Les organisations utilisent la gestion de portefeuille de projets comme un processus formel pour reconnaître, ordonner, planifier et suivre les projets qui correspondent à leur stratégie et à leurs objectifs. Cette méthode tient compte de la durée possible d’un projet, des résultats escomptés, du rapport risque/récompense de chaque projet et de l’argent disponible.
La gestion de portefeuille de projets gère l’ensemble du portefeuille de projets d’une organisation dans le but d’améliorer la valeur globale du portefeuille, contrairement à la gestion de projets, qui se concentre sur l’achèvement efficace de projets individuels.
Qu’est-ce que la gestion de portefeuille de projets ?
La gestion de portefeuille de projets (PPM) est l’examen et l’optimisation de tous les projets et programmes d’un portefeuille en termes de coûts, de ressources, de technologies et de processus. Les gestionnaires de portefeuille ou un bureau de gestion de projet (PMO) s’occupent souvent de la gestion du portefeuille de projets.
Le principal objectif de la gestion de portefeuille est de s’assurer que tous les résultats du portefeuille contribuent à la réalisation des objectifs stratégiques et des objectifs commerciaux de l’organisation. Le gestionnaire de portefeuille de projets (PMO) y parvient en effectuant des analyses commerciales, des budgets et des prévisions tout en réduisant les risques et en contrôlant les attentes des parties prenantes.
Pour garantir que le portefeuille de projets est conforme à la planification stratégique globale et aux objectifs de l’entreprise, des logiciels de gestion de portefeuille de projets (outils PPM) sont fréquemment utilisées pour collecter et évaluer ces données. La gestion de portefeuille dans ProjectManager est rendue possible par ses fonctionnalités robustes et conviviales. Gérez votre portefeuille sur une feuille de route, gérez tous vos projets à l’aide d’un tableau de bord personnalisable et répartissez même les ressources entre eux.
Gestion de projet vs gestion de portefeuille de projets
La gestion de portefeuille de projets sert de pont dans la hiérarchie de la gestion d’entreprise entre la gestion d’entreprise, qui supervise la vision globale, la mission et la planification stratégique d’une organisation, et la gestion de projet, que nous aborderons brièvement ci-dessous.
Nous devons d’abord définir chacun de ces deux types de gestion et examiner leurs points de divergence afin de comprendre en quoi la gestion de portefeuille de projets et la gestion de projets sont différentes.
En termes simples, la gestion de projet est l’administration d’un projet. Un projet est une entreprise de courte durée qui produit un bien ou un service. Il a un début et une fin. Les objectifs du projet sont définis et un calendrier des tâches est établi. Les budgets et les coûts sont établis, les ressources sont allouées et les parties prenantes sont informées.
D’autre part, la gestion de portefeuille de projets est une stratégie de plus haut niveau qui coordonne, hiérarchise et évalue la valeur potentielle de nombreux projets et programmes dans un portefeuille afin de les gérer tous en même temps et d’améliorer la gestion des ressources. L’objectif du processus de gestion de portefeuille est d’atteindre efficacement les buts et objectifs généraux d’une organisation en gérant et en utilisant le cycle de vie des investissements, des initiatives, des programmes, des projets et des résultats. La gestion de portefeuille de projets est donc un sous-ensemble de la gestion de projets. Elle conduit au but ultime, qui est d’atteindre les objectifs stratégiques de l’organisation.
Le processus de gestion de portefeuille de projets
Le processus de gestion de portefeuille de projets comporte cinq étapes fondamentales :
1. Définir les objectifs de l’entreprise
Avant de commencer à réfléchir à la gestion de portefeuille, vous devez comprendre les objectifs commerciaux et stratégiques de votre organisation. L’idée est que votre portefeuille de projets s’aligne sur la planification stratégique de votre organisation, et vous devrez donc vérifier si ses objectifs financiers et sa valeur pour le client sont suffisants pour votre organisation.
En tant que gestionnaire de portefeuille de projets, vous devrez parvenir à un accord sur les objectifs stratégiques du portefeuille de projets avec les parties prenantes, puis établir des critères d’évaluation pour la sélection des projets.
2. Recueillir des idées de projets pour votre portefeuille
Une fois que vous avez défini les objectifs stratégiques de votre portefeuille, il est temps de commencer à le construire. Pour ce faire, vous devez commencer à collecter des projets. Il peut s’agir de projets en cours ou d’idées de projets suffisamment similaires pour être gérés simultanément. Rassemblez les données relatives à la gestion des projets et préparez les critères d’évaluation pour choisir les meilleurs.
3. Sélectionnez les meilleurs projets pour votre portefeuille
Pour déterminer quels sont les meilleurs projets pour votre portefeuille, vous devrez effectuer une analyse coûts-avantages et utiliser vos critères d’évaluation. Ces critères d’évaluation mesureront la valeur que chaque projet apporte au portefeuille.
De nombreux aspects peuvent être pris en compte dans les critères de notation pour la sélection des projets, tels que la période de récupération, la valeur actuelle nette ou le niveau de risque.
4. Valider la faisabilité du portefeuille de projets
Maintenant que vous avez choisi les projets qui conviennent le mieux à votre portefeuille, il est temps de réaliser une étude de faisabilité qui prenne en compte tous les risques financiers, la planification des capacités et les contraintes liées à la gestion des ressources.
5. Exécuter et gérer votre portefeuille de projets
Vous devez maintenant coordonner l’exécution simultanée des projets et des programmes de votre portefeuille en travaillant avec des gestionnaires de projets et de programmes.
Que fait un gestionnaire de portefeuille de projets ?
La gestion du portefeuille de projets, qui comprend l’acceptation ou le rejet des idées de projets et de programmes, est supervisée par les gestionnaires de portefeuille de projets. Ils sont chargés d’atteindre les buts et objectifs de leur organisation ainsi que le retour sur investissement. Un ou plusieurs portefeuilles peuvent être gérés par le gestionnaire de portefeuille de projets.
L’utilisation de divers outils de gestion de portefeuille, de modèles financiers et d’algorithmes aidera le gestionnaire de portefeuille de projets à faire correspondre les projets aux objectifs stratégiques de l’organisation. Ils sont en outre guidés par un ensemble de normes et de critères d’évaluation qui les soutiennent dans la gestion de leurs portefeuilles.
Les gestionnaires de portefeuille de projets travaillent souvent avec le PMO, qui établit également les procédures et les normes du portefeuille. Le PMO et le gestionnaire de portefeuille de projets peuvent également donner des conseils sur les approches de gestion de projet à employer, telles que la chute d’eau classique ou un cadre agile.
Les défis de la gestion de portefeuille de projets
Malgré les avantages potentiels, la complexité de la gestion de portefeuille de projets présente ses propres défis. La portée d’un portefeuille de projets peut s’avérer difficile, car elle recoupe plusieurs zones géographiques, entités juridiques et domaines fonctionnels.
Bien qu’un périmètre trop étroit du portefeuille de projets puisse diminuer le retour sur investissement, il peut être judicieux de mener un projet pilote de PPM de moindre envergure, en particulier dans les organisations qui débutent dans la PPM ou dont la maturité des projets n’est pas homogène d’une fonction à l’autre. Dans les très grandes organisations, où un seul organe de direction peut être trop éloigné des objectifs du projet, un ensemble décentralisé de portefeuilles « en cascade » pourrait être le plus judicieux.
Les organisations qui se lancent dans une initiative de gestion des projets de PPM doivent éviter les écueils suivants :
- S’en remettre à la voix la plus forte dans la pièce en raison de l’absence d’une stratégie bien définie
- L’absence d’objectifs et de buts spécifiques
- L’incapacité à rendre l’initiative opérationnelle et à la mettre à l’échelle
- Manque de ressources pour l’initiative PPM
- Manque de soutien de la part de la direction
- L’absence de mise en œuvre complète de la gouvernance, des méthodologies, des normes et des technologies
- L’indécision quant au degré de centralisation de la gestion de projet
- L’opposition à la centralisation et aux principes de la gestion de portefeuille de projets
- L’absence d’une composante de gestion du changement
- L’incapacité à accroître la maturité de la fonction de gestion de projets.
