La planification des tâches est un aspect primordial de la gestion de projet. Pourtant, les nombreux facteurs à prendre en compte rendent cette partie très complexe, voire stressante. La gestion de projet Agile a, en ce sens, permis de simplifier l’organisation et l’estimation des tâches tout en la rendant plus précise. Les entreprises de développement qui utilisent le framework Scrum et ses story points ont bien compris la plus-value de cette méthodologie ! Comment utiliser les story points pour estimer la charge de travail ? Comment en faire un atout imparable de votre productivité ? Notre article vous dit tout de cette unité de mesure qui va révolutionner votre gestion de projet.
Qu’est-ce que les story points ?
Très concrètement, les story points sont des unités de mesure, utilisées afin d’évaluer la charge de travail d’une équipe pour compléter une user story (un besoin utilisateur) dans votre backlog produit.
Jusqu’ici, le calcul était simplifié en prenant en compte le nombre des ressources humaines requises couplées au nombre de jours nécessaires. Ainsi, les story points s’attachent, eux, à évaluer une quantité d’effort. Ce système d’évaluation permet une estimation de temps précise et plus fiable.
La première chose à savoir sur les story points pour en comprendre la démarche, c’est que sa mesure est relative. Leur valeur et leur ratio sont estimés en les comparant et non individuellement. Les story points rendent l’estimation plus pertinente parce qu’elles prennent en compte trois facteurs décisifs :
- le risque, qui peut augmenter lorsque votre tâche implique des prestataires ou si la demande de départ est fluctuante ;
- la complexité, correspondant au degré de difficulté du développement de la nouvelle fonctionnalité ;
- la répétition, qui représente l’expérience acquise de l’équipe par l’exécution ultérieure d’une tâche similaire.
Avec la prise en compte de ces trois facteurs, l’estimation des sprints est plus précise. Ainsi, les risques de se retrouver sous pression en fin de sprint pour tenir les délais sont considérablement réduits. En déterminant des échéances cohérentes qui réduisent toute possibilité d’être en retard, vous réduisez également la part de stress !
Comment mettre en place les story points en six étapes ?
Maintenant que vous savez ce que sont les story points, découvrez comment les mettre en place de manière simple. Pour ce faire, il vous faudra passer par six étapes !
1 – Expliquez le concept des story points à votre équipe
Pour que cette méthode fonctionne et donne son plein potentiel, chaque membre de votre équipe doit la comprendre et y adhérer pleinement. Le meilleur moyen d’y parvenir est la communication ! Expliquez les principes de bases des story points et exposez les avantages. Pensez à bien expliquer la corrélation des story points entre eux pour le système d’évaluation : c’est le point clé pour comprendre le procédé !
2 – Déterminez une suite pour la cotation de vos story points
Afin que votre équipe puisse estimer l’effort de travail nécessaire pour une tâche, il faudra vous baser sur une suite logique. Dans le modèle Agile, c’est généralement la suite de Fibonacci qui est privilégiée : une suite de nombres entiers au sein de laquelle chaque nombre est l’addition des deux précédents. Vous pouvez trouver votre propre suite, l’important est que chaque membre de l’équipe l’utilise comme base d’évaluation des story points.
3 – Créez votre matrice de story points
La matrice sert tout simplement de modèle à votre équipe lors de la réunion de planification. Pour faciliter la création de ce barème, basez-vous sur les connaissances que vous avez déjà des tâches effectuées régulièrement par votre équipe. La première colonne indiquera les points. Les suivantes seront réquisitionnées pour juger la quantité d’effort, le temps nécessaire, la complexité de la tâche et, enfin, le facteur risque. Le nombre de points total attribué à chaque tâche augmente en fonction de ces critères.
4- Mettre en place une réunion de planning poker
Les choses sérieuses commencent avec la réunion de planning poker. C’est ce meeting, véritable outil d’intelligence collective, qui va vous permettre d’estimer vos story points. Dans le cadre du processus Agile, le planning poker est une manière très ludique d’encourager la discussion et de s’assurer que chaque membre de l’équipe est écouté et entendu. Voici comment procéder pour mettre en place ce travail d’équipe :
- Créez des cartes avec les valeurs présentes sur votre matrice, à raison d’un jeu de cartes par membre de l’équipe ;
- Le Product Owner énonce une user story, puis répond aux questions de l’équipe de développement concernant cette tâche pour en clarifier les enjeux ;
- Chaque participant estime ensuite la charge de travail pour cette tâche, en choisissant la carte associée ;
- Chaque membre de l’équipe montre ensuite sa carte aux autres participants.
Si tous les membres ont choisi la même carte, bingo. Si l’écart des valeurs est faible, vous pouvez arrondir à la valeur supérieure. Si certains membres ont choisi des valeurs très éloignées les uns des autres, on rouvre le dialogue avant de passer à un second tour de vote.
En procédant ainsi pour chaque user story, vous vous assurez une meilleure projection dans la charge de travail et vous évitez les mauvaises surprises.
5 – Planifiez le sprint
La réunion de planification du sprint vous permet de définir le nombre de story points réalisables en un sprint. Vous pouvez ainsi planifier plusieurs user stories avec des story points de faible valeur ou peu de user stories, mais d’une valeur plus élevée. Chaque nouveau sprint sera ensuite l’occasion d’améliorer ces estimations.
6 – Améliorez les estimations
La gestion Agile et son manifeste mettent à l’honneur le principe de l’amélioration continue. Ainsi, à la fin de chaque sprint, prévoyez une réunion avec votre équipe afin de discuter des points positifs et de ceux qu’il faudra améliorer. Vous pouvez également profiter de la rétrospective de sprint pour évoquer ce sujet. Grâce à ces bilans, vos prédictions seront de plus en plus fiables et votre gestion de projet optimisée.
Story points : les pièges à éviter
Vous connaissez maintenant les six étapes pour créer et estimer vos story points. Voici trois pièges à éviter si vous voulez profiter de manière optimale de cette stratégie de gestion de projet.
Vouloir créer une matrice parfaite du premier coup
Il serait contre-productif de prendre trop de temps pour créer une matrice de story points parfaite dès le premier sprint. Il vaut mieux la mettre à jour et l’optimiser après chaque itération, avec des données concrètes. Vous améliorerez, au fil du projet, vos prédictions !
Attribuer des story points à des user stories trop conséquentes
Si votre user story est trop lourde, vous risquez de faire exploser le score de votre matrice. Vous serez peut-être même tenté de sous-estimer la tâche afin qu’elle corresponde à une notation de votre matrice. Il vaut mieux, dans ce cas, découper de nouveau votre user story en plusieurs tâches plus petites.
Mal communiquer avec votre équipe à propos de la matrice
S’entourer de méthodes pour faciliter la gestion de projet et les prédictions ne doit pas réduire le dialogue. Au contraire ! Ainsi, exposez clairement à votre équipe le barème d’estimation des story points et échangez avec eux à ce sujet. L’étape du planning poker est faite pour ça, tirez-en le meilleur parti ! Votre matrice doit être claire pour tout le monde, sans quoi l’entièreté du processus serait rendue inefficace.
Le backlog : la base pour réussir
Vous savez maintenant comment mettre en place et estimer les story points ! Gardez cependant en tête que cet outil de l’environnement Agile sera d’autant plus efficace si votre backlog produit est bien organisé. Le backlog produit de sprint contient toutes les user stories que vous allez devoir accomplir. Ainsi, le Product Owner se doit d’effectuer une priorisation et une hiérarchisation pertinentes de ces fonctionnalités !
