Une description bien rédigée de tout projet permet au public visé  de comprendre le concept et le contexte du projet proposé et de réaliser s’il faut approuver et financer le projet ou non.

La rédaction d’un document de description de projet est une tâche générale du chef de projet ou de son adjoint, qui est censé identifier l’idée, les objectifs, le contexte, l’approche, les résultats et d’autres données de manière correcte et complète. Le document doit définir le projet comme une entreprise valable et économiquement efficace et raisonnable pour convaincre le commanditaire de la nécessité de faire les investissements nécessaires. Dans cette publication, nous allons parler de :

  • Définition de la description du projet.
  • Critères à utiliser pour rédiger efficacement ce document
  • Structure et sections du document
  • Etapes à suivre pour développer le contenu du document
  • Définition

La description du projet est une déclaration écrite formelle du projet, de son idée et de son contexte, qui explique les buts et les objectifs à atteindre, le besoin commercial et le problème à résoudre, les pièges et les défis potentiels, les approches et les méthodes d’exécution, les estimations des ressources, les personnes et les organisations impliquées, ainsi que d’autres informations pertinentes qui expliquent la nécessité du démarrage du projet et visent à décrire la quantité de travail prévue pour la mise en œuvre.

L’objectif de la description du projet est de créer une compréhension claire et correcte du projet dans l’esprit des personnes et des organisations impliquées dans le processus de planification et de développement. L’équipe de projet (qui est censée réaliser le projet) utilise le document pour se faire une idée générale de la quantité de travail et des exigences prévues pour la réalisation du projet. L’équipe de direction considère la description du projet comme la principale source d’informations préliminaires nécessaires à la planification et au développement stratégiques.

Les critères : La règle des 4C

Lors de la rédaction d’une description de projet pour une demande de financement, il est toujours important que la structure et le contenu du document soient clairs et compréhensibles pour le public cible. Personnellement, j’essaie de suivre la règle des 4C lorsque je dois rédiger une description pour mon futur projet, ou lorsque je suis chargé de diriger l’équipe qui est censée faire ce travail. La règle dit que la description du projet est bien écrite et efficace si elle est claire, concise, complète et crédible. La règle des 4C sert de critère clé pour la rédaction et le développement de documents.

Je vous suggère de respecter cette règle lorsque vous décrivez le contenu et l’idée de votre projet. Voici ce que je veux dire :

Clair signifie que votre document utilise des mots et des phrases simples, généralement acceptés et sans ambiguïté pour décrire le point clé. Vous ne devez jamais essayer de rendre le document plus compliqué en utilisant des mots confus et des instructions ambiguës dans le texte. Vous ne pouvez utiliser des termes et définitions spéciaux que si le projet l’exige vraiment (par exemple, dans un projet d’ingénierie, il peut être nécessaire d’écrire sur certains termes techniques et calculs mathématiques). Cependant, il est préférable d’éviter d’utiliser des termes spéciaux et des définitions dans les descriptions de projet.

Concise signifie que la description du projet “décrit réellement le projet”, sans référence à d’autres projets ou à des informations sans rapport. Vous ne devez jamais mentionner quelque chose qui est directement lié à votre projet et à son contexte. Sinon, vous risquez d’embrouiller le lecteur ou de l’empêcher de se concentrer sur les points clés de votre projet.

Complet signifie que votre description inclut tout ce qui concerne et traite du projet. Bien que vous deviez garder le document  concis (comme je l’ai dit ci-dessus), il est nécessaire de s’assurer que le texte est 100% complet pour le public visé. Vous devez vous assurer que le document couvre tous les aspects critiques qui sont nécessaires pour que le lecteur comprenne et appréhende le projet et son contexte.

Crédible signifie que dans votre document de description du projet, vous vous référez uniquement à des informations actualisées et pertinentes. Vous ne devez jamais utiliser de données qui ne sont pas liées au sujet ou qui ne soutiennent pas l’idée de votre projet.

Nous considérons cette règle comme une méthode de prévision qui nous permet de minimiser le risque d’échec, de prévoir les événements futurs et d’assurer le succès de notre effort, en développant une documentation claire, concise, complète et crédible. Nous utilisons cette méthode comme critère clé pour la rédaction de tout type de document de projet, qu’il s’agisse de la description du projet, de la déclaration de portée, d’un type de rapport, de la demande de financement, du rapport d’étude de faisabilité ou de tout autre document.

Structure

Ci-dessous sont énumérées les étapes clés que vous pouvez suivre pour développer la structure et le contenu de votre exemple de description de projet. Veuillez utiliser la liste de contrôle donnée comme guide supplémentaire pour l’élaboration du document.

Un exemple de document de description de projet comprend la structure suivante :

  • Section 1. Titre et aperçu du projet
  • Section 2. Objectif et besoin
  • Section 3. Diversité et importance de l’entreprise
  • Section 4. Avantages et coûts
  • Section 5. Méthode de mise en œuvre
  • Section 6. Calendrier
  • Section 7. Exigences
  • Section 8. Résultats attendus

Étapes clés

En tenant compte des éléments typiques de la structure du document, vous devez suivre les étapes suivantes pour rédiger un modèle de description de projet :

  • Résumez. Résumer le projet signifie expliquer les objectifs, les résultats, l’importance et les avantages. Vous devez utiliser 3 à 5 phrases (ou moins) pour rédiger le résumé. Le titre de votre projet doit être placé au début du document. Évitez d’utiliser des mots et des expressions inutiles et entre parenthèses.
  • Définir. Définir le projet signifie expliquer le but à atteindre et le besoin à satisfaire. Sous le but, vous écrivez l’intention principale du démarrage du projet. Sous le besoin, vous devez définir le problème commercial à résoudre ou l’opportunité à exploiter,
  • Justifier. Justifier le projet signifie prouver que le projet sous-tend certains objectifs commerciaux et est important pour le succès de l’organisation. Vous devez identifier les moteurs de l’entreprise qui conduisent le changement au projet et déterminer comment le projet a un impact sur la performance de l’organisation.
  • Évaluer. Évaluer signifie identifier les avantages à tirer de la réussite du projet. Vous devez utiliser les résultats de l’analyse coûts-avantages pour expliquer le rapport entre les avantages à obtenir et le coût à couvrir.
  • Approche. L’approche du projet consiste à choisir, approuver et décrire une méthode efficace pour mettre en œuvre les buts et les objectifs du projet dans l’environnement opérationnel actuel. Vous devez disposer d’une approche ainsi que d’une méthodologie qui explique quelles sont les étapes du projet et quel cycle de vie il faut suivre.
  • Planification. Établir un calendrier signifie effectuer une estimation préliminaire du temps nécessaire au projet. Vous devrez élaborer un calendrier qui indique le nombre total estimé d’heures de travail nécessaires. Notez que le calendrier sera utilisé plus tard au cours de la phase de planification pour élaborer le calendrier du projet et estimer la durée des activités.
  • Emballez. Emballer le projet est un terme argotique que j’utilise ici pour expliquer la nécessité d’énoncer les exigences de votre projet. Il s’agit d’identifier toutes les limites, les exigences, les besoins et les autres paramètres qui définissent les attentes et les intérêts des utilisateurs en ce qui concerne le produit et le processus de mise en œuvre. Les exigences enveloppent le projet en le rendant limité et borné par rapport aux attentes des utilisateurs.
  • Compenser. Compenser le projet signifie identifier les résultats à obtenir en compensation de toutes ces ressources et de tous ces efforts investis dans le processus de mise en œuvre. Vous devez créer une description des résultats souhaités qui sont attendus à la fin du projet. Ces données seront utilisées ultérieurement pour élaborer la liste des produits livrables.

Lorsque toutes les étapes du processus de rédaction de la description du projet sont franchies et achevées, vous devez examiner le document pour y déceler les erreurs et les fautes afin de vous assurer qu’il est correct. Je vous recommande de suivre la règle des 4C pour vérifier et gérer chaque donnée incluse dans le document.