Quelles sont les compétences et qualités indispensables d’un chef de projet ?

Les chefs de projet doivent posséder toute une série de compétences et qualités pour planifier, acquérir et exécuter un projet, en s’assurant que tout est sur la bonne voie et que toutes les personnes impliquées travaillent au maximum de leurs capacités.

S’il y a des retards ou des problèmes, le chef de projet est la principale personne à travailler avec le client ou l’entreprise pour examiner comment résoudre ces problèmes. Il n’est pas impliqué dans le travail pratique, mais s’assure plutôt que des progrès sont réalisés et que tout le monde reste sur la bonne voie.

1. Planifier à l’avance

Nous abordons maintenant certaines des compétences les plus difficiles en matière de gestion de projet, et peu d’entre elles sont aussi importantes que la compréhension de l’établissement d’un calendrier de projet. Décomposer les objectifs du projet en tâches sur un calendrier est la seule méthode pour les atteindre dans la période qui a été fixée.

C’est ce qu’on appelle la planification, et elle est au cœur du travail d’un chef de projet : créer un calendrier réaliste, puis gérer les ressources pour maintenir le projet sur la bonne voie afin qu’il soit achevé à temps. Il existe un certain nombre d’outils qui peuvent aider à ce processus, dont le plus utile est un diagramme de Gantt en ligne, qui affiche le calendrier avec les tâches, les durées, les dépendances et les jalons.

2. La capacité à diriger

Nous devons commencer par le plus important de tous – le leadership. Il s’agit d’un talent délicat, car certaines personnes pensent que l’on naît avec des capacités de leadership qui ne peuvent être enseignées. Cependant, nous pensons que tout le monde peut apprendre à utiliser des compétences et des approches de leadership éprouvées. Quelle est l’alternative, après tout ?

En tant que chef de projet, vous êtes non seulement chargé de mener le projet à terme, mais aussi de gérer une équipe pour atteindre cet objectif. Cela nécessite votre capacité à motiver et à jouer le rôle de médiateur si nécessaire. N’oubliez pas que la gestion de projet se décline en plusieurs méthodes, dont l’une correspondra à votre personnalité. Il ne s’agit pas seulement de gérer le travail, mais aussi de gérer les personnes.

3. Savoir communiquer

Le leadership et la communication sont inextricablement liés. Si vous ne parvenez pas à définir ce que vous voulez que votre équipe fasse, vous ne serez pas en mesure de diriger efficacement. Mais vous ne vous contenterez pas de parler à votre équipe ; vous devrez également communiquer avec toutes les personnes impliquées dans le projet, qu’il s’agisse des fournisseurs, des entrepreneurs, des parties prenantes ou des consommateurs.

Vous aurez besoin des deux systèmes en place pour encourager les communications, qu’il s’agisse d’outils de reporting ou de la promotion de la collaboration par le biais du chat, du partage de fichiers et d’autres méthodes permettant de marquer les conversations au niveau des tâches. Ces outils peuvent également être utilisés pour mettre en relation des personnes en tête-à-tête ou en groupe, par exemple lors de réunions ou de présentations.

4. Savoir évaluer et gérer les risques

Toute action comporte un risque. La planification d’un projet, quelle que soit sa taille, comporte des risques. Il est de votre devoir de repérer les problèmes potentiels avant qu’ils ne deviennent graves. Par conséquent, avant de commencer le projet, vous devez d’abord identifier, analyser et contrôler les risques.

Plus vous saurez gérer les risques, plus votre projet aura de chances de réussir. Bien sûr, vous ne pouvez pas prévoir tout ce qui pourrait se passer pendant le cycle de vie du projet. Il y aura des difficultés imprévues, et vous devrez donc mettre en place un plan pour y faire face au fur et à mesure qu’elles se présentent.

5. Contrôler les dépenses

Vous ne pouvez rien accomplir tant que vous n’avez pas les fonds nécessaires pour le faire. Vous avez établi un plan financier. Votre première tâche est de vous assurer que le budget est raisonnable et capable de répondre aux exigences financières du projet, et votre seconde tâche est de garder les dépenses sous contrôle pendant l’exécution du projet.

C’est beaucoup plus simple à dire qu’à faire. À moins que vous n’ayez la chance de travailler pour une organisation aux finances infinies, vous serez confronté à des limites financières et, plus que probablement, à un budget très serré. Il faut beaucoup d’expertise pour savoir comment tirer le maximum d’argent d’un budget restreint.

6. Avoir l’esprit critique

Cette capacité n’est pas seulement utile aux chefs de projet. La majorité d’entre nous réagit et répète une séquence de réactions qui nous a été enseignée ou mémorisée. Ce n’est pas une chose si horrible après tout. Vous êtes parfois en pilote automatique, mais vous devez savoir comment l’éteindre.

Pour porter un jugement impartial, l’esprit critique consiste simplement à être aussi objectif que possible lors de l’examen et de l’évaluation d’une question ou d’un scénario. N’est-ce pas ce que doit faire un chef de projet ? Il vous évite d’agir sous le coup des émotions ou sur la base d’informations établies. Lorsque vous travaillez sur un projet, vous êtes confronté quotidiennement à des problèmes, et vous voulez que vos jugements soient impartiaux. Le seul facteur qui doit influencer votre choix est ce qui est le mieux pour le projet.

7. Etre persuasif

Les compétences en matière de négociation sont un sous-ensemble de la communication, mais elles ont besoin de leur propre section. La négociation ne consiste pas seulement à négocier le meilleur prix avec un fournisseur ou un entrepreneur, mais cela en fait partie. Lorsque vous êtes responsable d’un projet, vous êtes toujours en train de négocier.

Les demandes des parties prenantes, par exemple, sont susceptibles d’avoir une influence sur la portée d’un projet. Vous devrez les repousser, mais de manière polie, afin que chacun ait le sentiment de recevoir ce qu’il veut. Ensuite, il y a les inévitables conflits qui peuvent survenir entre les membres de l’équipe ou d’autres participants au projet. Vous pouvez régler ces conflits avant qu’ils ne s’enflamment et ne mettent le projet en péril si vous avez de bonnes capacités de négociation.

8. Déléguer des tâches

Il s’agit d’une autre de ces aptitudes techniques qui devraient faire partie de l’ADN de tout chef de projet. Les tâches sont le mortier qui lie tout ensemble si la planification est la pierre angulaire de la gestion de projet. Vous devrez créer, attribuer et gérer une multitude de ces petites tâches ennuyeuses, dont certaines peuvent dépendre d’autres, de sorte qu’une mauvaise gestion de ce processus pourrait compromettre la réussite de votre projet.

Vous pourriez penser qu’il s’agit de créer une liste de tâches géante, ce qui n’est pas totalement faux, mais à mesure que le travail devient plus complexe, vous voudrez inclure des outils pour vous aider à le gérer plus efficacement. Votre application de gestion des tâches doit comporter des fonctions qui encouragent la participation de l’équipe, vous aident à établir des priorités et vous fournissent des mises à jour en temps réel de l’état d’avancement des tâches, qu’elles soient terminées ou en retard.

9. Faire preuve de patience

Se précipiter dans un projet ou s’énerver lorsque les choses ne se passent pas comme prévu ne résout rien. Si le temps est une limite, la précipitation dans la procédure entraînera des erreurs. Cela vous irritera, ce qui entraînera d’autres erreurs.

Les projets demandent du temps de préparation, de la recherche à l’exécution, et ils doivent être correctement pensés pour être menés à bien. Cela ne veut pas dire qu’il n’y aura pas de problèmes. Il y a toujours des problèmes. Si vous n’êtes pas patient, tout va empirer de façon exponentielle, qu’il s’agisse d’une demande de changement, d’un membre de l’équipe véreux ou de parties prenantes aux attentes démesurées.

10. Être pointilleux sur la qualité

Les chefs de projet ignorent souvent la gestion de la qualité, et c’est un domaine qui mérite une plus grande attention. Les actions et les tâches nécessaires pour produire un produit ou un service au niveau stipulé dans les documents du projet sont supervisées par la gestion de la qualité.

Cela vous dit quelque chose ? Il s’agit essentiellement d’une composante de votre travail à laquelle vous n’avez peut-être jamais donné de nom, ou pire, que vous avez ignorée pour respecter les délais. Il est essentiel de s’en tenir à un plan, mais ce plan est inutile si le résultat n’est pas à la hauteur.