La gestion de projet et celle de portefeuilles de projets sont deux branches axées sur la planification, l’organisation et le contrôle d’activités spécifiques. Elles contribuent à l’amélioration des performances, à la rentabilité et à l’atteinte des objectifs organisationnels. Bien qu’elles partagent des similarités dans leurs approches, ces branches présentent des points de divergence, notamment en termes d’échelle de travail, de mode de pilotage et de système d’évaluation des résultats. Découvrez les principales différences entre la gestion de projet et la gestion de portefeuilles de projets.
En quoi la gestion de projet diffère-t-elle de la gestion de portefeuilles de projets ?
Aussi appelée « Projet Management » ou PM, la gestion de projet se concentre sur la conception, la mise en œuvre et le contrôle d’une activité unique ou individuelle. Elle implique la définition d’objectifs clairs, l’élaboration d’un calendrier d’exécution ainsi que la mobilisation de ressources financières, matérielles et humaines. L’échelle de travail du PM se résume ainsi à la production d’un livrable spécifique (produit ou service), conformément aux contraintes de temps définies en amont.
En revanche, la gestion de portefeuilles de projets ou PPM (Project and Portfolio Management) se focalise sur la planification, la coordination et l’optimisation d’un ensemble d’activités. Ces dernières sont généralement rattachées à un service, à un département ou à l’ensemble des entités de l’organisation. Elles peuvent être interdépendantes ou de différente nature, bien que s’alignant toutes sur la vision de la structure.
Si le PM relève de la gestion courante ou opérationnelle de l’entreprise, le PPM est majoritairement axé sur les objectifs à long terme de celle-ci. Il implique non seulement la définition d’objectifs stratégiques, mais aussi une échelle de travail plus étendue. Ainsi, pour gérer un portefeuille composé de nombreux projets, votre entreprise doit allouer d’importantes ressources financières et logistiques tout en mobilisant des professionnels qualifiés en gestion de projet.
Des modes de pilotage et des processus de prise de décision différents
Dans le cadre du PM, le mode de pilotage est le plus souvent opérationnel et orienté vers la réalisation d’un objectif spécifique. Il est assuré par un chef de projet dont le rôle consiste en :
- la planification des tâches,
- la mobilisation d’une équipe compétente,
- l’affectation des ressources,
- la coordination des activités,
- la mesure des résultats par rapport au but prédéfini.
Le chargé de projet exerce une autorité directe sur son équipe en définissant les échéances pour chaque activité affectée. Il prend des décisions pertinentes en tenant compte des contraintes particulières (temps, coût, qualité, etc.) et en collaborant avec les parties prenantes (direction, employés ou cible spécifique.). Le système de pilotage d’un portefeuille de projets est cependant basé sur une approche stratégique. Un manager est mandaté pour vérifier la régularité de l’ensemble des projets et aligner leur exécution sur les objectifs stratégiques de l’entreprise.
À cet effet, il exige de chaque chef de projet des rapports périodiques dont les performances sont évaluées sur la base d’indicateurs précis. Le responsable de portefeuille identifie également les synergies entre les plans d’action, de sorte à prendre des décisions stratégiques. Il peut s’agir de la réaffectation des ressources ou de la priorisation des activités susceptibles d’optimiser l’atteinte des objectifs globaux. Notez que les décisions prises dans le cadre d’un PPM émanent exclusivement de la hiérarchie de l’entreprise (direction, comité de gouvernance, etc.).
Des outils de gestion de projet spécifiques à chaque domaine
Les outils de gestion de projet et ceux du PPM varient en fonction du domaine d’activité de votre entreprise et de vos besoins spécifiques. Pour gérer un plan individuel, il est possible d’utiliser un diagramme de Gantt qui schématise les différentes activités à mener et leur planification dans le temps. Les listes de tâches, les tableaux de bord personnalisés, les matrices d’impact et les plans de contingence sont aussi des supports de gestion efficaces.
Ils vous offrent une vue synthétique des indicateurs clés de performance de votre projet (coûts, délais, qualité, etc.) tout en vous aidant à identifier les risques qui y sont rattachés. Bien que ces outils puissent servir à la gestion de portefeuilles, ils ne fournissent pas toujours une vue d’ensemble de vos plans d’action. Les gestionnaires peuvent ainsi éprouver des difficultés à établir des priorités, coordonner leurs équipes et prendre des décisions éclairées.
Le PPM implique donc l’utilisation de logiciels qui assurent le traitement de tous les chantiers ou plans d’action de l’entreprise. Ces outils intuitifs offrent davantage de lisibilité sur les projets en cours et leur état d’avancement. Ils génèrent automatiquement des listes de tâches, des rapports exhaustifs et des tableaux de bord qui facilitent la prise de décision ainsi que l’implication des parties prenantes.
Les logiciels de gestion de portefeuilles sont généralement conçus par le département informatique de l’entreprise. Si vous ne disposez pas de cette entité, vous pouvez contacter un consultant ou une agence spécialisée dans le développement de solutions digitales. Le professionnel saura tenir compte de vos besoins et de votre secteur d’activité pour vous proposer un outil PPM sur mesure. Il prendra également en charge l’implémentation du logiciel dans votre système tout en vous conseillant sur son utilisation.
PM et PPM : des approches différentes pour évaluer les résultats obtenus
Pour évaluer les résultats d’un projet unique et d’un portefeuille de projets, des indicateurs distincts sont utilisés. Dans le premier cas (PM), le gestionnaire doit tenir compte des critères suivants :
- le respect des délais,
- la maîtrise des coûts,
- la qualité du livrable,
- le niveau de satisfaction des parties prenantes.
Qu’ils soient utilisés à mi-parcours ou en fin de projet, ces indicateurs permettent d’évaluer la conformité des réalisations aux objectifs initiaux. En fonction des observations faites, d’éventuelles mesures correctives ou de réajustement peuvent être préconisées. En revanche, l’évaluation d’un portefeuille de projets porte sur des résultats cumulatifs.
Pour affiner son analyse, le gestionnaire prend en compte des indicateurs tels que le retour sur investissement (ROI), son impact sur la croissance de l’entreprise et le niveau d’optimisation des ressources (matérielles et humaines). Compte tenu du caractère stratégique du PPM, d’autres critères d’évaluation sont parfois utiles : avantage concurrentiel, satisfaction des employés, temps de cycle, efficacité de la communication, etc. Ces données servent de base à l’amélioration des futurs projets de votre entreprise.
