Est-il encore besoin d’en parler ? La transition numérique bat son plein et affecte tous les services de l’entreprise, y compris les Ressources Humaines.

Comment mener à bien un projet digital RH ?

Pourquoi digitaliser les ressources humaines ?

Quels sont les pièges à éviter ?

Voici quelques éléments de réponse.

Les avantages de la digitalisation de la fonction RH

Avant toute chose, il est bon de rappeler les avantages d’un projet digital RH pour le service, mais aussi pour le reste des salariés et l’entreprise en général.

  • Automatisation des tâches à faible valeur ajoutée (fiches de paie, gestion des absences…) pour libérer du temps à consacrer aux missions demandant un savoir-faire particulier (formation, entretien, développement de compétences…)

  • Mutualisation des ressources grâce au travail d’équipe

  • Élimination des erreurs de saisie ou d’inattention

  • Meilleur suivi des indicateurs grâce aux tableaux de bord en temps réel

Ces bénéfices ne doivent jamais être perdus de vu dans un projet d’implantation, et partagés avec tous ceux qui collaborent : bien saisir l’utilité de la mission est essentielle pour la mener à bien.

La bonne implantation d’un projet digital RH

Pour que votre projet de digitalisation des RH soit un succès, il est nécessaire de bien suivre ces 3 étapes.

Définition des besoins de l’entreprise

Ce n’est une surprise pour personne : il n’existe pas de solution « clés en main » répondant exactement aux besoins de tout le monde. Avant de se lancer dans un projet digital RH, il faut :

  • Dresser une liste des procédures actuelles de l’entreprise

  • Identifier les axes d’amélioration, goulots d’étranglement et point bloquant

  • Anticiper les exigences futures en termes de législation, reporting, évolution de l’entreprise…

Ce travail préliminaire permet de gagner beaucoup de temps (et d’argent) lors des étapes suivantes, en évitant les retours en arrières, ajustements et autres changements de direction qui font que le projet n’avance pas comme prévu initialement.

Choix de la solution technique

Quel logiciel utiliser ? Saas ou On Site ? Solution personnalisée ou standard ?

Il est rare que les entreprises possèdent en interne les connaissances suffisantes pour définir la meilleure solution de digitalisation de la fonction RH, et l’intervention d’un partenaire extérieur est le plus souvent requise.

Celui-ci doit à la fois maitriser les différentes possibilités techniques existantes, mais aussi comprendre les besoins de l’entreprise pour savoir s’y adapter.

Mise en place de l’équipe

Pour une bonne implantation d’un projet digital RH, il est impératif d’impliquer la direction, les responsables et tous les collaborateurs afin que le résultat corresponde aux attentes de chacun.

L’équipe en charge de piloter le programme se doit donc d’être représentative de l’intégralité de l’entreprise, pour que les exigences de tous les services soient prises en compte.

De même, une équipe pluriservices facilite la formation future des usagers, ce qui permet une meilleure acceptation du projet.

Les erreurs à ne pas commettre

Le meilleur moyen de réussir la digitalisation des RH, c’est de ne pas en faire un fiasco ! Souvent, il suffit de mener ce projet à bien pour que celui-ci fonctionne parfaitement…

Ce qui peut paraître une évidence nous permet d’introduire les deux plus grands écueils auxquels sera confronté votre projet digital RH et qui ont le potentiel de réduire vos efforts à néant.

Le choix du partenaire

Il est absolument primordial de travailler avec un partenaire capable de répondre à vos besoins, d’anticiper vos attentes, et de connaître les prérequis.

Par exemple, vous pouvez avoir oublié de parler de la gestion du calendrier des absences dans votre cahier des charges, car cela vous semble une évidence… Un partenaire fiable ne manquera pas de vous parler quand même du logiciel congés, car il sait que vous en avez besoin !

D’autre part, assurez-vous de trouver des collaborateurs qui seront présents sur le long terme, vous aidant avec le choix, l’implantation, mais aussi la maintenance et les éventuelles évolutions de la solution digitale RH.

L’oubli de l’humain

Les Ressources Humaines ne sont pas à l’abri de cette erreur fréquente pour tout projet de digitalisation : se focaliser sur l’aspect technique et négliger le côté humain…

Le logiciel mis en place est un outil, qui doit aider le travail des usagers et sera utilisé par les différents collaborateurs de l’entreprise. Communication, échange et formation sont les clés de l’acceptation du projet par l’ensemble des équipes, et donc de son succès.

Mener à bien un projet de digitalisation RH n’est pas simple, mais, en investissant les ressources nécessaires et en faisant confiance aux bonnes personnes, son succès sur le long terme ne fait aucun doute.