La capacité à résoudre un problème est une compétence indispensable et inestimable dans le monde dynamique et complexe de la gestion de projet. Faire face aux défis imprévus, gérer les ressources disponibles (budget, personnel…) ou encore les contraintes de temps, chaque projet affiche une part de problème. Ce qui requiert une prise de décision éclairée pour minimiser les risques et pour optimiser son efficacité.Le présent article vous fait découvrir en quoi consiste la résolution de problème. Viennent par la suite les démarches à suivre et les méthodes éprouvées pour garantir des solutions efficaces et bien pensées.
Aperçu de la résolution de problème
La résolution de problème est une compétence essentielle en gestion de projet. Elle implique l’identification, l’analyse et la résolution des différentes barrières dans le but d’atteindre efficacement les objectifs définis au préalable. Ce processus ne se limite uniquement pas à la recherche des solutions temporaires. Il vise également à découvrir et à traiter rapidement les causes profondes des problèmes identifiés afin d’éviter leur récurrence.
Dans un contexte professionnel, il est important de disposer des stratégies de résolution de problème solides et réalisables liées à certaines circonstances comme :
- La gestion des risques
- La prévention des retards
- L’amélioration de la satisfaction des parties prenantes
- L’optimisation des ressources
Ce qui va permettre de franchir et de gérer au mieux les défis quotidiens. Il en va de même pour la transformation des obstacles en opportunités d’innovation et d’amélioration continue. Mener le projet vers la réussite est un plus indéniable.
Les étapes à suivre pour résoudre un problème
Vous faites face à un problème à l’heure actuelle et vous vous posez la question de savoir comment le résoudre ? Suivez ces démarches:
Identification et description du problème
La première étape consiste à regrouper toutes les informations permettant de clarifier et de comprendre la situation. Pour cela, vous devez chercher à connaître :
- Les personnes impliquées
- Le moment et les conditions sous lesquelles le problème s’est produit
- Les conséquences engendrées par le problème
Analyse de la source du problème
Il vous est important de prendre le temps de chercher et d’analyser l’origine de votre problème pour une meilleure résolution, mais pas que.C’est le moyen idéal pour :
- Anticiper les obstacles potentiels
- Intervenir de manière précoce
- Surveiller l’environnement de votre entreprise, les comportements des consommateurs, les évolutions technologiques…
- Choisir les méthodes et les outils de gestion de projet les plus performants
Recherche des solutions
Le but est ici de générer un grand nombre de pistes de solutions que possible. Pour ce faire, vous pouvez impliquer toute votre équipe pour élargir vos perspectives.
Autres stratégies pratiques: utiliser le brainstorming, le reverse brainstorming, le diagramme en arbre, la matrice de décision, la matrice de découverte…
Étude des solutions
Une fois la liste des solutions dressées, il vous est indispensable d’étudier celle qui est la plus efficace pour atteindre votre objectif.
À titre indicatif, en vous appuyant sur une carte mentale, visualisez rapidement et clairement toutes vos solutions ainsi que leurs implications et les relations entre elles. De surcroît, vous avez l’opportunité de prévoir les conséquences de chaque action puis de déterminer celle qui procure le meilleur rapport qualité/prix.
Validation du processus
Pour la validation de votre processus, essayez d’obtenir l’aide et l’adhésion des experts. Faire appel à leurs compétences professionnelles, c’est bénéficier de leur retour d’expérience et de leurs conseils pour la mise en place de votre scénario.
Toutefois, former un groupe autour d’un objectif commun est indispensable. N’hésitez pas à mettre en œuvre vos qualités de leader ! C’est incontestablement dans les difficultés que les vraies personnalités se révèlent et que les masques tombent.
Développement d’un plan d’actions
Toutes les solutions ne sont pas créées de la même façon. Il existe celles qui prennent de l’ampleur et qui nécessitent une planification précise, une gestion des ressources et une coordination minutieuse. En revanche, certaines pourraient être une simple action ne demandant que peu d’efforts ou de ressources. Mais développer un plan d’action bien conçu est crucial dans tous les cas.Votre plan doit :
- Inclure les tâches à accomplir
- Assigner les diverses responsabilités
- Définir clairement les critères de succès
- Établir des échéances
Mise en œuvre du plan d’action et vérification des résultats
Après l’élaboration de votre plan d’action, passez sans tarder à sa mise en œuvre afin de prévenir l’escalade du problème. Le suivi de ses performances via des KPIs est aussi essentiel pour identifier les inefficacités et pour fournir d’autres solutions en vue d’une amélioration.
Les éléments à prendre en considération pour un meilleur choix de la méthode de résolution de problème
Le choix de la méthode de résolution de problème repose sur de nombreux facteurs. Les plus courants sont :
- Les objectifs de l’entreprise (réduction des coûts, amélioration de la qualité, maximisation de la satisfaction client, maximisation de la productivité…)
- Les ressources disponibles (compétences, temps, budget…)
- Les compétences de l’équipe
- La cause profonde et la complexité du problème
- Les besoins de documentation et de standardisation
Les différentes méthodes à adopter pour résoudre un problème
Quel que soit votre domaine d’activité, vous êtes confronté à d’innombrables défis et problèmes qui peuvent mettre en péril votre entreprise et/ou votre organisation. Voici quelques-unes des méthodes les plus populaires qui pourraient mieux vous aider à les résoudre :
La méthode du brainstorming
Point de départ de la résolution de problème : le brainstorming. C’est une méthode permettant d’élargir vos perspectives et d’explorer des idées nouvelles qui vont au-delà de votre approche en un temps record. Autrement dit, c’est la meilleure occasion pour solliciter la participation de chacun.
Pour réussir une séance de brainstorming, voici quelques exemples de techniques :
- Le focus group : échange entre des petits groupes pour générer des points de vue et des propositions innovantes sur un sujet spécifique
- La pensée inversée : cela consiste à trouver des idées pouvant exacerber le problème pour dénicher des solutions non conventionnelles
- Le relais d’équipe : partage et développement d’idées en petits groupes pour lancer un nouveau projet ou encore réveiller le sens de créativité
Voir également : 8 outils de post-it en ligne pour vos brainstorming
La méthode 8D
La méthode 8D est également appelée méthode 8 Disciplines. Comme son nom l’indique, elle repose sur une succession de 8 étapes pour explorer toutes les facettes d’un problème afin de trouver des solutions pérennes et pertinentes.
S’inscrivant dans une approche collaborative, ces différentes étapes se résument à :
- La construction du groupe de travail
- La description du problème
- L’implémentation d’une solution corrective provisoire
- L’analyse des racines du problème
- La qualification des solutions
- La validation et la mise en œuvre des actions correctives permanentes
- La mise en place des actions préventives
- La reconnaissance des bonnes actions réalisées par l’équipe impliquée
La méthode des 5 Pourquoi
La méthode des 5 Pourquoi est une technique d’analyse simple mais puissante qui permet d’identifier la cause racine d’un problème. Développée par Sakichi Toyoda dans les années 1930 pour Toyota, cette méthode consiste à poser successivement la question « Pourquoi ? » (généralement cinq fois) jusqu’à ce que la véritable source du problème soit découverte. Chaque réponse devient la base de la question suivante, permettant ainsi de creuser plus profondément dans l’analyse du problème.
Par exemple, si une machine s’arrête de fonctionner :
- Pourquoi la machine s’est-elle arrêtée ? Parce que le fusible a sauté.
- Pourquoi le fusible a-t-il sauté ? Parce que le circuit était surchargé.
- Pourquoi le circuit était-il surchargé ? Parce que le système de lubrification était insuffisant.
- Pourquoi la lubrification était-elle insuffisante ? Parce que la pompe ne fonctionnait pas efficacement.
- Pourquoi la pompe ne fonctionnait-elle pas efficacement ? Parce que son axe était usé par manque de maintenance préventive.
L’avantage principal de cette méthode réside dans sa simplicité d’utilisation et sa capacité à dépasser les symptômes superficiels pour atteindre la cause fondamentale. Elle encourage également une approche systématique de la résolution de problèmes et aide à éviter les suppositions hâtives qui pourraient mener à des solutions inadéquates.
La méthode PDCA
La méthode PDCA est constituée de 4 étapes pour aborder et résoudre les problèmes d’amélioration de processus et de gestion de projet. Les principales sont :
- La préparation d’un plan d’action
- La mise en pratique du plan d’action
- La vérification de l’impact des actions
- La vérification régulière de la correction apportée sur le long terme
D’autre part, la méthode PDCA est utilisée le plus souvent dans le domaine du Lean et Management de la qualité. À cela, s’ajoutent :
- Le développement d’un nouveau processus opérationnel
- La rationalisation d’un processus de travail répétitif
- L’optimisation des résultats obtenus
- L’enchaînement des itérations
- Le test des solutions possibles
- La limite des fautes et des erreurs récurrentes dans les opérations
L’atout majeur de la méthode PDCA : elle fonctionne avec une option « essai-erreur », pour trouver de manière progressive les solutions à un problème.
Le plus grand défi dans la gestion d’un projet est la résolution de problème. Il est alors indispensable de prendre du temps pour analyser sous des angles différents les problèmes liés à l’organisation de votre entreprise et de trouver les solutions appropriées à chaque situation. Ce qui vous offre les avantages de comprendre les relations, de mettre en œuvre les améliorations nécessaires et de rester compétitif dans un environnement en perpétuel changement.
Un autre conseil est de traiter vos problèmes à temps. Retenez qu’un problème simple peut se transformer en un problème complexe si vous n’intervenez pas dans l’immédiat. Cette situation peut engendrer des répercussions significatives sur le long terme. Alors passez à l’action dès maintenant !
