Réaliser un projet transverse s’avère être un grand défi professionnel qu’il ne faut pas le prendre à la légère. Il présente d’ailleurs des enjeux importants pour une entreprise : conflits d’intérêts, divergences de point de vue, etc. Commandités la plupart du temps par la direction générale, les projets transverses visent à décloisonner les services au sein d’une entité. Celui-ci consiste donc à faire travailler des équipes sans lien hiérarchique autour d’un même projet. Par conséquent, certains collaborateurs peuvent ne pas se connaître entre eux. Le chef de projet doit ainsi mobiliser toutes ses compétences managériales afin d’établir un véritable esprit d’équipe entre les collaborateurs et de coordonner les activités correctement. Voici nos conseils de pro pour vous aider à réussir une mission transverse.

Identifier et nommer un sponsor interne du projet

Le sponsor interne a pour rôle de faciliter la création de projet transverse. Chaque projet doit d’ailleurs en avoir un. Il peut s’agir du commanditaire du projet lui-même ou bien d’une personne nommée par ce dernier. Le choix doit être fait sous mûre réflexion. En effet, celui ou celle qui occupera cette place doit avoir assez d’influence, non seulement au sein de l’entreprise, mais surtout auprès des membres de la direction générale.

Le sponsor est donc un élément clé pour la réussite du projet, car sans lui, votre projet pourrait vouer à l’échec. Jouant le rôle d’arbitre, il intervient à chaque prise de décision, fournit des directives, s’assure de la disponibilité de tous les moyens nécessaires et veille à l’adhésion du plus grand nombre. Il facilite le travail du manager transverse, défend le projet auprès du comité de direction, et participe à la gestion des conflits. Il est donc l’un des premiers promoteurs de la démarche et du changement.

Déterminer les objectifs et enjeux du projet

Un projet transverse est dur et complexe à la fois, mais il a un fort impact sur tous les aspects de l’entreprise : les méthodes de travail, la culture interne, les processus, etc. Il est donc important d’identifier clairement les enjeux et objectifs pour que toutes les parties prenante puissent comprendre en détail le projet. Pour cela, établissez une liste de questions pertinentes et répondez minutieusement à ces dernières :

  • Quelles problématiques cherchez-vous à résoudre ?
  • Quel environnement de travail souhaitez-vous procurer à vos équipes ?
  • Que faire pour motiver et favoriser la cohésion entre tous les collaborateurs ?
  • Quels sont les éventuels impacts de votre projet ?
  • Qui seront vos clients potentiels, vos partenaires, vos fournisseurs ?
  • Quelle démarche devez-vous entreprendre pour atteindre vos objectifs ?
  • Quelles sont les missions qui permettent d’atteindre les objectifs intermédiaires ?
  • Etc.

Optimiser la communication entre toutes les parties prenantes

La communication est un levier essentiel pour le développement d’un projet, qu’elle soit en interne ou en externe. La conduite d’un projet nécessite une transparence afin d’instaurer une relation de confiance. En effet, pourquoi cacher l’état d’avancement de ce dernier à certains collaborateurs alors que ces deniers ont pris part à sa réalisation ? Au contraire, vous devez inclure tout votre groupe et optimiser autant que possible la communication en interne. Privilégiez l’utilisation de vocabulaire commun et évitez les jargons techniques pour plus de compréhension !

À cet effet, consacrez-vous un moment pour échanger vos points de vue. Cela peut se faire autour d’une table ronde par exemple. Avec les membres du comité de direction, animez des comités de pilotage de façon régulière. Ceux-là ne sont que des exemples, à vous de voir la meilleure façon de communiquer avec votre équipe. Toutefois, tenez toujours compte des objectifs du projet ainsi que des personnes concernées par le changement et n’oubliez surtout pas de communiquer avec les parties prenantes externes.

Mettre en place une équipe efficace et soudée

L’aboutissement de votre projet repose sur l’implication de tous les membres de votre équipe. Il est donc judicieux d’instaurer un comité spécifique qui prendra en charge des actions opérationnelles. Pour cela, mandater des personnes qui disposent de connaissances accrues ainsi qu’une expertise dans un domaine spécifique. Si possible, des personnes d’influence. Dans le cadre d’un projet transverse, les membres de votre équipe se doivent d’être des éléments moteurs dans la conduite du changement.

Bien sûr, en tant que premier acteur de ce processus de transformation, il est plus que vital de regrouper des profils partageant une attitude positive par rapport au projet. D’autant plus qu’il vous est demandé de susciter l’adhésion du groupe afin d’éviter la résistance au changement. Votre sponsor est d’ailleurs là pour vous aider à répondre au pourquoi et clarifier toutes les zones d’ombre. Expliquez point par point ce qui va changer sans omettre un détail. En jouant sur la transparence et en faisant preuve d’objectivité, vous gagnerez sans nul doute la confiance des parties prenantes. N’hésitez pas à demander leurs avis aussi !