La clé du succès d’un projet réside dans la planification. La création d’un plan de projet est la première chose que vous devez faire lorsque vous entreprenez un projet. Nous vous expliquons les étapes pour réaliser un bon planning de projet avec un modèle à réutiliser gratuitement.
Modèle de planning projet en ligne et gratuit
Étape 1 : Objectifs du projet
Un projet est réussi lorsqu’il a répondu aux besoins des parties prenantes. Une partie prenante est toute personne directement ou indirectement concernée par le projet.
Dans un premier temps, il est important d’identifier les parties prenantes de votre projet. Il n’est pas toujours facile de déterminer les parties prenantes d’un projet, en particulier celles qui sont touchées indirectement. Voici quelques exemples de parties prenantes :
- Le promoteur du projet
- Le client qui reçoit les produits livrables
- Les utilisateurs des résultats du projet
- Le chef de projet et l’équipe de projet
Une fois que vous avez compris qui sont les parties prenantes, l’étape suivante consiste à découvrir leurs besoins. La meilleure façon d’y parvenir est de mener des entretiens avec les parties prenantes. Prenez le temps, au cours de ces entretiens, de dégager les exigences qui créent de réels avantages. Il arrive que les parties prenantes parlent de besoins qui ne sont pas pertinents et qui ne procurent pas d’avantages. Ces besoins peuvent être enregistrés et considérés comme peu prioritaires.
L’étape suivante, une fois que vous avez mené tous les entretiens et que vous disposez d’une liste complète des besoins, consiste à les classer par ordre de priorité. À partir de la liste des priorités, créez un ensemble d’objectifs facilement mesurables. Une bonne technique pour ce faire consiste à les examiner en fonction du principe SMART. De cette façon, la réalisation de l’objectif sera facile à identifier.
Une fois que vous avez établi une série d’objectifs clairs, ils doivent être enregistrés dans le plan du projet. Il peut également être utile d’inclure les besoins et les attentes de vos parties prenantes.
Vous avez maintenant terminé la partie la plus difficile du processus de planification ; il est temps de passer à autre chose et d’examiner les résultats du projet.
Étape 2 : Produits livrables du projet
En utilisant les objectifs que vous avez définis à l’étape 1, créez une liste des éléments que le projet doit fournir pour atteindre ces objectifs. Précisez quand et comment réaliser chaque élément.
Ajoutez les éléments livrables au plan du projet avec une date de livraison estimée. Vous établirez des dates de livraison plus précises au cours de la phase de programmation, qui est la suivante.
Étape 3 : Calendrier du projet
Créez une liste de tâches à réaliser pour chaque produit identifié à l’étape 2. Pour chaque tâche, déterminez ce qui suit :
- La quantité d’effort (heures ou jours) nécessaire pour accomplir la tâche
- La ressource qui s’acquittera de la tâche
Une fois que vous avez établi la quantité d’effort pour chaque tâche, vous pouvez déterminer l’effort requis pour chaque produit à livrer, ainsi qu’une date de livraison précise. Mettez à jour votre section de livrables avec les dates de livraison plus précises.
À ce stade de la planification, vous pouvez choisir d’utiliser un logiciel tel que Microsoft Project pour créer votre calendrier de projet. Vous pouvez également utiliser l’un des nombreux modèles gratuits disponibles. Saisissez tous les produits livrables, les tâches, les durées et les ressources qui réaliseront chaque tâche.
Un problème courant découvert à ce stade est lorsque le commanditaire vous impose un délai de livraison qui n’est pas réaliste selon vos estimations. Si vous découvrez que c’est le cas, vous devez contacter le sponsor immédiatement. Les options qui s’offrent à vous dans cette situation sont les suivantes :
- Renégocier la date limite (retard du projet)
- Utiliser des ressources supplémentaires (coût accru)
- Réduire la portée du projet (moins de résultats)
Utilisez le calendrier du projet pour justifier la poursuite de l’une de ces options.
Étape 4 : Plans de soutien
Cette section traite des plans que vous devez créer dans le cadre du processus de planification. Ceux-ci peuvent être inclus directement dans le plan.
Plan des ressources humaines
Identifiez, par leur nom, les personnes et les organisations qui jouent un rôle de premier plan dans le projet. Pour chacun d’entre eux, décrivez leurs rôles et responsabilités dans le cadre du projet.
Ensuite, précisez le nombre et le type de personnes nécessaires pour mener à bien le projet. Pour chaque ressource, indiquez les dates de début, la durée estimée et la méthode que vous utiliserez pour les obtenir.
Créez une feuille unique contenant ces informations.
Plan de communication
Créez un document indiquant qui doit être tenu informé du projet et comment il recevra l’information. Le mécanisme le plus courant est un rapport hebdomadaire ou mensuel sur l’état d’avancement du projet, décrivant les résultats obtenus, les étapes franchies et le travail prévu pour la période suivante.
Plan de gestion des risques
La gestion des risques est une partie importante de la gestion de projet. Bien qu’elle soit souvent négligée, il est important d’identifier le plus grand nombre possible de risques pour votre projet et d’être prêt si quelque chose de mauvais se produit.
Voici quelques exemples de risques courants liés aux projets :
- Estimation trop optimiste du temps et des coûts
- Le cycle d’examen et de retour d’information des clients est trop lent
- Des réductions budgétaires inattendues
- Rôles et responsabilités peu clairs
- Aucune contribution des parties prenantes n’a été obtenue
- Ne pas comprendre clairement les besoins des parties prenantes
- Les parties prenantes changent les exigences après le démarrage du projet
- Les parties prenantes ajoutent de nouvelles exigences après le démarrage du projet
- Une mauvaise communication qui entraîne des malentendus, des problèmes de qualité et des reprises de travail
- Manque d’engagement de ressources
Les risques peuvent être suivis à l’aide d’un simple registre des risques. Ajoutez chaque risque que vous avez identifié à votre journal des risques ; notez ce que vous ferez dans le cas où il se produirait et ce que vous ferez pour l’empêcher. Revoyez régulièrement votre journal des risques, en y ajoutant de nouveaux risques à mesure qu’ils se présentent pendant la durée de vie du projet. N’oubliez pas que si vous ignorez les risques, ils ne disparaissent pas.
Félicitations. Après avoir suivi toutes les étapes ci-dessus, vous devriez avoir un bon planning de projet. N’oubliez pas de mettre votre plan à jour au fur et à mesure de l’avancement du projet et de mesurer continuellement les progrès réalisés par rapport au plan.
