Imaginez orchestrer un festival de musique sensationnel, où chaque détail doit être parfaitement coordonné : des artistes renommés à la logistique en passant par la restauration. Transposez cet art de la planification dans le monde du développement logiciel avec le PI Planning, pierre angulaire du Scaled Agile Framework (SAFe). Le PI Planning permet à plusieurs équipes de créer, exécuter, évaluer et ajuster une solution sur 4 à 8 semaines. Tout comme le festival garantit une expérience inoubliable, le PI Planning assure cohésion, qualité et succès pour les projets logiciels. Pour approfondir vos connaissances concernant le déroulement et la mise en place efficace du PI Planning, consultez cet article.
Décryptage et définition du PI Planning
La planification de l’incrément de programme (PI) est une cérémonie essentielle au cœur de l’approche Agile. Elle marque le point de départ crucial pour unifier les participants autour d’un objectif commun. Lors de cette cérémonie, toutes les parties prenantes convergent vers un point central pour créer un espace propice à la diffusion d’une vision partagée. Cette réunion s’étend sur deux jours et rassemble les équipes impliquées, les parties prenantes, les gestionnaires et les décideurs stratégiques.
Le PI Planning est le pilier central du SAFe, structurant un programme dans son ensemble plutôt qu’un simple produit. Un programme représente une offre globale comprenant divers produits ou éléments connectés, partageant un contexte commun. Contrairement à la méthodologie Scrum qui se concentre sur des produits, le PI Planning œuvre pour l’incrément d’un programme, alignant les objectifs de manière holistique.
Concrètement, les travaux de chaque équipe sont planifiés en considérant les dépendances avec les autres équipes. La présence de toutes les parties prenantes revêt une importance capitale. Elle permet de négocier les travaux en harmonie avec les besoins des autres équipes et de trouver l’équilibre entre les interdépendances et les priorités. Ce rendez-vous va au-delà de la simple communication, engendrant un processus de planification enclenché par cette dynamique collective.
Objectifs et avantages du PI Planning
Le PI Planning propose une série d’avantages significatifs en termes de gestion et de préparation stratégique. Son objectif central consiste à anticiper l’incrémentation à venir, s’étalant sur une période de trois mois. Cette planification permet aux équipes de concevoir des itérations de différentes durées tout en maintenant une synchronisation au sein du « train », ce qui favorise une coordination fluide et une vision claire.
La communication en face-à-face, encouragée par les principes agiles, tisse un réseau social au sein des équipes, renforçant l’alignement des réalisations sur les objectifs commerciaux. L’un des atouts majeurs du PI Planning réside dans sa capacité à gérer efficacement les dépendances inter-équipes, répondant à l’objectif primordial de synchronisation et de coordination.
Pour parvenir à cet objectif, une préparation approfondie est essentielle. Cela implique une discussion ouverte des objectifs sur trois mois, la détermination des valeurs ciblées pour le produit, et une répartition attentive des ressources et de la capacité. Accorder une attention spécifique à l’architecture sous-jacente, qui soutiendra les activités pendant cette période, est tout aussi crucial pour assurer une progression fluide et sans encombre.
Comment se déroule un PI Planning ?
Les deux jours du PI Planning se dérouleront en deux sessions distinctes, l’une le premier jour et l’autre le deuxième jour. À la fin du premier jour, un examen minutieux sera effectué pour réévaluer la planification et identifier les risques et défis émergents pour les équipes. Cet examen sera présenté lors d’une revue de gestion, permettant aux responsables et aux dirigeants de collaborer pour apporter des solutions aux équipes, en vue de finaliser leur planification lors du deuxième jour.
Ce format étalé sur deux jours est important, car il offre le temps nécessaire pour s’adapter et planifier de manière plus précise. À la fin de ces deux jours, plusieurs livrables seront produits, parmi lesquels les objectifs PI résumant les aspirations de création de valeur pour les trois mois à venir. Le tableau des dépendances émergera de la collaboration entre les équipes et détaillera leurs interactions mutuelles. Les risques identifiés pendant la cérémonie seront suivis durant les trois mois qui suivent.
La préparation implique que le Product Owner anticipe en préparant les user stories, tandis que le Scrum Master calcule la vélocité. L’animation est assurée par le RTE (release train engineer), qui guide les activités selon un ordre du jour précis. Les « Team Breakouts » jouent un rôle capital, car chaque équipe y planifie ses travaux, négocie les dépendances et attribue des points de valeur aux objectifs. En fin de compte, le vote de confiance conclut l’événement, démontrant l’engagement des équipes envers leurs planifications.
Que peut inclure l’ordre du jour d’une réunion de PI Planning ?
Lors de la réunion de PI Planning, l’ordre du jour se structure autour de plusieurs points clés, visant à assurer une planification efficace et collaborative :
- Présentation de l’état actuel de l’entreprise, de sa vision future et de la manière dont les solutions actuelles répondent aux besoins des clients.
- Exposé de la vision du projet, des fonctionnalités futures ou des éléments prioritaires du product backlog. Mise en avant les changements depuis la dernière session de PI planning.
- Mise en avant de la vision architecturale et des modifications dans les pratiques de développement favorisant l’Agilité.
- Description claire du processus de planification et des résultats attendus par le RTE.
- Répartition des participants en équipes pour estimer les ressources disponibles et élaborer un plan de projet pour chaque itération.
- Chaque équipe expose les résultats de sa planification : capacité, objectifs du PI, risques et interdépendances envisagés.
- Discussion collective pour résoudre les problèmes identifiés dans les plans de projet, avec la supervision du RTE.
- Identification et classification des risques. Un vote de confiance évalue l’atteinte des objectifs malgré les risques.
- Révision des plans et traitement des risques, renforçant ainsi la confiance dans la faisabilité des objectifs.
- Le RTE conduit une rétrospective pour évaluer la réunion. Cela permet d’identifier les points positifs et les aspects à améliorer en vue des prochaines étapes.
Prévoir des pauses, notamment dans les réunions virtuelles, est crucial pour maintenir l’engagement des participants. Bien que la répartition du temps entre ces points soit flexible, chacun d’eux joue un rôle essentiel dans la réalisation d’un PI planning efficace.
Comment préparer efficacement votre session de PI Planning ?
Lorsque vous vous préparez pour une session de PI Planning, voici trois conseils essentiels qui optimiseront votre préparation.
- Pré-Planification Réfléchie
avant même que la session ne démarre, assurez-vous que tout est en place pour une transition fluide. Alignez les équipes sur leurs objectifs et attribuez les rôles clés qui seront nécessaires pour orchestrer la planification. Préparez un socle d’informations indispensables comme les briefings exécutifs, le backlog produit, et l’aperçu de l’architecture à venir. Ne négligez pas les détails logistiques : choisissez l’endroit de la réunion, optez pour les bons outils technologiques, et définissez les canaux de communication appropriés.
2. Maîtrise des Entrées et des Sorties :
Le succès de la session repose sur la compréhension claire des éléments que vous apportez et des résultats que vous cherchez à obtenir. Préparez minutieusement les documents indispensables, comme les briefings de la direction, la feuille de route projetée, et le programme backlog. La clôture de la réunion vise deux résultats majeurs : la formalisation des objectifs PI, signe de l’engagement de l’équipe envers la réalisation à venir, ainsi qu’une visualisation à travers le tableau de programme. Ce dernier, véritable feuille de route, présente les jalons, les interactions entre les équipes et la chronologie des étapes.
3. Choix Éclairé de la Plateforme (en cas de Réunion Virtuelle) :
Si la session se tient virtuellement, le choix de la plateforme adéquate est crucial pour garantir son succès. Optez pour une plateforme qui offre un ensemble de fonctionnalités essentielles : une qualité de chat vidéo optimale pour une communication fluide, un espace collaboratif en ligne favorisant la collaboration continue, ainsi qu’un minuteur pour maintenir l’élan et assurer que la réunion suive son cours.
Finalement, retenez l’objectif : unir les équipes, créer des buts partagés et dissoudre les dépendances. Stimulez l’enthousiasme en dévoilant les enjeux, thèmes stratégiques, Epics choisis et Features à aborder. La puissance de la collaboration réside dans cette vue d’ensemble !
