vous apercevez immédiatement si les délais prévus sont suffisants ou non, ce qui vous permet de vous assurer de la réussite du projet. Si l’ensemble des activités ne rentre pas dans le délai imparti, le projet n’est peut-être pas viable ou réalisable.

Fixer un délai pour chaque étape du projet

Effectuer un rétroplanning vous permet d’identifier les dates d’achèvement « au plus tard » à chaque tâche. Vous pouvez fixer librement et en toute précision le délai pour chaque étape. Si la date de fin du projet vous semble loin et raisonnable, vous pouvez rallonger le délai d’une ou plusieurs étapes afin de livrer un travail plus qualitatif. En revanche, si le délai de traitement global est très juste, vous pouvez accélérer certaines tâches dans l’objectif de respecter le deadline.

Déterminer avec précision la date de début du projet

Vous connaissez déjà la date limite du livrable et vous venez de positionner toutes les étapes intermédiaires dans le calendrier en remontant le temps. Vous êtes donc maintenant capable d’identifier la meilleure date pour démarrer le projet. Pour éviter tout retard de livraison, nous vous conseillons d’avancer un peu cette date de début afin de vous donner une marge de temps supplémentaire pour les imprévus et les difficultés techniques.

Prévoir les ressources nécessaires à la réalisation du projet

Grâce à la planification précise du rétroplanning, vous pouvez prévoir les moyens financiers et humains à mettre en place pour chaque étape. Vous ne risquez donc pas de dépasser le budget puisque vous avez tout prévu à l’avance.

Comment dresser un rétroplanning ?

Pour mettre en œuvre un rétroplanning efficace, voici les étapes à suivre :

Lister les différentes tâches du projet

Tout d’abord, définissez toutes les tâches à réaliser pour mener le projet à terme à l’aide d’un logiciel de rétroplanning. En partant du livrable, déterminez les tâches principales, puis les sous-tâches et les sous-objectifs. Plus votre rétroplanning est détaillé et plus vous aurez une vision concrète du déroulement de votre projet.

Notre conseil : utilisez des verbes à l’infinitif pour décrire chaque action.

Estimer la durée de chaque étape

Il vous faut ensuite fixer un délai pour chaque étape principale du projet. L’estimation peut vous paraître difficile au début, mais elle se précisera avec de l’expérience. La durée de chaque tâche doit être évaluée en termes de jours, semaines et mois.

Définir les responsables de chaque tâche

Chaque tâche doit être attribuée à un responsable afin de faciliter la communication tout au long de la réalisation. Une personne peut être à la tête de plusieurs tâches et sous-tâches.

Ordonnancer les tâches à l’aide du diagramme de PERT

Cette prochaine étape consiste à disposer les tâches par ordre chronologique. Certaines tâches peuvent être dépendantes : une ne peut pas démarrer tant qu’une autre n’est pas terminée. Il est important de bien repérer ces dépendances afin de positionner les tâches les unes par rapport aux autres dans le planning. Le diagramme de PERT est un excellent outil pour représenter les dépendances entre les tâches et identifier le chemin critique du projet.

Créer le rétroplanning

Vous pouvez désormais mettre en place votre rétro-planning en vous servant de l’outil de management bien connu : le diagramme de Gantt. Commencez par placer la date de livraison du projet. Passez ensuite à l’étape précédente, puis celle d’avant, et ainsi de suite. Indiquez si possible le nom de chaque responsable.

Que faire si l’ensemble des tâches ne rentre pas dans le rétroplanning ?

Vous avez bien suivi toutes les étapes, cependant, en créant votre rétroplanning, vous n’arrivez pas à caser les premières tâches dans le calendrier projet ? Cette situation peut arriver à tout le monde, et c’est tout à fait normal. Mais alors, que pouvez-vous faire ?

  • D’abord, commencez par vérifier toutes vos estimations. Il se peut que vous ayez surévalué certaines tâches. Rectifiez-les pour ajuster votre rétroplanning.
  • Il est aussi possible d’optimiser votre planning projet en parallélisant certaines tâches. Néanmoins, cette opération est risquée pour le projet et nous vous le déconseillons.
  • Si le problème persiste malgré la modification de vos estimations, vous pouvez négocier avec le client afin de revoir les périmètres du projet. Si cela n’est pas possible, demandez si le deadline peut être repoussé afin que l’ensemble des tâches puisse se dérouler dans les meilleures conditions.
  • Une autre solution envisageable est de recruter plus de ressources humaines afin d’accélérer la réalisation des tâches. Toutefois, certains délais sont inchangeables, peu importe le nombre de personnels. Cette option impose également une augmentation du budget alloué.
  • Enfin, vous pouvez aussi revoir votre plan d’action pour trouver une nouvelle manière de faire, plus efficace et plus rapide. Demandez avec les membres de votre équipe s’ils ont une meilleure méthode pour réaliser le projet.

Si après toutes ces tentatives, le problème n’est pas toujours résolu, il vous faudra alors déclarer la non-faisabilité du projet en l’état actuel. Il ne faut jamais abaisser vos estimations dans le seul but de faire entrer les tâches dans le calendrier. En effet, la représentation de votre rétroplanning peut être parfaite sur l’écrit, mais c’est sur le terrain que cela va forcément coincer.