Les 12 meilleurs logiciels de retroplanning

Un logiciel de rétroplanning est un outil qui permet de planifier les tâches d’un projet en fonction de l’ordre, la durée et des dépendances. Il s’agit d’un instrument très utile dans un contexte où la minimisation des coûts, le gain de temps et l’efficacité sont valorisés. Que vous soyez développeur, RH, commercial ou peu importe votre secteur, ces outils sont conçus pour vous simplifier le quotidien. Vous les meilleurs logiciels de rétroplanning ? Voici une revue des 12 solutions que l’on recommande.

1. monday.com

monday.com est un outil complet aux fonctionnalités avancées qui favorise une meilleure synchronisation et plus d’efficacité. Ce logiciel s’adapte parfaitement aux besoins de l’utilisateur parce qu’il est personnalisable pour atteindre une productivité accrue. Il est équipé de tableaux de bord qui permettent de profiter d’une vue d’ensemble sur les budgets, les calendriers et les échéances. L’utilisateur peut exécuter facilement des rapports et prendre des décisions éclairées en un clin d’œil pour maximiser le rendement.

Monday.com permet de se concentrer sur les tâches prioritaires grâce aux fonctionnalités d’automatisation sans code. Ces dernières sont idéales pour recevoir des mises à jour en temps réel lorsque les ouvrages sont terminés. Cet outil de rétroplanning envoie des emails quand les dates arrivent à échéance et fluidifie le processus de travail. Avec Monday.com, les dirigeants peuvent booster l’efficacité de leur équipe sur un projet et sur la gestion des actifs numériques.

2. Wrike

Wrike est également l’un des meilleurs logiciels de rétroplanning à choisir au vu des caractéristiques avantageuses qu’il présente. Les utilisateurs peuvent créer et livrer leur campagne marketing en temps et en heure tout en centralisant les communications sur une seule plateforme. De plus, cet outil garantit la bonne coordination pour les employés et il offre une visibilité complète à tous. Wrike est un logiciel adéquat pour supprimer les tâches répétitives afin d’optimiser le travail facturable.

Les professionnels peuvent choisir cet instrument pour augmenter la satisfaction client et les impressionner avec une transparence totale sur les projets. Ils ont la possibilité d’organiser automatiquement les tâches dans les tableaux de bord qui sont intégrés de filtres. Cela permet à l’utilisateur de rechercher et de trier en fonction de critère pertinent sans parcourir tous les emails et formulaires. Wrike est idéal pour anticiper et éviter les retards, et il convient pour ceux qui veulent miser sur la proactivité et la résilience.

3. Teamgantt

Teamgantt figure dans ce classement parce qu’il fait office d’un logiciel pratique et fiable pour gérer convenablement un projet. En effet, il est doté de fonctionnalités qui permettent à l’utilisateur de respecter les délais et les budgets fixés. Cet outil de rétroplanning est simple à utiliser, car la plateforme favorise l’option du glisser-déposer. Il donne la possibilité de voir les charges de travail et la disponibilité des équipes afin d’ajuster si nécessaire.

Avec Teamgantt, la collaboration devient plus facile à toutes les étapes du projet, autant avec les parties prenantes internes qu’externes. L’utilisateur peut consulter les rapports du portefeuille et identifier les tâches en retard pour corriger cela. Il a le choix d’afficher les ouvrages sous forme de calendrier ou de liste selon le format qui correspond à ses besoins. Cet outil de rétroplanning propose des modèles de plan de projet réutilisables et un stockage de fichiers pour télécharger les documents.

4. ClickUp

ClickUp permet de gérer les flux de travail et les objectifs pour atteindre les résultats dans des délais relativement courts. L’outil donne la possibilité de personnaliser les tâches pour n’importe quel projet en fonction des besoins professionnels. Avec ce logiciel de rétroplanning, l’utilisateur peut ajouter des commentaires et faire des enregistrements d’écran partageables. Il est aussi possible de décomposer les projets de grande envergure en des sous-tâches afin de simplifier le degré de complexité.

En outre, ClickUp permet de créer des documents et de les connecter aux flux de travail sur le site. Grâce à cette fonctionnalité, l’utilisateur peut dévoiler au fur et à mesure les nouvelles idées avec les collaborateurs. Les fichiers sont adaptés à tout type de travail, des feuilles de route aux pages imbriquées passant par les bases de connaissances. Cet outil est doté d’un paramètre de discussion, le ClickUp chat pour discuter des travaux pertinents avec possibilité de contrôler les participants aux conversations.

5. Asana

Asana est très populaire sur le marché et surtout auprès des professionnels qui ont le souci du détail. D’une part, cet outil offre un espace partagé pour rester organisé et regrouper tout le travail en un seul endroit. De plus, il est intégré d’une fonctionnalité de chronologie pour gérer les tâches dépendantes, non programmées ou qui sont susceptibles de se chevaucher. Il permet à l’utilisateur de créer des processus automatisés avec des ouvrages qui s’exécutent systématiquement, idéal pour obtenir des résultats plus rapidement.

D’autre part, Asana génère des rapports grâce auxquels l’utilisateur peut suivre le statut des travaux avec des données en temps réel. Cet outil de rétroplanning facilite les prises de décisions stratégiques, il aide à repérer les obstacles et à résoudre les problèmes. Il donne la possibilité de standardiser les demandes de travail pour que les collaborateurs disposent des informations nécessaires dès le départ du projet. Ces formulaires peuvent être intégrés sur un site web ou être partagés en toute simplicité via un lien.

6. InstaGantt

En matière de gestion de projet, InstaGantt se présente comme un logiciel intuitif, abordable et tout aussi puissant. C’est un logiciel qui offre assez de flexibilité et de contrôle sur les tâches, les horaires et bien plus encore. Il permet de planifier ou d’ajuster les ouvrages sans difficulté, car il suffit de glisser la barre des tâches dans le graphique. Les collaborateurs ont une meilleure visibilité sur les ouvrages en cours et pourront se concentrer sur les éléments prioritaires. InstaGantt donne également la possibilité d’exporter les projets dans des fichiers PDF ou d’images pour pouvoir les partager.

Sur la plateforme, l’utilisateur reste au courant des besoins et il peut ajouter des informations pertinentes selon l’évolution des ouvrages. Pour les gestionnaires de ressources humaines, ce logiciel de rétroplanning permet d’enregistrer les périodes de vacances et de congés. Cela permet de connaître la disponibilité des membres de l’équipe et d’éviter d’attribuer des tâches aux collaborateurs absents.

7. Smartsheet

Avec Smartsheet, le principe de fonctionnement reste pratiquement le même que pour les outils précédents. L’utilisateur dispose de solutions modernes pour la gestion du travail, l’harmonisation et la simplicité des tâches dans son entreprise. Ce logiciel de rétroplanning est conçu sur une plateforme évolutive et sécurisée qui offre un espace adapté à tout type de travail. Smartsheet permet de créer et de suivre les plans, et il propose une large gamme de vues sur les rapports et les tableaux.

Que ce soit pour des projets individuels ou des initiatives complexes, cet outil apporte de la valeur ajoutée pour les professionnels. Il convient aux entreprises de toute taille et il s’intègre parfaitement aux autres logiciels en cours d’utilisation au sein de l’entreprise. Les interactions sur la plateforme sont protégées grâce aux bonnes pratiques et une politique de traitement de données très rigoureuse. En optant pour Smartsheet, l’utilisateur peut contrôler et gérer les accès, et définir les éventuelles actions que les collaborateurs peuvent mener.

8. LiquidPlanner

LiquidPlanner offre une solution de tout-en-un pour gérer, prévoir, planifier et travailler en toute aisance. Cet outil de rétroplanning possède un moteur de planification intelligente qui donne la possibilité de procéder à de nombreuses simulations. Il est donc capable de fournir des prévisions réalisées et précises tout en minimisant les risques en temps réel. Il participe à l’optimisation des performances parce que l’utilisateur peut visualiser la bande passante de ses collaborateurs. Cela lui permet d’avoir une idée sur la disponibilité des équipes et d’ajuster l’attribution des tâches selon les objectifs à atteindre.

LiquidPlanner transmet aux managers, des alertes axées sur l’arrivée cible pour qu’ils sachent l’échéance des travaux. Il favorise une charge de travail équilibrée et libère des contraintes qui consistent à vérifier à chaque instant l’évolution des tâches. Ce logiciel permet de suivre les modifications apportées aux travaux et d’assurer l’alignement de l’équipe. Le portefeuille est hiérarchisé et il intègre les priorités de l’entreprise dans le calendrier dès le départ pour éviter les confusions.

9. Microsoft Project

Édité par Microsoft, cet outil permet de rester organisé et concentré tout en gardant le contrôle sur chaque étape du projet. L’utilisateur peut piloter n’importe quelle tâche grâce à ce logiciel performant et simple à utiliser. Microsoft Project offre une prise en main intuitive pour mener à bien même les projets les plus complexes. Il est doté d’une multitude de fonctionnalités telles que le partage de fichiers, la programmation des réunions et des discussions. Il est conçu pour faciliter le travail à distance, car les membres d’une équipe ont la possibilité de mettre simultanément à jour des tâches.

Microsoft Project est pensé pour une planification dynamique qui tient compte de la durée, des efforts nécessaires et du nombre de collaborateurs impliqués. Il permet à l’utilisateur de créer des tableaux de bord interactifs afin de consulter l’état général des projets. Avec Microsoft Project, celui-ci peut tirer parti de la puissance de l’innovation en développant des flux de travail automatiques pour une riche expérience.

10. Bubble Plan

Bubble Plan est un logiciel de rétroplanning accessible pour tous les secteurs et départements de métiers. Il permet de créer des plannings clairs et précis qui facilitent l’implication des collaborateurs et l’atteinte des résultats. Avec cet outil, l’utilisateur peut partager un diagramme visuel de Gantt même s’il n’est pas compétent en la matière. Bubble Plan est intégré de différents éléments de segmentation pour répondre aux besoins de modélisation d’activité. L’utilisateur bénéficier de paramètres avancés comme l’option « Masquage » qui lui permet de ne présenter que les informations qu’il souhaite.

Il peut piloter les projets grâce aux tableaux de bord et les multiples vues qu’offrent ceux-ci. BubblePlan favorise le suivi d’avancement et la conduite de projet selon l’urgence ou d’autres critères. Il est possible de partager les accès selon le statut des parties prenantes, qu’il s’agisse des clients, des collaborateurs, des managers ou des partenaires.

11. Zoho Projects

Zoho Projects aide à la planification des projets et au suivi efficace des tâches grâce aux fonctionnalités associées. D’ailleurs, le design et l’esthétisme de l’interface sont pensés pour séduire les utilisateurs dès la première visite. La plateforme est très conviviale et les affichages sont subtilement colorés avec possibilité de passer du mode clair au mode sombre. Cet outil permet de rester productif en aidant l’utilisateur à gérer les ressources et à répartir les travaux de façon convenable.

Il profite d’une vue d’ensemble sur les étapes du projet et il reste informé des tâches critiques ainsi que de leurs dépendances. C’est un logiciel qui automatise les travaux et permet de gagner en temps sur les travaux répétitifs. Avec Zoho Projects, l’utilisateur peut enregistrer les heures facturables et non facturables en se servant d’un module de feuille de temps intégré à la plateforme. Il bénéficie d’une panoplie d’options en vue de personnaliser son expérience en fonction de ses besoins.

12. Freedcamp

Freedcamp met à la disposition des utilisateurs, les outils idoines afin de réduire le temps et l’énergie nécessaire pour la gestion de projet. Ce logiciel est prisé par de grandes multinationales parce qu’il permet de conserver une trace de tous les détails d’un projet. L’utilisateur peut se référer à l’historique des travaux précédents pour y dénicher de précieuses informations qui lui serviront sur d’autres initiatives. Freedcamp donne la possibilité de définir les dates de début et de fin des tâches, et d’attribuer un niveau de priorité.

Il est doté d’une fonctionnalité de discussions pour avoir des conversations en fil et moins submergées par des tonnes d’informations. L’espace chat est conçu pour offrir un cadre pour réfléchir aux propositions et répondre aux questions. L’autre fonctionnalité intéressante de Freedcamp est le traqueur d’incidents dont il est équipé et qui permet de signaler et de gérer les problèmes. Ce paramètre est utile pour suivre les bugs, recueillir les commentaires et proposer des solutions adaptées pour une entière satisfaction.

C’est quoi un rétroplanning

Le rétroplanning est une stratégie de gestion de projet inventée dans les années 1950, principalement pour orchestrer d’importants projets industriels ou militaires. Cette technique commence par la date de fin du projet puis remonte dans le temps pour identifier les phases clés, les délais nécessaires et les ressources requises. Souvent représenté par un diagramme de Gantt inversé, le rétroplanning permet de visualiser clairement l’ensemble des activités du projet, de leur commencement à leur conclusion.

À la différence des approches traditionnelles, le rétroplanning mise sur l’objectif final plutôt que sur le point de départ. Il aide à établir des deadlines intermédiaires et à distribuer les tâches parmi les équipes impliquées. Cette méthode est idéale pour les projets à échéance stricte et non modifiable, tels que l’organisation d’événements, le lancement de produits ou l’implémentation de nouvelles réglementations.

Les avantages d’un rétroplanning en gestion de projet

Le rétroplanning se distingue par de multiples avantages par rapport aux méthodes classiques de gestion de projet :

• Respect des délais : En partant de la date limite, cette méthode s’avère efficace pour maintenir le projet dans les temps. Elle offre une meilleure visibilité sur le progrès et le calendrier restant, facilitant ainsi la prévention des retards et des excédents.
• Faisabilité du projet : Le rétroplanning permet d’évaluer rapidement si les objectifs du projet sont réalisables dans le temps alloué, offrant la possibilité de réajuster si nécessaire.
• Adaptabilité des tâches : Cette méthode autorise une gestion flexible du temps, permettant de consacrer davantage d’efforts aux tâches prioritaires tout en ajustant celles de moindre importance.
• Optimisation des ressources : En fournissant une vue d’ensemble précise des besoins en ressources humaines et matérielles, le rétroplanning facilite une meilleure allocation des ressources, éliminant ainsi le gaspillage et les pénuries.

Comment construire un rétroplanning efficace ?

1. Identifiez le résultat final souhaité

La clé pour élaborer un rétroplanning efficace commence par la définition précise du résultat final que vous visez à la conclusion du projet. Cela représente votre objectif principal, qui doit satisfaire les exigences et les attentes du demandeur. Pour une efficacité maximale, cet objectif doit être défini selon les critères SMART : Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, et défini dans le Temps. Par exemple, dans le cas de l’organisation d’une exposition professionnelle, l’objectif pourrait être : « Attirer 500 visiteurs qualifiés et obtenir 50 prospects lors de l’événement X le 15 juin 2024 ».

2. Diviser le projet en tâches et sous-tâches

L’étape suivante implique de segmenter le projet en diverses tâches et sous-tâches. Cela aide à identifier précisément ce qui doit être accompli pour parvenir au résultat escompté. Un outil tel que la Structure de Répartition du Travail (Work Breakdown Structure, WBS) peut s’avérer utile pour organiser le projet en une hiérarchie claire. Chaque tâche doit être initiée par un verbe à l’infinitif et assignée à un responsable désigné. Pour illustrer, dans le cadre de l’organisation du salon professionnel, les tâches peuvent inclure « Réserver l’espace exposition », « Créer le matériel de promotion », « Recruter des exposants », et bien d’autres.

3. Définissez les dépendances entre les tâches

Cela concerne les relations de cause à effet qui relient les diverses tâches entre elles. Certaines ne peuvent débuter tant que d’autres ne sont pas achevées, appelées prédécesseurs, tandis que d’autres peuvent se dérouler simultanément, les concurrents. Reconnaître ces dépendances est crucial pour la planification efficace du projet. L’usage d’un outil comme le diagramme de PERT peut faciliter la visualisation des interdépendances sous forme de réseau.

4. Estimer le temps nécessaire pour chaque tâche

La quatrième étape consiste à évaluer le temps requis pour l’accomplissement de chaque tâche, en prenant en compte les ressources à disposition et les contraintes externes. Cette démarche exige expérience et pragmatisme. Vous pouvez vous appuyer sur des données historiques, des comparaisons, des expertises ou des méthodologies probabilistes pour réaliser ces estimations. La durée estimée doit être exprimée en jours ouvrés, à l’exclusion des jours calendaires. A titre d’exemple, pour la tâche de création du matériel promotionnel, une estimation de 10 jours ouvrés pourrait être raisonnable.

5. Travailler à rebours pour fixer les dates de début

L’ultime étape, la cinquième, consiste à planifier en partant de la date de fin prévue du projet pour déterminer les dates de début et de fin de chaque activité. Il est crucial de prendre en compte les relations de dépendance entre les tâches et d’exploiter tout espace de flexibilité disponible. Un outil pratique, le diagramme de Gantt, peut vous aider à visualiser ce planning inversé avec des barres horizontales. Ce diagramme est également utile pour repérer le chemin critique du projet, soit la suite d’activités qui définit le temps minimum requis pour sa réalisation. Prenez, par exemple, la tâche « Concevoir le matériel promotionnel » : vous pourriez décider de commencer le 1er mai 2024 et de conclure le 15 mai 2024.

L’importance des outils dans la création d’un rétroplanning

Le choix des outils : Excel, logiciels spécialisés, etc.

La création d’un rétroplanning exige de choisir des outils appropriés qui facilitent la visualisation, la modification et le partage de votre planification. Selon vos critères spécifiques – besoins, préférences et budget – divers outils sont à votre disposition :

• Excel : Prisé pour sa facilité d’accès, sa polyvalence et sa capacité de personnalisation, Excel est souvent choisi pour élaborer des rétroplannings. Il offre la possibilité de créer des tableaux, des graphiques et d’utiliser des formules pour mieux représenter votre projet. Toutefois, il n’est pas sans limites, notamment en termes de lisibilité, de gestion des dépendances et de risques d’erreurs de saisie.
• Logiciels spécialisés : La gamme de logiciels dédiés à la gestion de projet est vaste, proposant des fonctionnalités évoluées pour l’élaboration de rétroplannings. Des outils tels qu’Asana, Sortlist, Manager GO!, Raject ou International Coaching Solutions, permettent de créer des diagrammes de Gantt, de PERT, de définir des jalons, des alertes, et d’optimiser la collaboration et la communication entre les participants au projet.

Avantages des logiciels de gestion de projet

Les logiciels de gestion de projet offrent de multiples avantages en comparaison à Excel pour la création d’un rétroplanning :

• La simplicité : Ces logiciels sont conçus pour faciliter votre travail, vous permettant de créer un rétroplanning aisément, sans devoir composer avec des formules complexes ou gérer de gros volumes de fichiers.
• La clarté : Ils fournissent une vision claire et intuitive de votre projet, mettant en lumière les tâches, les délais, les ressources, les dépendances, etc., avec des options pour filtrer, trier, et zoomer selon vos besoins.
• La fiabilité : Les logiciels garantissent la sécurité et la qualité de vos données, minimisant les risques d’erreurs de calcul, de doublons et d’incohérences, tout en proposant des sauvegardes automatiques et des mises à jour régulières.
• La collaboration : Ils encouragent le travail d’équipe, offrant la possibilité de partager, commenter, valider et modifier la planification en temps réel, tout en permettant la synchronisation avec d’autres outils numériques comme votre agenda, votre messagerie ou votre cloud.

Quand utiliser Excel pour votre rétroplanning ?

Excel a ses limites, mais peut s’avérer utile dans certains scénarios :

• Projets simples et courts : Pour un projet avec peu de tâches, de dépendances ou de ressources, un rétroplanning basique sur Excel peut suffire.
• Maîtrise d’Excel : Si vous avez une bonne maîtrise d’Excel, vous pouvez exploiter ses capacités pour créer un rétroplanning personnalisé avec des modèles, des macros et des formules.
• Budget limité : En l’absence de budget pour un logiciel de gestion de projet, Excel, souvent inclus dans les suites bureautiques, ou des alternatives gratuites comme Google Sheets, peuvent être des options viables.