La méthode Kanban est loin d’être une création récente. Les logiciels permettant de la mettre en œuvre, en revanche, le sont. La méthodologie Kanban vise à améliorer la productivité et le travail d’équipe en instaurant un processus évolutif bien précis. Le logiciel sert alors à optimiser la gestion de ce flux de travail. Ils sont nombreux : les 10 meilleurs outils pour améliorer vos workflows sont à découvrir dans cet article.
Qu’est-ce que la méthode Kanban
La méthode Kanban a vu le jour chez le constructeur japonais Toyota au milieu du siècle dernier. Elle repose sur deux principes qui consistent à travailler sur la base d’un visuel et en temps réel. Les tâches sont ainsi représentées sous forme d’étiquettes, ce que signifie Kanban en japonais. Celles-ci se déplacent d’un tableau à un autre selon le statut des tâches y afférentes.
Cette méthodologie a été mise en place chez Toyota afin d’éviter une surproduction, limiter les stocks et les invendus. Cela permet d’avoir une marge afin de corriger un éventuel problème sur le produit ou la chaîne de production. En entreprise, elle vise aujourd’hui à améliorer la gestion du travail en équipe. Les étiquettes donnent à chacun une meilleure idée des tâches à accomplir et de l’état d’avancement du projet.
Pourquoi utiliser un logiciel Kanban en ligne ?
L’objectif de la méthode Kanban est d’améliorer l’efficacité des équipes. Grâce aux tableaux et aux étiquettes, ils peuvent visualiser les missions effectuées et en cours. Ces tableaux peuvent par exemple être répartis en tâches « à faire », « en cours », « fait ». Les étiquettes passeront d’un tableau à un autre selon les réalisations de l’équipe. Afin de faciliter la gestion de ces workflows, les entreprises se servent aujourd’hui d’un outil numérique, remplaçant les tableaux traditionnels.
L’utilisation d’un logiciel Kanban présente des avantages tant pour le manager que pour les membres de l’équipe. Il est alors aisé de construire les différentes étapes du workflow, cela se fera en quelques clics. Les tableaux sont personnalisables à souhait. Nul besoin de surveiller l’équipe et l’avancement du projet de façon permanente.
Le manager peut définir les dates limites à respecter pour chaque tâche. Le logiciel fait en sorte qu’elles ne soient pas modifiables, ou notifie l’auteur en cas de changement. Le tableau de bord avec ses statistiques et son diagramme permettent en outre de suivre la performance de l’équipe.
Les informations sont faciles à trouver grâce au moteur de recherche intégré au logiciel. Les utilisateurs peuvent gérer l’accès selon les besoins de l’équipe. Cette solution numérique fait gagner du temps lors de la mise en œuvre d’un projet. Il suffit de choisir parmi les meilleurs outils Kanban pour améliorer vos workflows.
1. Monday
Monday permet à ses utilisateurs de créer des workflows en utilisant des tableaux et des étiquettes personnalisables. Il facilite la gestion des projets et la communication au sein de l’équipe. Chaque étape peut être représentée visuellement par un tableau dédié avec les activités y afférentes.
Les utilisateurs peuvent visualiser l’ensemble des tâches créées et en discuter depuis une seule et unique plateforme. Des notifications sont envoyées au manager lorsqu’une mission est effectuée ou lorsqu’un collaborateur rencontre des difficultés.
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2. ClickUp
ClickUp propose un tableau de bord facile à utiliser pour gérer un projet et organiser un travail d’équipe. L’utilisateur peut créer autant de tableaux qu’il faut selon les étapes puis les personnaliser. Il ajoutera les tâches correspondantes avant de les organiser suivant les priorités et les assigner aux collaborateurs concernés.
Le système « drag and drop » facilite la gestion des activités créées. Il suffit de les déplacer d’un tableau à un autre, de haut en bas selon les priorités établies. Les projets et les tâches créés sont visibles en un clic depuis la même plateforme. Un utilisateur peut aussi paramétrer l’outil pour visualiser uniquement les tâches qui lui sont confiées.
3. Bubble Plan
Bubble Plan propose une multitude de fonctionnalités qui permet à ses utilisateurs de visualiser, d’organiser et de suivre des projets en toute simplicité. Pour cela, il offre une approche très graphique pour orchestrer l’ensemble de leurs activités en mode management visuel, compréhensible par tous. Grâce aux nombreux tableaux de bord et vues différentes qu’il intègre, ce logiciel SaaS facilite grandement la conduite de projet, mais surtout le suivi des performances de l’équipe.
Par ailleurs, depuis son interface épurée et intuitive, la création de flux de travail s’effectue par un simple glisser-déposer, ce qui fait gagner du temps dans la mise œuvre du projet. Pour aller au-delà de la seule approche kanban, Bubble Plan mise sur les fonctionnalités plus avancées de son logiciel de planification de projet : une méthode agile avec glissement de colonne en colonne, un sélecteur pour passer en un clic du mode planification au nouveau mode kanban, l’intégration des étapes créées ou encore la suppression d’une temporalité.
Cet outil collaboratif français propose une approche unique de la méthode kanban, avec un tableau à double entrée, pour une expérience agile renforcée – avec un process vertical et une segmentation complémentaire horizontale.
4. Trello
L’organisation se fait à l’aide de tableaux, de listes et de cartes sur Trello. Le tableau représente les grandes étapes du projet. Vient ensuite la liste des tâches à réaliser. Dans les cartes, les utilisateurs peuvent accéder à toutes les informations utiles à la réalisation de leurs missions. Il est possible d’y ajouter des pièces jointes, une date limite ou même de les échanger.
L’atout supplémentaire de Trello se trouve dans la possibilité de synchroniser l’outil avec d’autres applications. Il peut supporter Google Drive, Dropbox, Slack ou Evernote. Buttler, sa solution d’automatisation fait aussi de Trello l’un des meilleurs outils Kanban pour améliorer vos workflows. Elle peut déplacer les listes automatiquement, organiser l’activité de l’équipe, ajouter des boutons personnalisés ou communiquer les dates limites. Voir les alternatives à Trello.
5. MeisterTask
MeisterTask peut servir autant à effectuer la gestion de projets que pour les missions quotidiennes. Il fournit un tableau de bord où l’équipe peut suivre les étapes avec les tâches à effectuer. La fonctionnalité Timeline permet d’organiser les activités en calendrier, à la manière d’un diagramme de Gantt.
L’automatisation est possible pour les tâches récurrentes et répétitives. Le logiciel fournit également des statistiques et des rapports sur la productivité des utilisateurs.
6. Kanbanize
Kanbanize transforme un projet en étapes faciles à gérer grâce à son tableau de bord et les fonctionnalités intégrées. En adoptant cet outil, tous les collaborateurs au sein de l’entreprise peuvent avoir une vue unique des projets lancés. Il permet de relier les différents niveaux hiérarchiques impliqués tout en fournissant à chacun les informations sur leurs missions. Le projet sera alors décomposé en plusieurs étapes avec les tâches assignées à chacun.
Cet outil Kanban facilite la gestion des dépendances et des interactions dans l’entreprise. Il exploite la méthode Monte-Carlo pour optimiser la gestion des délais. Cette fonctionnalité s’appuie sur une méthode de prévision permettant d’identifier le délai nécessaire à l’exécution des missions créées.
7. Jira
La gestion des missions et d’un projet se fait en quelques clics et en peu de temps avec Jira. L’utilisateur commencera par créer les tableaux reflétant les étapes de son projet. Il ajoutera ensuite les tâches qui seront assignées aux membres de l’équipe. L’outil dispose de fonctionnalités qui permettent de prioriser les missions. Il appartient ensuite aux personnes responsables de les déplacer d’un tableau à un autre suivant les avancées.
Jira a notamment été conçu pour les développeurs. Cet outil dispose d’une solution pour limiter le nombre de tâches pouvant être déplacés dans un tableau. Ceci est utile afin d’éviter l’accumulation d’activités en cours. Un diagramme de contrôle fournit ensuite les données concernant l’avancement du projet et le délai d’exécution. Ces informations sont indispensables afin d’ajuster le fonctionnement de l’équipe selon ses capacités.
8. Asana
Des tableaux numériques sont mis à la disposition des utilisateurs sur Asana. Ils leur permettent d’organiser un projet avec les différentes étapes pouvant être incluses. Le suivi et la réalisation des tâches seront faciles pour tous. Le chef de projet va dans un premier temps créer la liste des missions de son équipe. Celle-ci peut ensuite les visualiser sur le tableau de bord d’Asana.
Les tâches sont présentées sous forme de cartes avec toutes les informations les concernant. Le chef de projet peut indiquer la personne responsable, l’échéance ainsi que les sous-tâches y afférentes. L’avantage d’un logiciel Kanban comme Asana réside dans la possibilité de suivre les activités en temps réel. Le chef de projet sera donc en mesure d’identifier les retards et les sources de blocage.
Sur Asana, l’utilisateur peut suivre le projet à l’aide d’un tableau, d’un diagramme de Gantt, sous forme de liste ou en calendrier.
9. KanbanFlow
Comme tous les outils Kanban pour améliorer vos workflows, KanbanFlow s’appuie sur des tableaux. La vue d’ensemble offerte facilite toutefois la gestion des activités de l’entreprise. La communication est simplifiée et se fait en temps réel. Les changements effectués sont d’ailleurs immédiatement visibles par toute l’équipe.KanbanFlow permet aussi de suivre le temps d’exécution. Des statistiques sont fournies sur l’ensemble des activités créées. Un utilisateur peut également se servir d’un chronomètre ou de l’outil Promodoro intégré pour se discipliner et s’autoévaluer.
Une vue en calendrier est disponible pour avancer en ayant conscience des dates limites. KanbanFlow peut aussi être synchronisée avec des applications externes comme Google Calendar, Outlook, Excel et bien d’autres.
10. Kanban Tool
Cet outil permet avant tout de créer des flux de travail. Ils seront répartis en plusieurs tableaux, aussi nombreux que les étapes du projet.
Cette solution numérique est utile pour faciliter les échanges entre les membres de l’équipe. Le chef de projet commencera par leur faire part des tâches à accomplir avec les informations les concernant. Les personnes impliquées peuvent informer sur leur avancement en déplaçant les cartes d’un tableau à un autre.
KanbanTool repose ainsi sur la visualisation du projet et des activités. Cette vue d’ensemble permet d’identifier les goulots d’étranglement et de les corriger par la suite. Les utilisateurs peuvent se servir de cette solution pour visualiser, analyser et optimiser leurs workflows.
11. Taiga
Si Taiga se trouve en dernier de cette liste, il n’est pourtant pas l’outil le moins efficace. D’ailleurs, il a reçu le prix de la meilleure solution de gestion Agile en 2015.
Taiga permet de mettre en œuvre à la fois les méthodologies Kanban et Scrum. Pour ceux qui souhaitent déployer la première technique, il aide à la création des flux de travail. Grâce à cette solution, les tâches seront donc visibles depuis une interface unique. Cela garantit la transparence et simplifie les échanges autour du projet.
Le choix est assez vaste concernant les logiciels Kanban. Il appartient à chacun d’en sélectionner un selon ses besoins et les objectifs visés.
