Les mails sont destinés à vous aider à être plus efficace dans votre travail. Mal gérés, ils peuvent devenir contre-productifs et être une source de stress. Voici 8 conseils que vous pouvez appliquer pour ne pas vous laisser déborder avec votre messagerie.

Conseil 1 : traiter les mails immédiatement

Les mails « non lus » peuvent être source de pression. En effet, consciemment ou non, ce genre de message va s’inscrire dans un coin de votre cerveau comme tâche à traiter. C’est ainsi qu’ils vont exercer une forte pression psychologique sur vous. La solution efficace est alors de traiter immédiatement vos mails non lus pour vous éviter d’être dépassé par leur nombre. Pour ce faire, vous pouvez utiliser quelques astuces, notamment :

  • En traitant de façon immédiate les emails qui ne nécessitent pas beaucoup de temps de traitement. Ainsi, lors de l’ouverture de votre boîte mail, vous pouvez identifier les messages qui ne requièrent que d’une réponse courte. Par la suite, vous pouvez le rédiger immédiatement et l’envoyer à son destinataire.
  • L’utilisation de répertoire pour certains mails qui nécessite un temps de traitement supérieur peut également être efficace. Il s’agit notamment de répertorier les messages qui impliquent généralement des interlocuteurs tiers ou des éléments indépendants. Ainsi, vous pouvez classer ces messages dans des répertoires avec des libellées comme : à traiter. Vous pouvez aussi organiser vos libellés en fonction du niveau d’urgence des mails, notamment : à traiter sous 24 h, à traiter sous 7 jours, etc.

Conseil 2 : programmer des réponses automatiques

Vous pouvez programmer un message automatique d’absence pendant les jours où vous serez en congé. Celui-ci a pour objectif d’informer vos interlocuteurs, mais aussi d’alléger votre esprit. Ainsi, c’est un robot qui va répondre à votre place indiquant à l’expéditeur la date où vous allez répondre à son mail. Ainsi, vous allez préserver la communication et éviter les stress.

Conseil 3 : transformer votre boîte de réception en outil de travail

Vous pouvez exploiter les fonctionnalités performantes de vos boîtes mails professionnels, comme les répertoires. Il s’agit d’une option permettant de diminuer le nombre de mails non lus, classer et archiver vos messages de manière stratégique. Devenant ainsi un trieur, votre messagerie électronique va alors être un outil précieux pour optimiser l’organisation de votre travail. Toutefois, cette organisation nécessite un peu de temps en amont pour sa mise en place.

Conseil 4 : mettre en place des « temps email »

La mise en place d’un temps consacrer aux emails peut être efficace pour que vous ne soyez pas débordé. Ainsi, vous ne serez pas déconcentré par leur arrivée intempestive et vous permettre de gagner en productivité. Pour ce faire, vous pouvez suivre quelques règles :

  • Rester alerte en lisant immédiatement les mails que vous recevez à propos d’une tâche que vous êtes en train de réaliser.
  • Traiter les messages de façon périodique pour ne pas être interrompu dans votre travail. Ainsi, prenez le temps de traiter les mails périodiquement, notamment le matin avant et après la pause déjeuner ou une heure avant de quitter le bureau.
  • Supprimer les notifications pour gagner en performance. En effet, l’arrivée d’alertes emails sur votre ordinateur ou votre mobile peut nuire à votre concentration.
  • Rester réactif en dosant réactivité et efficacité au travail. Ainsi, vos destinataires seront reconnaissants de recevoir une réponse dans un bref délai.
  • Vous pouvez également programmer des réponses types. Ceux-ci peuvent vous servir à répondre aux mails qui portent sur des sujets similaires. Cela vous évitera de rédiger un mail à chaque fois qu’on vous sollicite pour les mêmes raisons.

Conseil 5 : désabonner les newsletters sans intérêt

Les spams, les messages professionnels sans valeur ou les newsletters obsolètes peuvent vous distraire et polluer votre messagerie. Ouvrir, lire et traiter de ce genre de message peuvent vous faire perdre du temps. L’idéal est de vous désabonner des listes de diffusion. Vous pouvez utiliser des applications spécialement destinées à vous désinscrire automatiquement en quelques clics. Pensez également à supprimer vos mails, notamment ceux qui n’attendent aucune réponse ou n’apportent aucune information utile. Ainsi, après vous être désinscrit des newsletters, n’oubliez pas de supprimer les messages.

Conseil 6 : limiter les envois groupés

L’utilisation des fonctions CC et CCI ainsi que les envois groupés doivent se faire avec intelligence. En effet, plus vous multipliez les destinataires, plus vous augmentez le nombre de mails reçus en réponse. Ce genre de pratique peut également être source de désordre et d’incompréhension. Il est donc conseillé de savoir la pertinence des destinataires avant d’envoyer un email. Cela vous permettra d’économiser des messages électroniques inutiles à traiter.

Conseil 7 : organiser le corps de l’email

Pour éviter d’être débordé au niveau de vos mails, vous devez être clair et organisé dans le corps de votre message. Pour ce faire, vous pouvez utiliser quelques astuces :

  • Organiser vos idées en posant toutes les questions qui s’y rapportent pour ne pas y revenir de manière désordonnée. Aussi, pensez à utiliser des puces ou tout autres types de listes pour optimiser la lisibilité de votre message.
  • Rédiger des mails simples et efficaces en utilisant des phrases courtes. Pensez également à utiliser des termes simples.
  • Espacer vos phrases en sautant une ligne pour vous faire gagner en clarté.
  • Relire vos mails avant de les envoyer. Pensez à vérifier l’orthographe, la grammaire ainsi que la ponctuation. Vérifier également l’adresse si c’est bien le bon destinataire.

Outre le corps du mail, pensez également à rédiger vos objets à l’aide de mots-clés. Cette astuce vous permet de retrouver facilement vos emails. Ainsi, il est conseillé de bien choisir les bons mots-clés pour vous aider dans l’organisation de vos mails.

Conseil 8 : Pensez à vous déconnecter

Bien gérer ses mails, c’est aussi apprendre à ne pas les gérer en continu. Ainsi, vous pouvez rester réactif et alerte, mais uniquement pendant vos heures de travail. Prenez le temps de retirer votre boîte de messagerie professionnelle de votre téléphone personnel. Supprimer également les notifications sur votre mobile et penser à faire valoir votre droit à la déconnexion.