Nous vivons dans un monde qui est fondamentalement différent de celui de nos ancêtres. Notre planète est technologiquement avancée, permettant un contact rapide à travers le globe. En cette ère moderne et palpitante, nous avons créé un marché véritablement mondial pour les produits et les services. La concurrence pour les entreprises est de plus en plus féroce. Aujourd’hui, il est plus important que jamais de se différencier de la concurrence en vendant des produits de haute qualité à des prix abordables. Toutes les entreprises doivent constamment chercher des moyens d’améliorer leur efficacité et de réduire le gaspillage. De nombreuses entreprises adoptent l’approche Lean. Le kaizen est un principe central de l’approche Lean. Le kaizen a été défini de diverses manières, avec des variations mineures dans la signification du mot mais avec le même concept général. Selon une description, il s’agit en fait de deux mots : le premier Kai, qui signifie transition, et le second Zen, qui signifie bien. Selon une autre source, Kaizen est décrit comme “améliorer tout le monde, tous les jours, partout”. Une autre prétend que Kaizen se traduit littéralement par “amélioration”. Le Kaizen est le développement continu des systèmes, des matériaux, des environnements de travail et des individus.

Qu’est-ce que la méthode kaizen exactement ?

Le kaizen est plus qu’une approche de gestion des performances. Il ne s’agit pas d’une méthode unique ou d’un groupe d’outils d’amélioration de la qualité. Kaizen est un voyage, pas un point final. L’objectif de Kaizen est d’augmenter l’efficacité, de minimiser le gaspillage, d’éliminer les efforts excessifs et d’humaniser le lieu de travail. Le Kaizen permet de classer les déchets en trois catégories : Muda, Mura, et Muri. La théorie Kaizen permet à tous de s’approprier et de prendre la responsabilité de leurs opérations. Avec Kaizen, les employés à tous les niveaux de l’organisation sont constamment à l’affût et trouvent des perspectives de croissance et de transformation. Le kaizen n’est pas un événement ponctuel ; il s’agit plutôt d’une opération quotidienne.

Le kaizen est né dans le Japon de l’après-guerre. Après la guerre de Corée, alors que le Japon était une route commerciale vitale pour l’armée américaine, l’industrie japonaise a commencé à se redresser. Les États-Unis ont contribué à la revitalisation industrielle du Japon. Au début des années 1950, W. Edwards Deming a aidé les administrateurs des entreprises japonaises à concevoir des processus de qualité basés sur des contrôles de qualité mathématiques. Le cercle de Shewert ou la roue de Deming, que nous appelons aujourd’hui le cycle PDCA, est au centre du Kaizen (Plan, Do, Check, Act). À l’origine, le kaizen était un élément du “système de production Toyota” qui permettait d’associer l’ensemble de la main-d’œuvre à l’amélioration de la qualité des produits. Depuis, le Kaizen est devenu un élément essentiel de la réussite du pays. Le kaizen est un mode de vie dans les entreprises japonaises, qui touche tout le monde, du PDG à l’atelier. Le Kaizen est bien considéré au Japon et on lui attribue le mérite d’avoir aidé le Japon à devenir l’un des pays développés les plus forts du monde.

Pourquoi utiliser la méthode kaizen ?

Aujourd’hui, la majorité des entreprises sont guidées par un désir constant de minimiser le gaspillage et d’améliorer l’efficacité. Les résultats de la technique Kaizen vont bien au-delà de la réduction des déchets (muda) et de l’amélioration de la qualité. De nombreux logiciels et disciplines de qualité vous aideront à y parvenir. Kaizen vous propulsera en avant. Des méthodologies Kaizen correctement appliquées produiront de bons résultats à tous les niveaux de l’entreprise, et ce de diverses manières. Parmi les avantages de l’adoption du Kaizen, on peut citer les suivants :

  • Utilisation des ressources – Kaizen met l’accent sur le progrès graduel et continu en maximisant l’utilisation des ressources disponibles (votre personnel). Kaizen se concentre sur des modifications progressives plutôt que sur des changements drastiques ou des dépenses d’investissement importantes pour réaliser des améliorations.
  • Efficacité accrue – Un principe central de la philosophie Kaizen est l’importance d’un environnement de travail bien planifié, l’élimination des mouvements ou activités excessifs et la préparation adéquate de tout le personnel.
    Satisfaction des employés – Kaizen consiste à cultiver un environnement qui favorise la collaboration et l’innovation, où les idées novatrices sont les bienvenues. Les membres de l’équipe sont chargés de procéder à un examen approfondi des procédures et de formuler des recommandations de changement.
  • Amélioration de la sécurité – Un autre avantage du Kaizen est un climat de travail sain. Lorsque de nouvelles stratégies de nettoyage et d’organisation de l’environnement de travail sont formulées et adoptées, la sécurité s’en trouve améliorée.
    Le Kaizen implique tout le monde dans la quête du changement. Il ne se concentre pas sur des investissements massifs en capital et ne fait pas de progrès colossaux d’un seul coup. L’origine du kaizen réside dans les changements graduels et progressifs apportés aux procédures et aux pratiques professionnelles. Il s’agit de rechercher constamment des occasions de changement. Au fil du temps, ces mesures progressives se traduiront par des progrès considérables en termes de cohérence, de protection, de performance et de compétitivité, ainsi que par un effet bénéfique sur les résultats.

Comment appliquer le Kaizen

Lorsque la majorité des gens réfléchissent à la manière d’appliquer le Kaizen, la première chose qui leur vient à l’esprit est le “cas Kaizen”. Il s’agit d’une pratique brève et concentrée qui se concentre sur un seul mécanisme ou organisme. Ce bref incident est souvent appelé “Kaizen Blitz” (du mot allemand signifiant “rapide comme l’éclair”). Bien que des activités régulières et événementielles soient incluses, le cœur du Kaizen n’est pas concentré sur une seule activité. Le Kaizen est une théorie de transition graduelle qui progresse constamment vers un état optimal. Le Kaizen s’adresse aux personnes qui recherchent des opportunités de changement au quotidien.

Le Kaizen quotidien exige que l’équipe se réunisse régulièrement, soit quotidiennement, soit hebdomadairement. L’équipe doit aborder les domaines de changement ainsi que les alternatives possibles aux problèmes qui ont surgi depuis la réunion précédente. Tout membre de l’équipe doit assister et contribuer à la réunion. Vous pouvez organiser une réunion séparée ou fusionner la discussion avec une réunion régulière. Si nécessaire, organisez la conférence sur le site du processus (Gemba Kaizen).

Bien que l’approche des événements Kaizen soit distincte de l’approche quotidienne, le résultat final est le même : le changement de processus. Un événement Kaizen est une activité de développement rapide en équipe qui dure généralement quelques jours ou quelques semaines. Ainsi, les événements Kaizen ont un début et une fin distincts. Une préparation supplémentaire est nécessaire dans le but de réaliser un changement ou une transition plus significative en l’espace de quelques jours ou semaines.

Identifier les opportunités de changement

Bien que l’objectif ultime du Kaizen soit un progrès progressif régulier, il faut bien commencer quelque part. Lorsque vous commencez à mettre en œuvre le Kaizen, vous devez presque certainement procéder à des vérifications de processus pour trouver les premiers domaines à modifier. Voici quelques principes de base pour effectuer une analyse des processus afin d’identifier les domaines à modifier.

Cartographier les méthodes – Obtenez un diagramme de processus / un organigramme de processus, ainsi que tous les ordres  de travail, plans de contrôle ou autres documents de processus existants. Si vous n’avez même pas de carte des méthodes, créez-en une. Obtenez une vue détaillée de l’état actuel du processus. Déterminez ce qui se passe réellement. Sans une bonne compréhension de la méthode, il est impossible de la modifier. L’analyse des modes de défaillance et de leurs effets (PFMEA) est un excellent outil pour identifier les opportunités Kaizen. Les combinaisons avec une gravité/occurrence élevée et des IPR élevés peuvent être utilisées pour les activités Kaizen.

Réexaminer le process – Évaluez le processus et chaque mission ou étape. Posez les questions suivantes =

  • Pourquoi cette action est-elle entreprise ?
  • Quel type de travail est effectué / quelle valeur est ajoutée ?
  • Où les tests sont-ils effectués en ce moment / où peuvent-ils être effectués ?
  • Quand la phase doit-elle se terminer / quand peut-elle être achevée ?
  • Qui effectue le travail / qui devrait effectuer le travail ?
  • Comment le travail est-il effectué / comment peut-il être effectué ?
  • À quelle fréquence l’étape de la phase est-elle réalisée / et à quelle fréquence doit-elle être réalisée ?

En résumé

L’objectif du Kaizen est le développement progressif des performances. La mise en œuvre du Kaizen et la culture du développement de la qualité au sein d’une entreprise sont toutes deux progressives et doivent être permanentes. La première chose à faire est de former vos employés. Assurez-vous que les équipes disposent de la préparation, de l’équipement et de la structure du système Kaizen nécessaires pour réussir. Chaque jour, encadrez votre personnel et incitez-le à s’informer sur les problèmes et à rechercher les possibilités de changement. Grâce à la préparation et à la réalisation des contrôles initiaux des processus ou des activités Kaizen, les membres de l’équipe sont susceptibles de développer un sentiment d’appropriation mentale de leurs processus respectifs. Lorsque les employeurs s’approprient les processus, ils continuent de considérer les changements futurs comme leur responsabilité.